** _ Este artigo foi escrito por Abby Semple, consultora principal da Public Procurement Analysis, uma consultoria com sede em Londres _ **

Aqueles de nós que alardearam os benefícios do envolvimento do mercado de pré-aquisição costumam ouvir: "Eu adoraria, mas este concurso tem que ser publicado amanhã / na próxima semana e não há tempo" ou "não temos a equipe / recursos / experiência para fazer isso corretamente. ”

Embora muitos órgãos públicos se envolvam com fornecedores regularmente, a qualidade do envolvimento varia amplamente. Com regras normais de aquisições [temporariamente relaxadas](https://eur concepts/legal-content/EN/ TXT / PDF /? Uri = CELEX: 52020XC0401 (05% 29 e de = EN) pela pandemia COVID-19, há uma chance de repensar isso, junto com outros aspectos da aquisição.

Ironicamente, quando estamos sob pressão, às vezes encontramos tempo para fazer coisas para as quais normalmente sentimos que não temos tempo, e até mesmo as fazemos bem. A pressa em comprar máscaras faciais, luvas, kits de teste, ventiladores - bem como todas as necessidades menos óbvias impulsionadas pela pandemia, como maior capacidade de TIC e serviços públicos sem contato - destacou a importância de compreender a capacidade dos fornecedores, as restrições e motivações, e as armadilhas de não fazê-lo.

Então, como os órgãos públicos devem se envolver com os fornecedores agora e no futuro (esperançosamente "normal")?

Capacidade

Muitos compradores acham que têm um entendimento razoavelmente bom da capacidade de seus fornecedores existentes.

Não apenas ouvimos tudo sobre isso em licitações, mas com o tempo aprendemos o que eles podem e não podem fazer e o que é feito por subcontratados. Mas isso quase sempre é condicionado pelo contrato que temos com eles e pela relação construída durante o contrato processo de concessão e estágios iniciais de implementação - que geralmente é um pouco azedo. Assim como os compradores podem descobrir que têm capacidade para fazer coisas em uma crise que normalmente pensam que não podem, o mesmo se aplica aos fornecedores.

As empresas sem experiência anterior na fabricação de dispositivos médicos construir ventiladores? As destilarias podem fazer desinfetante para as mãos? Parece que podem, e farão, nas circunstâncias certas. Agora pense na capacidade não apenas de seus fornecedores existentes, mas de todo o mercado - incluindo aqueles sem experiência específica na categoria de produto ou serviço que você está comprando. Ser capaz de aproveitar isso fora de uma situação de crise pode aumentar inovação e reduzir custos. Também poderia reduzir a dependência de um único fornecedor nas categorias de gastos estratégicos.

Abordagens formais para engajamento de mercado, como eventos de fornecedores ou questionários, às vezes podem ser menos úteis do que as informais: telefonemas, trocas de e-mail ou reuniões sobre tópicos específicos com fornecedores individuais.

** Você pode descobrir que obterá um relato mais franco da capacidade e restrições dos licitantes usando essa abordagem - principalmente se falar com as pessoas que realmente estarão envolvidas na entrega do contrato **

Desde que as mesmas informações sejam disponibilizadas a todos para garantir a igualdade de tratamento, nada impede os organismos públicos de fazer isso. Você pode descobrir que obtém um relato mais franco da capacidade e restrições dos licitantes usando esta abordagem - especialmente se você falar com as pessoas que realmente estarão envolvidas na entrega do contrato. O envolvimento do mercado não deve ser uma rua de mão única. Compartilhar informações detalhadas sobre suas necessidades e aspirações como órgão público é igualmente importante. Isso significa que você pode precisar escrever um blog ou artigo, usar a mídia social ou falar em eventos do setor sobre os desafios específicos que você enfrenta no setor público para divulgar a informação.

Restrições

Também é improvável que as propostas lhe dêem uma compreensão das restrições enfrentadas por uma determinada empresa ou consórcio. Em uma crise que atinge a sociedade, as empresas são mais abertas quanto às suas limitações financeiras, técnicas, logísticas e de recursos humanos. Fora dessa situação, esses detalhes costumam ser segredos bem guardados.

Como mostram os colapsos de grandes empresas de terceirização, como a Carillion, os compradores às vezes não estão cientes da séria pressão que uma empresa sofre - ou sentir-se incapaz de agir com base nessas informações. Então, como você tem uma noção real de se um licitante em potencial está sobrecarregado ou onde estão seus pontos fracos? Uma técnica que pode ser adaptada do mundo do desenvolvimento de software é planning poker, onde os fornecedores são convidados a estimar os recursos necessários para completar tarefas específicas que farão parte de um contrato.

Ao comparar as estimativas de diferentes empresas, você tem uma ideia realista dos custos e do tempo necessários - o que pode evitar a falta ou excesso de recursos em um contrato.

Motivações

Assim como as pessoas têm motivações diferentes para fazer as coisas, o mesmo se aplica às empresas. Para empresas que concorrem a contratos públicos, o ganho de reputação pode ser um fator chave, ou seja, ser capaz de incluí-lo em sua lista de clientes ou materiais promocionais. Em outros casos, a motivação será mais estritamente financeira.

Por trás das motivações corporativas estão muitas motivações individuais diferentes - e essas podem ser ainda mais influentes na determinação de quão bem um contrato será executado. Entender essas motivações deve fazer parte do engajamento do mercado, como foi descoberto por compradores que ficaram desapontados com fornecedores de máscaras ou equipamentos de emergência que responderam a melhores ofertas.

** O ideal é que você converse com várias pessoas do setor. As respostas deles podem surpreendê-lo **

Embora a confiança e a lealdade levem tempo para crescer, desde o início você pode construir uma imagem das estruturas de promoção e remuneração (incluindo bônus), bem como caminhos de carreira típicos no setor de onde você está comprando. O que as pessoas valorizam em seus empregos e por quanto tempo tendem a permanecer em uma função antes de seguir em frente? Isso vai variar dependendo se você está comprando serviços de limpeza, web design ou veículos. A pesquisa online pode ser um começo, mas o ideal é que você converse com várias pessoas do setor. As respostas deles podem surpreendê-lo - por exemplo, flexibilidade nos arranjos de trabalho e até mesmo a satisfação de estar envolvido em projetos significativos do setor público podem ser as principais motivações.

Ao aplicar algumas das lições aprendidas com as aquisições durante uma pandemia, os órgãos públicos podem se colocar em uma posição mais forte vis-a-vis suas cadeias de suprimentos e evitar a dependência excessiva de fornecedores únicos, falhas inesperadas de mercado e baixo desempenho. - Abby Semple

_ (Crédito da imagem: Unsplash) _