Cinco consejos para ejecutar un Design Sprint remoto

** Este artículo fue escrito por Ben Fraser, Diseñador de Interacción Senior en el Departamento de Trabajo y Pensiones (DWP) Digital, gobierno del Reino Unido. Este artículo se publicó por primera vez en marzo de este año en el Blog digital de DWP. Puede leer el artículo original aquí. **

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Una escena típica de un Design Sprint tradicional (Crédito: DWP Digital Blog)

Recientemente participé en un proyecto Discovery de 12 semanas para mejorar la experiencia del cliente para ciudadanos que reciben múltiples beneficios. Como parte de un equipo de 9 miembros de DWP y contratistas externos, mi papel como diseñador de interacción se centró rápidamente en organizar y facilitar un Design Sprint.

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A Design Sprint es un taller de diseño conjunto de 5 días, destinado a generar rápidamente soluciones para un problema empresarial, con énfasis en la colaboración, el diseño de soluciones, la construcción de prototipos y las pruebas de usuarios. Inicialmente esbozados en un marco por Google, Design Sprints son ahora una metodología establecida en el kit de herramientas de diseño centrado en el usuario.

Como diseñador de interacción con una variada experiencia en diseño, desde un título en arquitectura hasta trabajo de diseño gráfico, pasando por el desarrollo de front-end y el diseño de interfaz de usuario, he facilitado Design Sprints y muchos otros tipos de talleres en el pasado. Sin embargo, nunca de una manera puramente remota. Sabía que sería un desafío interesante.

Salimos del Design Sprint habiendo identificado algunas soluciones innovadoras para problemas comerciales. Aunque agotador, disfruté muchísimo planificarlo y facilitarlo, y aprendí mucho durante el proceso. Con eso en mente, he recopilado algunos consejos que me hubiera resultado útil conocer antes de comenzar el proceso.

** 1 . Los planes claros son cruciales, más aún cuando se trabaja de forma remota **

Pasé varias semanas planificando, trabajando en estrecha colaboración con el resto del equipo de Discovery, en particular el diseñador de servicios. Para empezar, identificamos a las partes interesadas clave que queríamos involucrar. Más allá del equipo central de Discovery, queríamos abarcar los conocimientos y la experiencia de colegas de todo DWP. El gerente de producto de Discovery se propuso usar sus contactos para lograr que diferentes áreas de DWP sugirieran posibles asistentes.

Terminamos con 12 participantes principales y 5 o más contribuyentes de paso. Inmediatamente me aseguré de que todos los involucrados tuvieran sus calendarios bloqueados durante los 5 días del Design Sprint, ¡no es una tarea fácil en esta era de llamadas consecutivas! Tuve una videollamada rápida con los asistentes con los que aún no había trabajado para presentarme y establecer expectativas. Esto fue particularmente crucial para los colegas fuera de la esfera digital para quienes este tipo de sesiones de codiseño no estaban familiarizados.

El segundo enfoque fue reunir los hallazgos y conocimientos relevantes hasta el momento para que la gente se pusiera al día. Organizamos una serie de charlas relámpago para el primer día del Sprint para ayudar a construir un entendimiento común. Esto también incluyó a 3 oradores externos al Discovery, que cubrieron temas como la accesibilidad y el diseño para los excluidos digitalmente.

** 2 . Encuentre un enfoque para cada día y planifique en torno a las personas **

Estaba claro desde el principio que muchos colegas tendrían compromisos inevitables a lo largo del Sprint, por lo que era importante planificarlos, especialmente cuando se trataba de salas para grupos pequeños. Además, los descansos regulares son cruciales en cualquier Design Sprint, más aún en un entorno virtual.

** En un Sprint de diseño físico, es mucho más fácil pivotar como facilitador, ¡siempre que haya suficiente espacio en la pared y Post-Its disponibles! **

Para gestionar los compromisos de todos, creé una hoja de cálculo para capturar a los participantes, quién estaba disponible y cuándo. La planificación del programa se realizó en forma de notas básicas; desde mi perspectiva, las actividades rara vez encajan en espacios prolijos de 15 o 30 minutos, por lo que una hoja de cálculo no funciona muy bien. La planificación de las actividades y su clasificación de tiempo solo valía la pena hacer con absoluto detalle durante los primeros días. Como tal, los planes precisos para el resto del Sprint se volvieron más vagos a medida que avanzaban los días. Me concentré principalmente en un objetivo general y un resultado para cada día que funcionó bien.

** 3 . Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de familiarizarse con las herramientas antes de tiempo **

Usé una herramienta de pizarra digital interactiva y creé una pizarra por día como foco de todas las actividades. La semana anterior al Sprint, creé otros 2 tableros, uno al que llamé "Sandbox" y al otro "Intros". Los envié a todos los participantes, con instrucciones para usar el primero para familiarizarse con la herramienta con anticipación y establecer que podrían acceder a ella sin problemas. Esto funcionó bien y mitigó la pérdida de tiempo dando instrucciones o resolviendo problemas técnicos.

El segundo tablero luego incluyó algunas "tarjetas de introducción" e invité a los participantes a agregar una foto de ellos mismos, su nombre y función, y responder algunas preguntas informales para romper el hielo si se sentían cómodos haciéndolo. En un taller remoto, cualquier cosa que ayude a personalizar los procedimientos es útil.

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Ejemplos de pizarras interactivas utilizadas (Crédito: DWP Digital Blog)

** 4 . Tómese un tiempo para introducciones, rompehielos y ejercicios de calentamiento **

En el primer día de 'ideación', les pedí a todos los participantes que adjuntaran algo que pudiéramos usar como inspiración en el tablero del día. Luego comenzamos el taller repasando estos. Sentí que agregó un toque personal a los procedimientos.

Tenía preocupaciones sobre el uso de Crazy 8s \ -tipo actividades de ideación sin usar lápiz, papel y bocetos. En cambio, les pedí a los participantes que dedicaran unos minutos a representar un pasatiempo suyo utilizando las herramientas disponibles: iconos, importar fotos o incluso dibujar con un mouse / pantalla táctil. Luego tuvimos que adivinar los pasatiempos de todos. Calentamiento, rompehielos y familiarización con la herramienta, todo en uno: ¡realmente efectivo! Curiosamente, muchos participantes optaron por describir simplemente sus ideas usando palabras cuando se trataba de actividades de ideación, lo que en última instancia significó menos preocupaciones de "No puedo dibujar" que durante un Sprint de diseño físico.

** 5 . Dedique tiempo a la planificación puntual de las actividades diarias **

Nunca se sabe exactamente lo que se necesita para el día siguiente hasta que termina el día actual. En los días del Sprint, organicé una llamada con el director del proyecto y el diseñador de servicios para analizar los planes del día. Tuvimos otro "informe" al final de las actividades del día para hablar sobre cómo habían ido las cosas y ayudar a hacer los planes y ajustes finales para el día siguiente. Inevitablemente, esto implicó un poco de planificación justo a tiempo de actividades precisas y participantes de la sala de reuniones. En un Design Sprint físico, es mucho más fácil pivotar como facilitador, ¡siempre que haya suficiente espacio en la pared y Post-Its disponibles! Se hizo evidente que se puede abordar un Sprint remoto de una manera igualmente ágil, pero que implica mucho trabajo de último minuto para ajustar las actividades y los artefactos para adaptarse a los inevitables giros y vueltas. Esto debe tenerse en cuenta en la planificación y la dotación de recursos.

También terminé cada día con "retrospectivas de 1 minuto", dando a los participantes la oportunidad de retroalimentar. Estos fueron invaluables, ya que surgieron algunas tareas domésticas cruciales, por ejemplo, en torno a mantener un registro de las discusiones tangentes que ocurren en el panel de chat, algo que fácilmente podría pasar desapercibido como facilitador.

Ciertamente aprendí mucho facilitando un Design Sprint remoto por primera vez. Espero que algunos de estos consejos le resulten útiles para cualquier taller remoto en el que esté planeando embarcarse. ** - Ben Fraser **

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(Crédito de la imagen: Unsplash)