Una forma más rápida de crear avisos de privacidad y consentimiento en el gobierno

Este artículo fue escrito por Stevie-Ray Talbot, quien es Gerente de Producto en Canadian Digital Service (CDS). Este artículo se publicó por primera vez como una entrada de blog para el CDS, que colabora con los departamentos federales canadienses para crear servicios digitales más simples y utilizables. Lea el artículo original aquí .

Brindar buenos servicios no se trata solo de tecnología. Se trata de satisfacer las expectativas de un público que sabe exactamente dónde está su viaje compartido y paga un café con un toque de su teléfono. Se trata de comprender cómo las personas navegan por el mundo. Para hacer eso, tenemos que investigar con la gente un poco y con frecuencia.

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Cuando la investigación con el público lleva mucho tiempo, el ciclo de retroalimentación rápido necesario para construir servicios efectivos se ralentiza. Antes de investigar con el público, necesitamos su consentimiento para hablar con nosotros. Esto requiere un aviso de privacidad y consentimiento. Pero redactar estos avisos a menudo requiere mucho tiempo y retrasa la investigación.

Para ayudar a los investigadores del Gobierno de Canadá a obtener comentarios del público más rápido, facilitamos la creación de avisos de privacidad y consentimiento.

Hablemos de avisos de privacidad y consentimiento

La elaboración de un aviso implica mucho, y su finalización puede llevar algunas semanas.

En el gobierno, los avisos de privacidad deben ser:

• En francés e inglés
• En lenguaje sencillo
• Específico de la ubicación, el contexto y la actividad investigadora.
• Cumple con la política

Para asegurarnos de que se cumplan todos esos elementos, trabajamos en estrecha colaboración con el equipo de Acceso a la información y privacidad (ATIP) de la Secretaría de la Junta del Tesoro (TBS). Nos ayudan a asegurarnos de que todo siga las reglas sobre cómo llevamos a cabo la investigación. Pero para llevar a cabo la investigación "un poco y con frecuencia", hicimos mucho de ida y vuelta con ATIP.

Por ejemplo, cuando trabajamos con Veterans Affairs Canada (VAC) para ayudar a los veteranos a encontrar beneficios relevantes, nuestro equipo probó nueve iteraciones de productos:

• con más de 100 participantes
• en más de 10 ubicaciones en Canadá
• más de nueve meses.

Para hacer todo eso, generamos muchos avisos nuevos en solo unos días y enviamos cada uno a ATIP para recibir orientación. Tenía que haber una mejor manera de crear un entendimiento común entre los dos equipos.

Desarrollar comprensión

Para tratar de resolver esto desde el principio, incorporamos un analista de políticas en nuestros equipos de entrega. Dado que la burocracia puede ser su propio dialecto, los analistas de políticas ayudaron a los investigadores a traducir lo que estaban tratando de lograr en un aviso de privacidad que cumpliera con las políticas. Una vez que el borrador fue aprobado por ATIP, estaba listo para usarse.

Aún así, hubo muchos idas y venidas entre las tres partes. Entonces, comenzamos a preguntarnos: ¿Cómo podríamos hacer una plantilla para un aviso de privacidad para acelerar esto en el futuro?

Identifica patrones, crea un marco

A medida que redactamos más avisos, comenzaron a surgir patrones en torno a los tipos de información nueva necesaria para crearlos.

Usamos estos patrones para crear un marco y nuestra primera iteración de la herramienta "Generar avisos de privacidad y consentimiento". La herramienta hace preguntas estándar para extraer información sobre la actividad de investigación y luego crea un aviso de privacidad que cumple con las políticas.

Estas fueron las tres categorías de información que necesitaba cada aviso:

1. Información coherente Este es el lenguaje estándar en cada aviso que nunca cambia.

Por ejemplo, la información de contacto de nuestra oficina ATIP es información coherente, ya que siempre es la misma.

2. Abrir texto Ésta es información simple que cambia en cada aviso.

Por ejemplo, cada investigador debe proporcionar información de contacto. Esto cambiará cada vez dependiendo de quién esté realizando la investigación.

3. Variables: "si" y "luego" Este texto cambia según las condiciones de la investigación. El investigador elige de una lista de opciones preestablecidas. Cada opción cambia el texto que se muestra en la sección del aviso.

Por ejemplo, en la herramienta hay una pregunta que pregunta: "¿Cómo recopilamos el consentimiento?" Tiene tres variables para elegir: verbal, escrita o realizar una acción. La herramienta crea variantes "si / entonces" basadas en la respuesta. Por lo tanto, si recopilamos el consentimiento por escrito, se agrega un bloque de firma al final del aviso.

Dedica más tiempo a investigar

Entonces, ¿qué nos ayudan a hacer estos patrones y el marco? Crean un entendimiento compartido del lenguaje requerido para cada aviso. Esto elimina una gran cantidad de ida y vuelta para cambios pequeños y grandes.

Aún necesitamos la aprobación de ATIP para nuestros avisos. Sin embargo, redujimos el tiempo para crear el primer borrador de un aviso de unos días a unos minutos. Algunas revisiones de un extremo a otro incluso se redujeron de unas pocas semanas a una sola tarde. Esto significaba que estábamos pasando menos tiempo navegando por la burocracia y más tiempo hablando con el público para mejorar los servicios gubernamentales.

Consulta la herramienta "Generar avisos de privacidad y consentimiento"

Si bien la herramienta está actualmente limitada para uso interno, puede ver cómo Generamos avisos de privacidad y consentimiento aquí.

Si es un funcionario público federal en Canadá, estamos trabajando para adaptarlo para un uso más amplio. Esto incluye cambiar la autoridad de cobranza para que sea menos específica para las necesidades de CDS. ¡Esté atento a las actualizaciones o [comuníquese](mailto: CDS-SNC@tbs-sct.gc.ca) para obtener más información sobre cómo adoptarlo en su departamento!

Si es de fuera de Canadá, consulte nuestro repositorio y vea si el código funciona para usted. Todavía hay algo de trabajo para crear las reglas y la información, pero podría ser el punto de partida que necesita. Como lo fue para la comunidad global de ResearchOps, que utilizó nuestro código para crear un generador de formularios de consentimiento para sus 8.000 miembros.

Estés donde estés, sal y habla con tus usuarios, obtén el consentimiento informado y haz que tus productos funcionen para ellos. Esperamos que esta herramienta ayude a establecer un puente entre los investigadores y los oficiales de privacidad para que todo sea más rápido para usted. — Stevie-Ray Talbot

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(Crédito de la imagen: Unsplash)