Este artículo fue escrito por Rell DeShaw, gerente que trabaja para el gobierno de Canadá

Uno de los desafíos de superar la pandemia de Covid-19 es que terminar el trabajo lleva más tiempo, a veces mucho más.

Estoy bendecido en mi parte del mundo con tecnología de primer nivel y un ancho de banda en constante mejora, pero a menudo lucho con la tecnología.

Borradores perdidos, enlaces que no se abren, software que se congela en momentos inoportunos. Al final, el trabajo se pierde o se retrasa.

Además, muchos de nosotros estamos trabajando en algún tipo de turno dividido: los padres con niños pequeños o aquellos con responsabilidades de cuidado de ancianos pueden encontrarse continuamente reiniciando sus tareas, lo que también puede ralentizar las cosas.

Dado que las tareas siguen llegando, decidí volver a visitar un artículo que escribí hace un tiempo sobre el valor de garantizar que las cosas sigan avanzando a un ritmo razonable incluso cuando existen desafíos.

Aunque comencé con un guiño a las cosas que nos ralentizan y que están fuera de nuestro control, muchos de nuestros desafíos son más internos.

He manejado a una variedad de personas, algunas de las cuales son perfeccionistas, otras postergaban las cosas y otras administradoras del tiempo todavía optimistas que luchan por dejar ir sus productos. Esto es lo que me gustaría compartir con ellos:

Aquí hay algunas razones para mantener los productos en movimiento:

Cuanto más tarde, más posibilidades hay de que pase la "fecha de caducidad".

Muchos documentos son relevantes durante un período limitado y luego quedan obsoletos. Los acontecimientos superan el problema u otros problemas más urgentes aparecen en el radar. Además, los productos sólidos pueden requerir reescrituras importantes después de un tiempo a medida que avanzan los eventos.

Tiene una perspectiva, no la visión completa de la organización.

He supervisado a algunos empleados que parecen tener la intención de crear un producto perfecto, aunque no existe la mayor parte del tiempo. Por lo general, las personas con distintas perspectivas deben intervenir antes de que los documentos salgan por la puerta.

Es imposible saber todo lo que está en la mente del revisor principal cuando escribimos. Tenemos que dejarles ver nuestros productos para escuchar sus comentarios.

Entonces, a menos que extienda su día de trabajo, ¿cómo puede aterrizar en un trabajo suficientemente pulido con un tiempo cada vez más reducido para trabajar en él?

Uno de mis enfoques favoritos proviene de Steven Pressfield en su fantástico libro Do the Work . Su brillante interpretación de todo esto es: No se prepare, comience.

Revisar documentos que son demasiado largos para altos directivos ocupados ha sido uno de los mayores obstáculos de mi trabajo durante los últimos 10 años.

Si pongo esto en un contexto gubernamental , podríamos decir que si usted es un asesor de políticas, debe asesorar. No prepararse para asesorar, ni pensar en asesorar, sino simplemente seguir adelante y asesorar.

Pressfield habla sobre la disciplina necesaria para ponernos realmente en “dietas de investigación”, de modo que la preparación continua no se convierta en una forma de resistencia a hacer el trabajo real.

¿Cómo salvar la brecha?

Darse cuenta de que más no siempre es mejor

Este interesante artículo explica lo agradable que es investigar mucho sobre un tema porque el aprendizaje crea dopamina, un efecto similar al de la cocaína.

Pero la información adicional no siempre genera mejores decisiones. De manera significativa, el cerebro puede sobrestimar la importancia de los datos que cree que faltan.

Cuanto más trabajes en algo, mayor será la probabilidad de que escribas un documento demasiado largo y detallado para tu audiencia.

Yo diría que revisar documentos que son demasiado largos para altos directivos ocupados ha sido uno de los mayores obstáculos de mi trabajo durante los últimos 10 años.

Si realmente está luchando para adelgazar sus productos, podría considerar usar anexos o incluir algún tipo de resumen ejecutivo para ayudar al lector.

Haga que sus estándares sean escalables

Considere si sus estándares más altos deben estar dirigidos a productos destinados a los líderes más importantes de su organización y audiencias externas en lugar de un correo electrónico interno que es solo una transacción menor o un producto que se usará solo una vez para una reunión interna.

Además, puede haber estándares objetivos que se apliquen a todos los documentos (por ejemplo, un documento está libre de errores ortográficos) versus estándares que solo se aplican a ciertos productos (por ejemplo, plantillas específicas o consultas con determinadas partes).

Obtenga retroalimentación temprana

En lugar de producir un producto a gran escala de inmediato, considere si podría producir un resumen rápido, o incluso un conjunto de preguntas que le gustaría responder para reducir el riesgo de invertir el tiempo y los costos de energía de un tratamiento a gran escala de un tema que no está en el estadio correcto.

Mi último pensamiento sobre las estrategias para hacer avanzar las cosas es que es posible que tenga que experimentar con el envío de un producto, incluso antes de pensar que está listo.

Los revisores estarán encantados de recibir un borrador sólido con tiempo suficiente para revisar, en comparación con un borrador igualmente sólido en la undécima hora : Rell DeShaw

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