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Solo hay mucho tiempo en un día y, a veces, puede parecer casi imposible encontrar la motivación y la perseverancia para marcar todas las cosas que desea hacer.

No estás solo: el trabajador del conocimiento promedio gasta el 47% de su jornada laboral en un estado de semi-distracción.

Con demasiada frecuencia, los servidores públicos tienen que lidiar con estructuras y sistemas arcaicos y burocráticos, que pueden detener la productividad. No hay una solución rápida que lo ayude a lograr un enfoque similar al láser, pero las herramientas y los trucos inteligentes pueden mantenerlo concentrado.

En este recurso, describimos seis formas probadas para lograr mejores resultados sin trabajar más horas, además de los consejos de los propios servidores públicos.

Este kit de herramientas de productividad le enseñará cómo:

  • Formar buenos hábitos
  • Eliminar distracciones
  • Aprovecha el poder del correo electrónico
  • Aprende a decir no
  • Administra tu energía, no tu tiempo
  • Experimenta con lo que funciona para ti

"Los empleados son más felices y productivos cuando tienen un jefe que tiene una visión clara del mandato de la unidad de trabajo, es clara con sus expectativas para el equipo, respeta el equilibrio trabajo-vida de los empleados, incluye a los empleados en la toma de decisiones que impactan unidad de trabajo, otorga crédito a los empleados y su desempeño e ideas al informar a su alta gerencia, y tiene una política de puertas abiertas para debates sobre el trabajo o la vida personal.

Pasas entre 8 y 10 horas al día en el trabajo. ¡Es agradable esperar ir en lugar de comenzar cínicamente una cuenta regresiva años antes de tu fecha de jubilación! " - Anónimo

1. Forma buenos hábitos

Los hábitos inteligentes pueden significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Pero a menudo hacemos un cambio en nuestras rutinas, y cuando los resultados no se manifiestan rápidamente, volvemos a las viejas rutinas.

Como dice el autor James Clear en su libro Atomic Habits , los hábitos deben ser cuatro cosas: obvio, atractivo, fácil y satisfactorio.

El CEO apolítico Robyn Scott escribió sobre un hábito particularmente transformador en una publicación de blog viral, El hábito de los 30 segundos con un impacto de por vida .

Después de cada reunión, conferencia o discusión significativa, tómese 30 segundos, ni más ni menos, para escribir los aprendizajes clave. El hábito puede ayudarlo a interpretar mejor la información, comprender las necesidades de los demás y priorizar lo que es importante. Con el tiempo, cambia la forma en que presta atención a otras personas, lo que ayuda a mejorar su toma de decisiones.

La popularidad de la publicación del blog llevó a la creación de la aplicación Habit de 30 segundos .

Otros ejemplos de hábitos transformadores incluyen:

  • Lectura de la mañana
  • Meditación
  • Ejercicio y estiramiento
  • Escribir un diario de gratitud y aprendizaje
  • Tomando descansos oportunos

"Alentar y apoyar al personal para que salga de la 'rutina' es lo que he encontrado que es más efectivo para mejorar la productividad. Se necesita reservar tiempo para romper la rutina de los procesos y la burocracia de la que dependen los servicios estatales.

El personal debe ser el propietario de este cambio en la rutina y convertirlo en un equilibrio cada vez más frágil entre el trabajo y la vida. Al alentar al personal a enseñar o asistir a cursos o participar en investigaciones, pueden crear oportunidades para buscar pares, desarrollar redes, apreciar la complejidad de las organizaciones de servicio público y, a su vez, cultivar el deseo de adoptar herramientas para ser más productivos ". - Faisal Shaheen, profesora del departamento de política y administración pública de la Universidad de Ryerson.

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2. Aprovecha el poder del correo electrónico

Te guste o no, el correo electrónico es una parte crucial del trabajo de los servidores públicos, lo que hace que aprender a escribir mensajes efectivos sea aún más importante. Dan Oshinsky, jefe de consultoría de correo electrónico Inbox Collective, tiene seis consejos para ser más inteligente sobre el correo electrónico:

1️⃣ Decide si el correo electrónico es la mejor manera de comunicar tu mensaje

Si necesita transmitir mucha información a través de enlaces o archivos adjuntos, o si desea enviar una nota rápida y personal, el correo electrónico está bien. En la mayoría de los otros casos, un chat en persona o una llamada telefónica es más efectivo.

2️⃣ Deja clara tu línea de asunto

Evite el lenguaje vago y sutilezas triviales. Escriba líneas de asunto específicas, como "¿Puede terminar esta investigación al final del día?" o "¡Buen trabajo en ese informe!"

3️⃣ Si corresponde, salta los saludos y ve directo al grano

Use el espacio previo al encabezado, el fragmento de texto que ve en la mayoría de los buzones después de la línea de asunto de un correo electrónico, con cuidado, ya que su destinatario podrá leer las primeras 5-10 palabras de su correo electrónico antes de abrirlo.

4️⃣ Los correos electrónicos personales funcionan mejor

No envíe mensajes masivos, que casi siempre obtendrán menos respuestas. Es más probable que las personas respondan si se sienten apreciadas.

5️⃣ Usa viñetas o listas numeradas

Organice su información claramente. Es probable que las personas salten grandes bloques de texto.

6️⃣ Haz tu pregunta lo más clara posible

El destinatario debe saber qué acción desea que tome y que lo responsabilizará.

“Divida el trabajo en tareas, luego distribúyalos de manera más amplia que el equipo inmediato: puede avanzar un proyecto más rápido que la entrega secuencial y estrictamente basada en el equipo. Por supuesto, es solo un principio ágil, pero funciona en todo tipo de proyectos de trabajo, no solo en TI ". - Kathryn Cole, Directora de Estrategia de Personas en el Defensor del Trabajo Justo

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3. Eliminar las distracciones

El correo electrónico puede ser un componente clave del trabajo de los servidores públicos, pero también es una de sus mayores distracciones .

El empleado de oficina promedio recibe 126 mensajes al día , dedica el 28% de su semana laboral a correos electrónicos y abre un nuevo mensaje dentro de los seis segundos de haberlo recibido. Nunca sabemos cuándo podría llegar un correo electrónico importante, por lo que debemos seguir revisando hasta que llegue, ¿verdad?

Incorrecto. Llegar a "bandeja de entrada cero" es el tipo de tarea que nos da una sensación de finalización, pero en realidad no logra mucho . De hecho, cualquier interrupción en su flujo de trabajo puede demorar hasta 15 minutos en recuperarse.

"Desactive las notificaciones por correo electrónico. La interrupción constante del correo que llega interrumpe la concentración, y cada vez que sucede, su mente toma tiempo para volver al trabajo que estaba haciendo antes de la notificación. Esto le permite entrar en modo 'flujo' y mantenlo por mucho más tiempo.

La mayoría de mis colegas tienen miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada. ¿Cómo puede estar seguro de que ha respondido a cada correo electrónico importante si está enterrado debajo de la parte inferior de la pantalla?

Solo guarde los correos electrónicos en la bandeja de entrada que estén esperando acción: archive el resto en carpetas adecuadas y elimine el resto. Hacer esto le permite priorizar las tareas diarias mucho mejor y reducirá el estrés ”. - David Noble, profesor y coordinador del curso en la Universidad Southern Cross

El cambio comienza con la autoconciencia. Haga un seguimiento de cuántas veces revisa su correo electrónico al día, o iMessage, o Slack, o Twitter, y apunte a reducir ese número significativamente. La mejor manera de hacerlo es "agrupar" su correo electrónico eligiendo revisarlo solo en los horarios establecidos. (La mayoría de las personas elige tres períodos de procesamiento por lotes diarios).

También puede evitar distracciones al:

  • Poner su teléfono en modo no molestar o avión
  • Usando una herramienta para bloquear las redes sociales
  • Cerrar pestañas innecesarias antes de comenzar a trabajar
  • Poner en una lista de reproducción que puede ayudarlo a concentrarse (recomendamos Deep Focus de Spotify ) o usar tapones para los oídos
  • Limpieza de su escritorio : las personas con oficinas ordenadas son más productivas y menos frustradas, según un estudio . Los investigadores encontraron que un escritorio limpio puede ayudarlo a cumplir con una tarea más de una vez y media más tiempo

"Es sorprendente cuánto tiempo podemos perder cuando 'revisamos' rápidamente nuestros teléfonos durante todo el día. Cuando realmente necesito concentrarme, silencia las notificaciones en mi teléfono y pongo el timbre en vibración. También configuré el teléfono en escala de grises , lo que lo hace menos atractivo de ver si lo recojo. Finalmente, lo coloco fuera de la vista en una mesa detrás de mí ", - Signe Hanson, analista senior de políticas de Manitoba Justice

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4. Aprende a decir que no

Las personas son seres recíprocos: comprometemos demasiado nuestro tiempo y energía al decir sí a muchas de las tareas que se nos presentan. Vivir en una cultura de "sí" afecta a la mayoría de las mujeres: a menudo sienten la presión de ser complacientes y culpables cuando no lo son.

La investigación muestra que:

  • La gente espera que las mujeres acepten las solicitudes con más frecuencia que los hombres.
  • Es más probable que las personas esperen que las mujeres sean voluntarias para trabajos administrativos en el trabajo
  • Si una mujer rechaza pequeñas solicitudes en el trabajo, es probable que reciba menos recomendaciones para promociones y peores evaluaciones de desempeño. También será considerada menos agradable por sus colegas.

Un profesor de la Universidad de Nueva York creó el " The No Club " para resolver este problema. El club ofrece a las mujeres un lugar para dar y recibir consejos sobre las oportunidades que valen la pena y para que se les haga responsables de actuar en consecuencia.

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5. Administra tu energía, no tu tiempo

"Automatice cualquier tarea que realice repetidamente, incluso si no puede codificar. Comience por hacer una lista de verificación de los pasos que debe realizar para la tarea. Agregue hipervínculos a cada paso que abra los archivos que necesitará con un solo clic: hojas de cálculo debe registrar datos, listas de direcciones de personas que deberían recibir el correo electrónico de ese paso, texto repetitivo para los avisos que necesita enviar, etc. Ahorrará tiempo y reducirá los errores ". - David S. Reed, fundador del Centro de Administradores Públicos.

Nadie puede trabajar al máximo rendimiento todo el día. La clave para optimizar su rutina es administrar su energía, en lugar de su tiempo.

Encuentre el momento en que funciona mejor, para la mayoría de las personas, esa es la mañana, y concéntrese en el trabajo que requiere un pensamiento profundo , como escribir resúmenes o discursos, redacción de estrategias, planificación de la junta de gobierno u otras tareas de alto valor.

Cuando estás cansado y estás llegando a esa depresión de 2 a 3 p.m., es cuando debes concentrarte en tareas más sin sentido , como responder a correos electrónicos y programar o establecer agendas para reuniones.

Una manera efectiva de hacerlo es etiquetar las tareas de su semana . Póngalos en diferentes categorías, desde fáciles a difíciles, en función de cuánto tiempo tardan, su dificultad intelectual y la incertidumbre involucrada. Limítese a tres tareas "difíciles" al día.

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6. Experimenta con lo que funciona para ti

“Utilizo algunas herramientas de productividad diferentes para ayudar con mi productividad, incluido Trello para la gestión de proyectos. Puede asignar tareas y elementos específicos a los miembros del equipo, incluidos los miembros del público, para asignar trabajo, delegar información y recibir comentarios sobre la tarea.

Superviso la Iniciativa de Diversidad e Inclusión aquí en la Ciudad de Windsor y tengo un equipo dedicado con un tablero para cada elemento de acción. En cada una de las juntas, invito a las personas relevantes y les asigno el trabajo. Al usar esto, puedo ver lo que la gente está completando y tengo una manera fácil de seguir ” - Jamie Kramer, asistente de recursos humanos en The Corporation of the City of Windsor

Los flujos de trabajo del sector público pueden ser rígidos, pero a medida que los gobiernos modernizan los sistemas pasados de moda, las reglas están cambiando. Si el enfoque tradicional no funciona para usted, pruebe con otro, en lugar de martillar sin éxito. Experimente con diferentes sistemas hasta que encuentre el que le funcione.

  • Tómese descansos regulares : use la Técnica Pomodoro , que divide su día de trabajo en fragmentos de 25 minutos separados por descansos de cinco minutos. El sistema de gestión del tiempo le recuerda que debe tomar descansos regulares, lo que puede aumentar su productividad.
  • Escriba una lista de tareas cada mañana
  • Cambia tu escenario : aléjate de tu escritorio e intenta trabajar en una cafetería o en un área común durante unas horas
  • Si la pantalla de su computadora está lastimando sus ojos, intente trabajar en papel o usando notas de voz
  • Acorte las reuniones llegando a cada una con una agenda . Trate de mantener las agendas a menos de tres elementos. (Consulte nuestra Guía de servidores públicos para mejores reuniones para obtener más consejos sobre cómo celebrar reuniones efectivas)
  • ¡Beber mucha agua! 🚰

“No parecemos valorar invertir el tiempo y la energía necesarios para planificar las cosas correctamente y hacerlas correctamente la primera vez. Incluso cuando tenemos tiempo, nos sumergimos y hacemos lo mínimo, luego nos sumergimos en lo siguiente, sin detenernos realmente para asegurarnos de que se haya hecho bien.

Nunca nos damos cuenta de cuánta productividad hemos desperdiciado al volver a trabajar los esfuerzos fallidos y comenzar desde cero algo que nosotros, o alguien en un equipo relacionado, ya hemos hecho ". - Chris Malcher, arquitecto comercial, Departamento de Servicios Sociales de Australia

Lectura adicional

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(Crédito de la imagen: muerte a la foto de archivo)