Este artículo fue escrito por IP Brinck, Director de Gestión de Riesgos del Departamento Correccional del Estado de Washington. El autor escribió este artículo como un particular, no en su capacidad oficial como empleado del Departamento. Todos los errores y omisiones son de ellos.

El 14 de diciembre de 2020, The Atlantic publicó un artículo importante del juez Pierre Bergeron de la Corte de Apelaciones de Ohio y del juez Michael Donnelly de la Corte Suprema de Ohio. En su artículo, " Cómo una hoja de cálculo podría cambiar el sistema de justicia penal ", articulan elocuentemente, con pruebas convincentes, por qué los tribunales deben subirse al tren de la transformación.

Escriben: "La falta de recopilación y análisis de datos es un problema nacional. Muchos estados, incluido Ohio, donde servimos, no tienen cifras estatales fiables sobre las sentencias penales que imponen. Los estados que compilan estadísticas tienen lagunas significativas. El problema se extiende más allá de la sentencia: muchos estados tampoco pueden medir, por ejemplo, cuál es la tasa promedio de fianza para varios delitos, o incluso la efectividad del sistema de fianza ".

Para apoyar el argumento de los autores en su artículo, proporciono un ejemplo de mi estado natal de Washington. Mis objetivos son ilustrar cómo las diferentes ramas del gobierno se cruzan en un proceso aparentemente mundano, pero de hecho altamente riesgoso y complejo, y cómo la transformación digital podría mejorar significativamente el proceso. La transformación digital permite optimizar los procesos en múltiples entidades y proporciona la colaboración necesaria y de bajo costo.

Calcular y volver a calcular las fechas de finalización de la oración

En el estado de Washington, el Departamento de Correcciones (DOC) es responsable de calcular y volver a calcular la fecha de finalización de la sentencia para cada individuo encarcelado, excepto aquellos bajo la jurisdicción de la Junta de Revisión de Sentencias Indeterminadas.

Las fechas de finalización de las sentencias (SED, por sus siglas en inglés) son las fechas en las que está programado que cada individuo encarcelado salga de la prisión. Las fechas se calculan y recalculan a lo largo del período de encarcelamiento de una persona en función de numerosos factores que incluyen la sentencia del Tribunal, los créditos obtenidos mientras se encontraba en la cárcel del condado, el 'tiempo ganado' por buen comportamiento y buen desempeño durante el encarcelamiento y sanciones por cometer ciertas infracciones.

El proceso de cálculo de SED comienza con la admisión. Cualquier individuo condenado por un delito mayor y sentenciado a más de 365 días de confinamiento es transferido a la custodia del DOC. Aquellos que son sentenciados a menos de 365 días permanecen en la cárcel del condado. El personal del DOC calcula el SED inicial de cada individuo usando dos documentos:

  • El formulario de Sentencia y Sentencia (J&S), que detalla la sentencia impuesta por el tribunal o negociada entre el fiscal y el abogado defensor

  • El formulario de certificación de la cárcel, que proporcionan las cárceles del condado e indica cuántos días pasó la persona en la cárcel y si su comportamiento fue aceptable.

Es importante realizar el cálculo inicial correctamente porque sirve como base sobre la cual se realizan los cambios futuros en el SED, y también cuando el DOC comienza su trabajo para apoyar el regreso del individuo a la comunidad. Debido a que los SED pueden cambiar varias veces antes de que se libere a una persona, si el cálculo inicial es incorrecto, todos los cálculos posteriores también serán incorrectos.

Los SED pueden cambiar por una variedad de razones que incluyen información actualizada sobre sentencias / cárceles, decisiones judiciales, decisiones de agencias y estatutos estatales que crean oportunidades para reducir o alargar la sentencia de un individuo. Los cambios no se registran electrónicamente y, por lo tanto, los cálculos de las sentencias no se pueden ajustar automáticamente.

Un sistema podría orientar a los tribunales, fiscales y abogados defensores en sus decisiones de sentencia y así reducir o incluso eliminar los errores de sentencia.

En algunos casos, las personas son sentenciadas a más de 365 días, pero obtienen suficientes créditos de cárcel para completar sus sentencias en la cárcel del condado. Desafortunadamente, la mayoría de esas personas son enviadas al DOC, solo para ser procesadas y devueltas al condado. El sistema general carece de un proceso para que el DOC realice los cálculos antes de recibir a la persona, lo que evitaría una transferencia al DOC. Es un costo innecesario y no insignificante, y también retrasa la liberación del individuo a la comunidad.

Informatizar el proceso lo mejoraría significativamente. Si los tribunales, las cárceles del condado y el DOC funcionaran dentro del mismo sistema o tuvieran sistemas interoperables, al menos sería tecnológicamente posible que el DOC completara el cálculo inicial antes de la transferencia de la persona. Hay otros beneficios importantes de crear un proceso electrónico simplificado:

1. Establecimiento de estándares estatales

El estado de Washington no tiene formularios universales de certificación J&S o de cárcel. Cada uno de los 39 condados tiene sus propios formularios y procesos para completarlos y transmitirlos al DOC. La variabilidad en los formularios y procesos crea confusión, errores y trabajo adicional para el personal del DOC. Un único sistema compartido permitiría la creación de formularios y procesos estándar en todo el estado.

2. Eliminación de la necesidad de papel

El DOC recibe los formularios de certificación de J&S y de la cárcel por varios métodos: algunos se escanean y envían por correo electrónico, algunos se envían por correo y otros llegan con la persona. Un proceso digital eliminaría la necesidad de papel y eliminaría la variabilidad en cómo se reciben los documentos, lo que hace que el proceso sea más difícil de administrar y más vulnerable a errores.

3. Eliminación de errores causados por caligrafía y cálculos manuales ilegibles

El DOC revisa los formularios para determinar si los datos se pueden ingresar en el sistema DOC o si se necesita información adicional. Muchos formularios llegan con errores percibidos o requieren un seguimiento para su aclaración. Los formularios a menudo se completan a mano y, a veces, la letra es ilegible.

Además, los formularios a menudo requieren algún cálculo, que a menudo se completa a mano y, por lo tanto, es propenso a errores humanos. El uso de un proceso electrónico eliminaría los errores y el trabajo adicional causado por una escritura ilegible. El sistema podría completar estos cálculos de manera fácil y precisa.

El proceso de recopilación de información adicional o aclaraciones puede llevar semanas. Mientras tanto, el individuo encarcelado está esperando saber su fecha de liberación programada. Desde 2015, el DOC ha educado a fiscales, abogados defensores y jueces sobre el impacto en el DOC con respecto a los documentos J&S problemáticos. Las presentaciones han sido bien recibidas y se han realizado algunas mejoras en los documentos.

4. Reducir o eliminar los errores de sentencia

Algunos formularios de J&S contienen errores de sentencia: se imponen sentencias que no se ajustan a los estatutos estatales. Esto no es sorprendente dado que el Manual de pautas de sentencias para adultos del estado de Washington para 2020 tenía 486 páginas y se actualiza cada año para reflejar los cambios estatutarios y de otro tipo. Es difícil mantenerse al día con la afluencia de cambios anuales incluso para el servidor público más diligente. Un sistema podría orientar a los tribunales, fiscales y abogados defensores en sus decisiones de sentencia y así reducir o incluso eliminar los errores de sentencia.

5. Reducir el riesgo de liberación anticipada o tardía de la prisión

Una vez que la información ha sido ingresada en el sistema DOC, lo que sigue es un proceso continuo de actualización de los SED a lo largo del período de confinamiento de cada individuo basado en el cálculo del buen y mal comportamiento y lo que dice la ley sobre cuánto tiempo se quita o se agrega. . Además, la legislatura o los tribunales podrían promulgar nuevas leyes o emitir nuevos fallos que requieran que el DOC cambie las sentencias.

Con la tecnología adecuada, los cálculos podrían ser manejados por el sistema, lo que reduciría significativamente la probabilidad de errores y, por lo tanto, reduciría el riesgo de que las personas sean liberadas demasiado pronto o demasiado tarde.

Se necesitan tecnología y colaboración

Aunque el proceso es principalmente el resultado de acciones legislativas y judiciales, el costo de los errores vive con DOC. El DOC debe asignar valiosos recursos de personal al esfuerzo de cálculos y ha pagado reclamos de agravio relacionados con errores de SED. Su sistema heredado está diseñado para aplicar cambios legales o de otro tipo de forma proactiva, no retroactiva. Entonces, si una nueva ley o decisión judicial se aplica retroactivamente, el DOC debe revisar y volver a calcular manualmente todas las sentencias afectadas. Con una población diaria promedio actual de más de 15,000 personas encarceladas, hay una enorme cantidad de SED para recalcular a mano.

Siempre que una agencia considere comprar un nuevo sistema de tecnología, es importante asegurarse, o al menos explorar, cómo podría interactuar con otros sistemas.

La legislatura, los tribunales y el poder ejecutivo pueden aprovechar la tecnología y los datos para mejorar los procesos que viven en la intersección de la ley, la implementación de políticas y los fallos judiciales. Pero requiere la voluntad de todo el sistema para invertir en dicha tecnología y, quizás lo más importante, la voluntad de colaborar de las diferentes entidades. Siempre que una agencia considere comprar un nuevo sistema de tecnología, es importante asegurarse, o al menos explorar, cómo podría interactuar con otros sistemas. No solo necesitamos que cada rama del gobierno involucre mejor los datos y la tecnología , sino que también debemos integrar sistemas en todas las ramas. - IP Brinck

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(Crédito de la imagen: Unsplash)

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