Este artículo fue escrito por Nicole Anand, economista política y diseñadora participativa en Collectivist, y se publicó por primera vez en Medium. Para leer el artículo original, haga clic aquí.

Es un sueño hecho realidad para los diseñadores sistémicos ver burocracias - gobiernos (por ejemplo, laboratorios de innovación, agencias bilaterales de ayuda exterior) e instituciones multilaterales (por ejemplo, agencias de la ONU) - abriendo espacios que buscan su talento.

Diseñar en la burocracia en 2021 se ve muy diferente que hace cinco años en muchos lugares. Hoy en día, los diseñadores ya no tienen que trabajar a través de una empresa de diseño o una ONG para influir en los grandes organismos de servicio público, de hecho pueden trabajar dentro de ellos si así lo desean.

Tanto los diseñadores como los no diseñadores han escrito y hablado de manera brillante sobre el espacio del diseño en el gobierno y más allá, incluso en todas sus pruebas y tribulaciones . Y, sin embargo, nada parecía prepararme para mi experiencia en burocracia, incluidos los muchos años anteriores trabajando codo con codo con funcionarios y expertos en instituciones multilaterales y bilaterales.

Es por eso que me detengo para reflexionar sobre este último año y ofrecer a los compañeros diseñadores y aspirantes a diseñadores en la burocracia (y, francamente, ¡para mí también!) Algunas lecciones aprendidas y consejos para navegar por estos espacios.

Espere momentos de disonancia cognitiva

Esto significa que, como diseñadores, encontrará momentos en los que cree que está hablando de lo mismo que sus colegas, pero no es así. Meses después, te darás cuenta de que cuando decías 'X', ellos estaban pensando en 'Y' y viceversa.

Esto puede resultar confuso y, a veces, muy desafiante. Apégate a ello e identifica esos momentos. Cuando recupere el aliento, tome nota de cómo podría estar en la misma página que sus colegas; pregúntese: ¿cómo podría encontrarme con ellos donde están, y al mismo tiempo traducir lo que quiero decir?

Descubra qué es lo que impulsa a la institución y aprenda esos procesos. Puede que no sean los aspectos sensuales del trabajo (o los que esperabas saber), pero son los importantes.

Una vez que tenga algunas ideas sobre cómo reunirse con ellos donde están, practíquelo (muchas reuniones, muchos correos electrónicos), pero eventualmente verá qué resuena y qué no. Deseche los fragmentos de jerga de diseño que no funcionan (no importa cuánto lo ame) y encuentre nuevas formas de describir la esencia de lo que está presentando y con el objetivo de hacer.

Tenga en cuenta las diferencias en las formas de trabajar, pero no presione su forma de hacer las cosas

Aquí hay una lista de diferencias comunes que he identificado entre diseñadores y expertos en burocracias:

1. Postura reactiva versus proactiva

Una postura reactiva en las burocracias puede forzar un ritmo rápido de discusión. Esto parece poco intuitivo porque en su mayoría hemos escuchado que las burocracias se mueven lentamente. Y, sin embargo, esto no es una contradicción, porque, aunque el movimiento es lento, las ruedas siguen girando.

Esa intensa agitación es lo que sentirás y verás. Un diseñador puede adoptar una postura proactiva, una que se mantenga en silencio mientras se juntan muchas piezas, para luego darle sentido y ponerla en acción. Es importante que un diseñador encuentre un equilibrio entre lo reactivo y lo proactivo: no todo puede ser proactivo y, sin embargo, no todo requiere una reacción.

2. Distribución anticipada versus planificación de emergencia

En las burocracias, se requieren planes para obtener permisos y luz verde. Las cosas no pueden moverse sin el plan. Esta carga anticipada es un lugar común.

Sin embargo, para un diseñador, el plan surge a medida que surge. Esto pone a cualquier diseñador en una situación de "huevo y gallina". Un diseñador en la burocracia debe aprender a satisfacer la carga inicial y, en paralelo, establecer expectativas de iteraciones futuras y necesidades de agilidad en el futuro.

3. Producir versus actuar

En las burocracias, lo que los diseñadores pueden considerar un "proceso" o un "acto" (con múltiples pasos), es a menudo un resultado. Por ejemplo, 'estrategia' es un documento de estrategia y 'concepto' es una nota conceptual.

Para un diseñador, la estrategia es el acto de elaborar estrategias y el concepto es el acto de concebir. Un diseñador deberá encontrar oportunidades para crear la acción más allá del producto.

4. Juego en solitario o en grupo

Partiendo del punto anterior, un documento de estrategia, una nota conceptual o un resumen del proyecto a menudo es redactado por una persona y comentado por otros en una burocracia. Como diseñadores, saben que el diseño es un deporte de equipo y, por lo tanto, el borrador no se puede hacer a menos que el equipo lo haga en conjunto.

Para un diseñador, esto significa pedir proactivamente crear momentos con colegas que se incorporen a los borradores, en lugar de pedirles pensamientos después.

5. Práctica discursiva versus práctica incorporada

Conectando con el último punto, el 'juego en equipo' en una burocracia es a menudo una serie de reuniones, en las que tienen lugar discusiones. Para los diseñadores, gran parte de lo discursivo se puede convertir en materializado.

Esto significa que un diseñador deberá facilitar reuniones que inviten a "hacer" incluso cuando los colegas no siempre estén dispuestos a hacerlo, debido a limitaciones de tiempo y otras presiones.

¿Qué significa esto para el diseño y los diseñadores en la burocracia? Dadas estas diferencias, ¿cómo podemos seguir siendo eficaces?

Tengo cuatro consejos sencillos:

1. Haga nuestra tarea

Al entrar en una burocracia, solo sabemos lo que sabemos. No sabemos quién ha estado navegando por la institución a la que hemos entrado y cómo lo han hecho. Haga y siga haciendo preguntas para saber cómo se ha hecho y cómo se sigue haciendo.

2. Aprenda las cosas mundanas

Las burocracias están llenas de limitaciones estructurales. ¿Qué son? ¿Es la modalidad de contratación? ¿Es así como fluye el presupuesto hacia su equipo? ¿Es así como su institución se conecta a sus instituciones relacionadas?

Descubra qué es lo que impulsa a la institución y aprenda esos procesos. Puede que no sean los aspectos sexys del trabajo (o los que esperabas saber), pero son los importantes.

3. Desenreda las dependencias

¿Recuerdas la rueda que sigue girando? ¿Cuándo se detiene esa rueda? ¿Qué permite que la rueda deje de girar?

Las burocracias son grandes y, a menudo, vienen con estructuras complicadas y una intrincada red de relaciones. ¿En quién confía y escucha su equipo? ¿A quién informa esa persona? ¿Qué le importa a esa persona? Su trabajo depende de muchas estructuras y personas conectadas, así que planifique cómo se ve para comenzar a navegar.

4. Identificar y trabajar con lo 'tecnocrático' y lo 'político'

Los obstáculos en las burocracias pueden ser menos familiares para los diseñadores: dos comunes son la tecnocracia y la política. Cuando las personas son expertas en su tema, pueden convertirse en tecnócratas impulsados por la sustancia que les importa.

Las burocracias tienen jerarquías y la política se desarrolla como cabría esperar, con muchos momentos de "mirar hacia los jefes". Determina qué motiva a las personas que te rodean: política, temas técnicos u otra cosa. Esto te ayudará a conocer su forma de pensar y a colaborar con ellos.

Una última lección difícil que aprendí como diseñador en la burocracia es no estar apegado a los resultados. Creo que no podemos tener expectativas de nosotros, o de la burocracia, cambiando en el momento exacto que investigamos. Simplemente estamos sembrando semillas y algunas florecerán con el tiempo.

Diseñadores en el crimen: ¿qué ha aprendido de sus experiencias? ¿Cómo navega por la burocracia? ¡Me encantaría saber de ti! - Nicole Anand

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(Crédito de la imagen: Unsplash)