Este artículo está escrito por Janne Viskari, Directora General de la Agencia Digital Finlandesa.

Si definimos el cambio extremo como algo que ocurre más o menos de la noche a la mañana con ramificaciones masivas, las condiciones provocadas por el coronavirus se ajustarían perfectamente.

Muchas organizaciones tuvieron que crear un nuevo modelo de operaciones desde cero, y un número aún mayor de empleados tuvo que adaptarse a esto.

En mi propia organización, la Agencia Digital Finlandesa, la alta gerencia también ha dado instrucciones a todos los empleados para que se queden en casa, aparte de aquellos que realizan un número limitado de tareas que aún deben realizarse en la oficina, que consiste principalmente en servicio al cliente.

Según las estadísticas publicadas por la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Eurofound) en mayo de 2020, aproximadamente el 59% de la población activa en Finlandia hizo la transición al trabajo remoto desde su hogar debido a Corona. Este es el número más grande entre los países de la UE, que sin duda ha sido facilitado por la cobertura ya completa de redes de información y equipos terminales de Finlandia.

Aunque muchas herramientas o programas técnicos se han implementado de manera suave y rápida, aún estimaría que el mayor beneficio de este cambio se ha producido entre nuestros oídos.

El cambio más visible al trabajo ha sido la transición de muchos empleados al trabajo remoto

Los cambios han sido tan repentinos que ha sido imposible proporcionar instrucciones completas y completas para todo. Las personas han tenido que averiguar de manera independiente cómo deben organizar su trabajo, qué cambios deben implementar en su propio trabajo y cómo se puede racionalizar el proceso. Estoy seguro de que la capacidad de todos los empleados para usar soluciones innovadoras y su resistencia situacional será mayor después de la crisis que antes. Creo que también será un gran recurso para el desarrollo de toda la organización en el futuro.

Con todo, de nuestros 830 empleados, alrededor de 700 trabajan actualmente desde casa. El trabajo remoto era familiar para muchos de los empleados antes de esto, pero también tenemos cientos de empleados que ahora intentaron el trabajo remoto por primera vez. Aunque la situación era nueva, el cambio ha sido excepcionalmente suave. Según una encuesta de empleados, el 84% de los encuestados sintió que el trabajo remoto había ido bien o muy bien.

En este artículo, describiré el tipo de vida cotidiana digital a la que nos hemos adaptado en Finlandia durante la epidemia de Corona. Como es el caso con casi toda Europa, el posible cambio más grande y más visible al trabajo ha sido la transición de muchos empleados al trabajo remoto.

Herramientas para trabajar a distancia.

Las herramientas más importantes de nuestros empleados son una conexión VPN segura a la red de la oficina, a través de la cual los empleados pueden acceder a los sistemas de información que necesitan para realizar sus tareas laborales y a los programas de reuniones virtuales Skype y Teams. Con estos, hemos organizado con éxito seminarios con cientos de participantes, e incluso talleres para trabajo en grupos pequeños, donde los resultados se reúnen al final. El canal Slack de los empleados y las conversaciones informales mantenidas allí también han desempeñado un papel clave para mejorar el bienestar y ayudar a los empleados a hacer frente a una interacción social más limitada. Uno de los canales de Slack más populares ha sido el canal de animales Remote workday, donde los empleados han presentado sus mascotas a otros empleados.

Uno de los mayores facilitadores del trabajo de nuestra agencia ha sido la introducción generalizada de firmas electrónicas. Hemos usado firmas electrónicas durante años para firmar documentos administrativos, pero debido a Covid-19 expandimos las firmas electrónicas para incluir servicios orientados a los ciudadanos. Estos incluyen decisiones sobre cambios de nombre, otros datos de registro relacionados con información de la población y decisiones de los servicios de tutela. Nuestra agencia también maneja ceremonias de matrimonio, pero al menos aún no se han llevado a cabo digitalmente a pesar de la crisis de Corona. Sin embargo, en el caso de que una pareja no pueda esperar para casarse, también estamos a punto de pilotar una sala de bodas virtual, lo que permitirá a la pareja invitar a invitados que puedan seguir la boda de forma remota.

La siguiente pregunta obvia será: ¿es permanente este cambio? ¿A qué tipo de mundo digital volveremos después de este período excepcional?

Otro gran cambio además del trabajo remoto fueron las restricciones a las visitas in situ en las oficinas gubernamentales. De acuerdo con las decisiones tomadas por el Gobierno finlandés , todos los servicios públicos también se proporcionarán durante las condiciones de emergencia, pero debido a la restricción general de la asamblea, tuvimos que hacer la transición a la velocidad de la luz a solo citas reservadas en nuestros 36 puntos de servicio .

En nuestros nueve puntos de servicio más grandes (de un total de 36), nos dieron 16 horas para implementar las nuevas restricciones después de la decisión tomada por nuestra junta ejecutiva, y todos los puntos de servicio restantes pasaron a citas reservadas en un período de dos días . Una revisión completa del modelo operativo de las visitas in situ con tan poco tiempo de advertencia todavía parece ser una hazaña increíble, ¡pero solo puedo decir que podemos lograr cosas que parecen increíbles cuando realmente queremos!

¿Qué sigue para el gobierno digital?

El uso de servicios digitales gubernamentales proporcionados por nuestra agencia ha crecido mucho durante la epidemia de Corona. Por ejemplo, proporcionamos un poder notarial electrónico nacional que hace posible que una persona recoja medicamentos recetados en nombre de otra en cualquier farmacia. Esto ha sido excelente para ayudar y simplificar la vida de muchas personas durante la pandemia, ya que no tuvieron que hacer cola para obtener medicamentos mientras estaban enfermos y posiblemente infectaron a otros. Con todo, ya ha habido alrededor de 35 millones de eventos de autorización electrónica en nuestro servicio, y solo en marzo, se emitieron 22,000 nuevos poderes electrónicos de abogados solo para el uso de servicios de farmacia.

La siguiente pregunta obvia será: ¿es permanente este cambio? ¿A qué tipo de mundo digital volveremos después de este período excepcional? El desarrollo de servicios digitales puede garantizar que la sociedad pueda funcionar en situaciones similares a la crisis de Corona. Y no hay que olvidar: la vida cotidiana también mejorará gracias al pivote a digital. Esta primavera, los servicios digitales confiables han sido particularmente importantes para el buen funcionamiento de la sociedad, y ahora, todos debemos asegurarnos de que también se utilizarán en el futuro una vez que las condiciones se hayan normalizado. Una vez que esta crisis haya pasado, necesitaremos una vida cotidiana sin problemas, ¿no? - Janne Viskari

(Crédito de la imagen: Unsplash)

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