Este artículo está escrito por Thom Kearney, un agente libre en el gobierno de Canadá. Estas son sus opiniones y no reflejan necesariamente las de su empleador.

Si está leyendo esto, ya sabe que necesitamos colaborar mejor.

Como servidores públicos, compartimos problemas perversos, entornos complejos y, con mayor frecuencia, falta de tiempo y recursos. Parece obvio que si trabajamos juntos podemos progresar mejor colectivamente que solos.

Desafortunadamente, no es fácil colaborar entre sectores, gobiernos, departamentos e idiomas. Puede ser bastante difícil colaborar con aquellos en su propia oficina, sin mencionar a las personas en otro departamento o zona horaria.

En este artículo, le presentaré algunas herramientas que he encontrado más efectivas desde que inicié sesión originalmente en la World Wide Web en 1993, pero primero una advertencia:

Ninguna herramienta va a hacer mágicamente maravillosa tu experiencia de colaboración. La colaboración se trata de personas que trabajan juntas. Necesita un objetivo común, una comunicación clara y una mentalidad cooperativa antes de que cualquier herramienta sea útil. Dicho esto, las herramientas que elijas (o que te han impuesto) pueden hacerte la vida mucho más fácil o mucho más difícil.

Por defecto, tengo un estilo de trabajo abierto y creo que tú también deberías hacerlo, pero todo en lo que trabajo es información desprotegida y no habría daños si se hiciera público. Si trabaja con información protegida, debe conocer los riesgos y los protocolos que debe seguir. Si no sabe qué información protegida está en su contexto, infórmese.

He seleccionado tres casos de uso comunes: creación de documentos, reuniones distribuidas y comunicación instantánea. Como servidor público, aquí es donde paso la mayor parte de mi tiempo (como imagino que tú también lo haces), así que aquí es donde veo el mayor potencial para mejores herramientas. Comenzando con el que solía escribir este artículo.

Creación de documentos

Seamos realistas, como servidores públicos producimos muchos documentos. Pueden ser textos, videos, diapositivas u hojas de cálculo, y pueden ser políticas, regulaciones o documentos de trabajo, o incluso puede ser un documento de Normas del Equipo . Pero no importa qué documento sea, generalmente hay otras personas involucradas en la creación y aprobación.

Su departamento o agencia puede tener un sistema de administración de documentos que dice apoyar la colaboración porque otros pueden acceder a su documento, revisarlo, editarlo y luego volver a ingresarlo. Esta configuración generalmente tiene dos fallas fatales.

Las primeras personas con frecuencia revisan un documento y luego se olvidan de volver a ingresarlo, lo que lo convierte en solo lectura. Básicamente creando fricción en el proceso de colaboración. En segundo lugar, todos los sistemas de gestión de documentos del gobierno que he experimentado han estado dentro de redes departamentales y firewalls, haciéndolos inútiles para la colaboración dentro de la agencia.

Si no estamos escribiendo un documento, parece que estamos teniendo reuniones. A veces esas reuniones son sobre documentos

La edición sincrónica (por ejemplo, documentos de Google) es mucho mejor. Si nunca tuvo la alegría de ver una jirafa anónima explorando su documento, llame a un amigo y hágalo hoy. Si no tienes amigos, llámame y podemos comprobarlo juntos. He estado utilizando las herramientas de Google ampliamente durante los últimos 14 meses y si necesita cocrear documentos de texto, hojas de cálculo o diapositivas, son bastante impresionantes. Este es un conjunto de herramientas que realmente está optimizado para la colaboración en la nube. Por supuesto, algunas personas piensan que Google es malvado, así que ...

Una alternativa de opción de código abierto es Etherpad y sus muchos descendientes. Además, sería negligente si no mencionara GitHub . Si desea tomarse en serio la discusión y la gobernanza en torno a la creación o revisión de un documento como una política o regulación, hay mucho que aprender de las personas que colaboran en el desarrollo de software de código abierto. Hay un poco de vocabulario para aprender (¿qué demonios es una solicitud de extracción?), ¡Pero puedes hacerlo!

Reuniones distribuidas

Si no estamos escribiendo un documento, parece que estamos teniendo reuniones .

A veces esas reuniones son sobre documentos. Soy un gran admirador de las reuniones en persona y creo que cualquier colaboración debería reunirse en persona tan a menudo como sea razonable, pero también creo que cada reunión debería acoger a los participantes distribuidos. No hay ninguna razón en nuestros días que una reunión deba restringirse a aquellos que pueden estar juntos en una sola habitación.

Y si está trabajando en una colaboración de múltiples agencias, es probable que la mayoría de las reuniones se distribuyan. Hemos estado haciendo esto durante años con teleconferencias, pero es hora de intensificar el juego y hacer que las videoconferencias basadas en la web y el uso compartido de pantalla sean los predeterminados. Si está realizando llamadas de conferencia con presentaciones que tuvo que enviar por correo electrónico a participantes remotos, es hora de que analice las conferencias web.

Quiero alentar a todos los servidores públicos a unirse a Twitter. Creo que es lo más cercano que tenemos para una red global de servicios públicos.

En el Gobierno de Canadá tenemos acceso a los servicios de conferencia web proporcionados por WebEx . Este podría ser el único servicio empresarial que creo que es excelente. Cualquiera puede obtener una cuenta y el aprovisionamiento generalmente demora menos de 20 minutos. El costo es invisible para el usuario. La mayoría de las redes departamentales lo admitirán, incluso si en algunos casos tiene que usar Internet Explorer para hacerlo. La experiencia del usuario puede ser menos que agradable, pero con un poco de experimentación cualquiera puede hacerlo. Cada reunión debe estar habilitada para la web, y si el ancho de banda es un problema, apague el video y simplemente comparta la pantalla. Me gusta cuando las personas ponen el enlace a su habitación personal en su firma de correo electrónico: ¿alguien en horario de oficina virtual?

Hay alternativas a WebEx. Sé que algunas personas usan Zoom y otras usan Skype. No estoy seguro de cuál sería la opción de código abierto que dependería tanto del ancho de banda del proveedor de servicios, pero sospecho que hay una en alguna parte.

Comunicacion instantanea

¿Ya te has aflojado? Si eres viejo como yo, quizás recuerdes ICQ, y casi seguro que has usado WhatsApp, Messenger u otro servicio de texto para chatear con tus amigos o tus hijos. Slack es como esas cosas pero enfocado en un solo equipo . Mi holgura tiene cinco equipos, uno para mi asignación actual, uno para mis colegas del Agente Libre y varias otras comunidades de interés a las que pertenezco.

¡Usted crea una cuenta, se une a una organización y listo! entras en un mundo de emojis y canales. Es bastante impresionante para el día a día entre los miembros del equipo, y también tiene muchísimas integraciones con otras herramientas basadas en la nube si así lo desea. Puede compartir mensajes directamente con otros miembros del equipo y en canales, que son hilos de conversación que usted define. Si quieres jugarlo tú mismo, descarga la aplicación y únete al canal flojo de un equipo de gobierno aquí.

En caso de que se pregunte por qué es esto mejor que el correo electrónico, lo es. Por un lado, permite la comunicación abierta porque otros miembros del equipo pueden ver sus conversaciones (a menos que las haga privadas). Y en segundo lugar, crea una especie de memoria de equipo porque las conversaciones se archivan en los canales, por lo que los nuevos miembros pueden ponerse al día rápidamente. No es perfecto para ti, todavía puede estar bastante ocupado y confundido y el equipo tiene que acordar cómo usarlo.

La principal alternativa de código abierto a Slack es RocketChat, que requiere un poco más de conocimiento para configurar. Algunas personas también usan Zoho Connect, y estoy seguro de que Microsoft también tiene algo que funciona muy bien en su universo.

Twitter (sí, Twitter)

Por último, quiero alentar a todos los servidores públicos a unirse a Twitter. Creo que es lo más cercano que tenemos para una red de azar de servicio público global. Me uní a Twitter en 2009 para conectarme con una comunidad emergente en el Gobierno de Canadá que se identificó como profesionales de la web 2.0. Era un ejecutivo en ese momento y, a través de Twitter, conocí a cientos de personas que de otra manera nunca estarían en mi red. Más tarde, cuando era consultor nuevamente, utilicé Twitter para #GovChats mensuales con reformadores del gobierno de todo el mundo. Desde entonces, las noticias falsas y los bots se han convertido en una molestia para algunos, pero todavía encuentro mis ojos allí.

Algo de lo que sugiero puede ser contrario a la política departamental. A veces esto es por una buena razón, pero a menudo es solo una fricción innecesaria, sobrante de una era anterior a Internet

Encuentre a la gente en su campo y sígalos, siga a quién siguen, encuentre algunos hashtags relevantes y, si lo conserva bien, muy pronto su feed estará lleno de enlaces a eventos interesantes, podcasts, blogs, videos, documentos y sitios web. ¡Una publicación intrigante, un intercambio público, algunos mensajes directos y boom! Ahora estas colaborando.

No tengo una opción de código abierto para Twitter, aunque estoy seguro de que hay algunas plataformas que hacen cosas similares. El valor de algo como Twitter está en la red de personas, por lo que cualquier red que aumente el potencial de serendipia en su contexto es donde debe ir.

No todo es un clavo

Algo de lo que sugiero puede ser contrario a la política departamental.

A veces esto es por una buena razón, pero a menudo es solo una fricción innecesaria, sobrante de una era anterior a Internet.

Quizás recuerdes la expresión, "si tu única herramienta es un martillo, todo parece un clavo". La idea aquí es que las herramientas a las que tiene acceso no solo dan forma a cómo realiza su trabajo, sino cómo ve el mundo. Las herramientas que convierten su atención en la empresa reducen su visión, y las herramientas que permiten el intercambio global lo expanden.

Si trabaja en TI, compras o administración, puede tener el poder de imponer herramientas a otros. Con ese poder viene la responsabilidad de comprender cómo esa herramienta da forma a nuestro comportamiento colectivo. En serio, si eres un funcionario del gobierno con el poder de definir las herramientas que usa tu gente, usa tu cabeza.

Sabes que necesitamos colaborar para tener la esperanza de lidiar con los problemas globales, nacionales y territoriales que enfrentamos a todos, lo último que necesitamos son reglas innecesarias que se interpongan en el camino.

La herramienta más importante es entre tus oídos.

Este artículo es el resultado de mi experimento en curso para usar la web para crear, colaborar y compartir cosas. Creo que experimentar con nuevas herramientas puede ayudarlo a descubrir nuevas y mejores formas de trabajar, que es lo que demandan nuestros públicos. Estoy interesado en cómo las herramientas permiten comportamientos positivos, no en las herramientas por sí mismas.

Las herramientas mencionadas anteriormente no harán que su colaboración sea maravillosa, la gente hace eso. Recuerde comunicarse, cooperar y comprometerse con su equipo.

Feliz colaborando! - Thom Kearney

(Crédito de la imagen: Muerte a la foto de archivo)