Este artículo fue escrito por Ayat Amin, líder de marketing y éxito del cliente en The Opportunity Exchange.

Durante una crisis, el tiempo importa.

La carga de casos urgentes aumenta a medida que se reduce el tiempo disponible. Covid-19 ha traído un aumento en la demanda de ayuda rápida, lo que ha presentado un desafío para todos, incluidas las organizaciones de desarrollo económico en los EE. UU.

Pero por muy mala que sea esta crisis, es poco probable que sea la última. Entonces, ¿qué puedes hacer para prepararte? En Opportunity Exchange hemos obtenido conocimientos que pueden preparar a su organización para la próxima crisis.

Opportunity Exchange es una plataforma de software que ayuda a los líderes comunitarios a idear, desarrollar y construir comunidades más equitativas. Al proporcionar estas herramientas, reducimos la barrera de entrada para que las ciudades y sus residentes participen en el desarrollo económico. En el contexto de la pandemia de Covid-19, esto ha implicado trabajar con varias ciudades y condados para ayudarles a revisar y distribuir las solicitudes de financiación de ayuda de Covid-19.

Durante el año pasado, hemos ayudado a facilitar el desembolso de más de $ 3 millones de fondos a aproximadamente 750 pequeñas empresas en los EE. UU. Aunque estos conocimientos surgieron de las mayores demandas de la pandemia, son relevantes para cualquier proceso de recopilación de datos.

A través de este trabajo, hemos visto cómo las comunidades que incorporaron la tecnología de manera proactiva en su respuesta Covid-19 pudieron distribuir fondos más rápido que aquellas que se basaron en enfoques más tradicionales.

En este artículo, hemos recopilado las lecciones más importantes que aprendimos de nuestros socios en Ohio, Maryland y Florida sobre sus procesos de distribución de fondos, pero estas lecciones se pueden aplicar de manera más amplia, ya que estas ideas están diseñadas específicamente para ayudarlo a mejorar cualquier proceso de recopilación de datos. para ser más rápido y más eficiente.

1. Diseño de formularios de solicitud digitales

Utilice un formulario de admisión digital

Si aún no lo ha hecho, utilice un formulario de admisión digital para las solicitudes. A diferencia de los PDF, los formularios de admisión digitales ahorran tiempo al agrupar automáticamente la información de las aplicaciones en una base de datos central. Luego, esos datos se pueden agregar y analizar fácilmente. Las herramientas generales de creación de formularios, como Google Forms, SurveyMonkey o Airtable, pueden ayudar a lograr esto, al igual que las aplicaciones más especializadas, como la herramienta de préstamos de The Opportunity Exchange.

Estandarice su aplicación

Dedique tiempo extra al principio para diseñar correctamente su formulario de admisión digital. Un formulario bien diseñado producirá datos más estandarizados, lo que puede reducir exponencialmente el tiempo de análisis. Aquí están nuestras recomendaciones:

Evite los campos de texto abiertos

Los campos de texto abiertos aumentan el tiempo necesario para extraer la información requerida. Por ejemplo, recientemente vimos un formulario de solicitud que pedía a los usuarios su dirección comercial sin validación. Nuestro equipo tuvo que limpiar los datos para que "ohio" coincidiera con "Ohio" y "OH". En cambio, un simple menú desplegable de opciones estatales podría haber extraído la misma información y, al mismo tiempo, haberle ahorrado al equipo un tiempo valioso que podría haberse utilizado para distribuir dinero más rápido. Para asegurarse de que los campos de opción múltiple sean completos, recomendamos incluir una opción "Otro: complete su respuesta" para tener en cuenta los usuarios excluidos de la lista de opciones múltiples.

Los gobiernos de todo el mundo deberían aprovechar esta crisis como una oportunidad para adoptar nuevas tecnologías para procesos más rápidos y eficientes.

Hay situaciones en las que se necesita un campo de texto abierto para capturar información más granular. En esos casos, recomendamos utilizar primero un campo de opción múltiple para organizar categorías de alto nivel, seguido del campo de texto abierto.

Usar validación de entrada

Otro consejo para ahorrar tiempo es utilizar la validación de entrada automática en su formulario de admisión. Por ejemplo, al hacer preguntas con respuestas numéricas, puede usar la validación para verificar que la respuesta ingresada sea el número "30" en lugar de "treinta". Estas simples medidas de validación estandarizan las entradas, reduciendo el tiempo dedicado a la limpieza y análisis de datos.

2. Análisis de aplicaciones

Ahora que ha podido estandarizar los datos que ingresan, aquí hay sugerencias para optimizar el trabajo de revisión de todas las aplicaciones.

Utilice una revisión de umbral

Una revisión de umbral es cuando las aplicaciones se filtran según ciertas condiciones de calificación. Por ejemplo, en el condado de Cuyahoga (Ohio), utilizaron una revisión de umbral para los préstamos de ayuda Covid-19 para filtrar automáticamente las empresas que no cumplían con todos los requisitos de la solicitud (como no ser una pequeña empresa). Estos negocios fueron etiquetados como descalificados y no ingresaron al proceso de revisión más detallado. Esto le ahorró al equipo un tiempo valioso, ya que aproximadamente el 50% de las solicitudes entrantes fueron eliminadas por estos filtros de elegibilidad.

Crea un algoritmo de puntuación

Dedique tiempo desde el principio a crear un algoritmo que clasifique las aplicaciones. Esto suena más complicado de lo que realmente es. La creación de un algoritmo de puntuación le permite a su equipo priorizar las aplicaciones según las características que más se alinean con los objetivos de su organización. En el condado de Cuyahoga, se hizo hincapié en priorizar las empresas propiedad de minorías, así como las empresas más afectadas negativamente por Covid-19. El resultado fue un algoritmo de ponderación que clasificó estas prioridades y dio una puntuación a las aplicaciones. Con fondos limitados disponibles, esto permitió que el equipo aprobara primero el financiamiento para la mayoría de los solicitantes alineados con la misión y luego avanzara en la lista hasta que se agotaran los recursos de financiamiento disponibles.

Hay dos cosas importantes que debe recordar cuando se trata de diseñar su algoritmo de puntuación. Primero, la puntuación automatizada de las aplicaciones se logra mejor si los datos están estandarizados, de ahí la importancia del diseño de la encuesta discutida en la Parte 1. En segundo lugar, un equipo debe revisar manualmente los resultados del algoritmo para verificar su precisión antes de distribuir los fondos.

Distribuya el trabajo entre múltiples organizaciones

Debido a que la distribución de fondos es un proceso tan exigente, muchos organismos públicos están colaborando con otras organizaciones comunitarias para aumentar la capacidad. En estos casos, la tecnología es una gran herramienta para distribuir de manera eficiente el trabajo de las aplicaciones de procesamiento. Por ejemplo, Baltimore Development Corporation se asoció con ocho organizaciones locales que ofrecen apoyo a las empresas para ayudar a distribuir los fondos de ayuda de Covid-19.

El equipo utilizó Airtable, que es una herramienta en línea para hojas de cálculo colaborativas. Organizaron las hojas de cálculo para que cada organización tuviera su propia pestaña con una lista de empresas a las que actualmente ofrecen apoyo. Mantuvieron la transparencia al permitir que todas las organizaciones tengan permiso para ver la pestaña de las demás, pero no para editar la información.

Para evitar revisiones duplicadas, las nuevas solicitudes se enviaron a una pestaña no afiliada donde un miembro del equipo dedicado asignó al solicitante a una organización en función de las preferencias y la capacidad de cada organización. La lección clave aquí es que para que la coordinación entre múltiples equipos sea efectiva, use estructuras que mejoren la transparencia y reduzcan la duplicación.

3. Implicaciones

Durante el año pasado, hemos ayudado a facilitar el desembolso de más de $ 3 millones de fondos a aproximadamente 750 pequeñas empresas en los EE. UU. Aunque estos conocimientos surgieron de las mayores demandas de la pandemia, son relevantes para cualquier proceso de recopilación de datos. Los gobiernos de todo el mundo deberían aprovechar esta crisis como una oportunidad para adoptar nuevas tecnologías para procesos más rápidos y eficientes. Hacerlo mejorará su capacidad para satisfacer las necesidades de sus electores, incluso después de que pase Covid-19. - Ayat Amin

¿Tiene preguntas sobre el proceso de distribución de fondos de su organización? Comuníquese conmigo con sus preguntas en ayat@theopportunityexchange.com

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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