_ ** Este artigo foi escrito por Scott Seaward, Pesquisador de Usuários do UK Office for National Statistics (ONS). ** _

Dê uma olhada no diário de qualquer pessoa e tenho certeza que você descobrirá que uma grande porcentagem do tempo é ocupada com reuniões. Portanto, fazer o melhor uso desse tempo é muito importante. Recentemente, estive em uma chamada pelo Skype e todos os participantes, exceto o anfitrião, ligaram mais cedo. A primeira pergunta que todos fizeram foi "Sobre o que é esta reunião?" Instantaneamente, senti que não havia um motivo verdadeiro para aquela reunião e, no final das contas, me senti muito menos interessado em estar presente.

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Não precisamos perder nosso tempo assim e ter uma agenda não significa que você está sendo antiquado. A equipe “somos uma equipe legal ágil que tem stand ups” é ótima, mas como um organizador de reuniões e participante você ainda precisa um objetivo e uma compreensão clara do propósito - Por que estou aqui? O que vou aprender? Como posso ajudar? Estas são algumas das coisas típicas que passam pela minha mente nas reuniões junto com "O que há para o chá?"

** Evite hospedar uma reunião que deveria ter sido um e-mail **

O Liberating Structures pode ajudá-lo a responder a essas perguntas e tornar suas reuniões mais significativas. Mas eles não são modelos para uma reunião perfeita. Gosto de pensar neles como ferramentas para nos ajudar a chegar ao cerne do que estamos tentando alcançar.

Ter um objetivo e propósito claros para as reuniões é o ponto de partida. A melhor maneira de alcançar seus objetivos e propósitos desejados é onde as Estruturas Liberantes realmente ajudam; Existem 33 técnicas para fazer reuniões de forma diferenciada, compartilhadas gratuitamente em seu site, com algumas outras em “desenvolvimento”.

Neste artigo, gostaria de apresentar duas das Estruturas que eu e meus colegas do ONS consideramos mais úteis: [1/2/4 / Todos](http://www.liberatingstructures.com/1-1-2 -4-tudo /) e o quê, o quê, agora o quê.

** 1/2/4 / TODOS **

À primeira vista 1/2/4 / All parece tanto com o senso comum que é tentador pensar nisso como sendo quase muito básico para ser chamado de abordagem, mas é simples, mas profundo.

Eu organizei uma reunião com certas pessoas que escolhi / quero estar lá, ou fui convidado para uma reunião, então com certeza você quer outras opiniões? Mesmo que seja uma apresentação, com certeza eles gostariam do meu feedback? No entanto, muitas vezes não temos tempo para isso.

** É uma construção poderosa que ajuda a garantir que a pessoa mais barulhenta na sala não seja a única voz ouvida. À medida que a estrutura se desdobra, você vê as opiniões de outras pessoas ouvidas e que elas também têm ideias e pensamentos sobre nosso trabalho, e é por isso que todos somos convidados para esta reunião. **

1/2/4 / Tudo é um ...

Você não vai soar estranho. Quando você apresenta 1/2/4 / All para um grupo de pessoas, isso é aceito porque é a coisa certa a se fazer, e fornece um fórum capacitante no qual as pessoas podem se sentir confortáveis e incluídas - introvertidos e extrovertidos.

Então, por que essa estrutura de 12-15 minutos funciona? Este início de 1/2/4 / Tudo é uma maneira simples de proteger o tempo das pessoas para pensarem por conta própria sobre o assunto, o elemento de 1 minuto para 1 pessoa; então você os faz compartilhar com outro colega que está presente, a etapa de 2 minutos em pares; e então 4 minutos em grupos de quatros se tantas pessoas estiverem presentes, terminando com 5 minutos passados todos juntos, o que quase inevitavelmente leva a uma discussão de grupo aprimorada.

É uma construção poderosa que ajuda a garantir que a pessoa mais barulhenta na sala não seja a única voz ouvida. À medida que a estrutura se desdobra, você vê as opiniões de outras pessoas ouvidas e adivinhe, eles também têm ideias e pensamentos sobre o nosso trabalho e é por isso que todos somos convidados para esta reunião, com certeza. Ele desafia o poder sem atacá-lo diretamente.

1/2/4 / All é uma ótima maneira de reunir as opiniões e pensamentos das pessoas, mas também cria o consenso de que é assim que esta reunião será realizada, todos nós podemos falar e ter uma palavra a dizer, seremos respeitosos com os outros e compreenderemos nós todos têm voz nisso.

O que? E daí? O que agora?

Eu tenho um distintivo um pouco sarcástico, mas verdadeiro no meu cordão que diz "Acabei de participar de uma reunião que deveria ter sido um e-mail". Se formos honestos, tenho certeza de que todos nós já estivemos em uma reunião onde, enquanto as pessoas estão saindo pela porta, ocorre uma discussão abafada. “Qual foi o significado deste encontro? “Isso é uma hora que eu nunca vou voltar”. "O que eles querem dizer com fulano de tal?"

** Liberating Structures me salvou do cenário terrível em que 20 pessoas estavam sentadas ao redor de uma mesa por muito tempo e mal conseguiam lembrar o que a reunião discutiu uma semana depois. **

Certamente, algo que se tornou evidente à medida que todos trabalhamos remotamente é que os horários das reuniões estão sendo cumpridos de forma mais rigorosa. Aquelas “conversas de saída do corredor da reunião” tornaram-se “bem, tenho outra chamada, tchau”. Tendo um o quê? E daí? Agora o quê? (WWW) estrutura perto do final de uma reunião é uma ótima maneira de garantir que todos estejam claros sobre seus próximos passos e responsabilidades.

Tal como acontece com 1/2/4 / All, WWW intuitivamente faz sentido, ajudando sua equipe a desacelerar e refletir. Sobre o que conversamos, então o que isso significa, por que o que discutimos é importante e, por último, agora o que vamos fazer a respeito? Embora não seja ciência de foguetes, é uma estrutura a seguir para construir consenso, compreensão e propriedade do grupo sobre os resultados e os passos em frente. Garantir que os participantes compreenderam o que foi discutido, os impactos e a importância, e delinear as próximas etapas possíveis ajuda a impulsionar o progresso.

** Liberte sua reunião **

Liberating Structures me salvou do cenário terrível em que 20 pessoas estavam sentadas ao redor de uma mesa por muito tempo e mal conseguiam lembrar o que a reunião discutiu uma semana depois.

Aprender, experimentar e aplicar Estruturas Libertadoras tem movido a mim e minha equipe para reuniões centradas em “como podemos cumprir este objetivo” e caminhos claros e tangíveis para avançar, juntamente com ações até o final dele.

Como você pode fazer tudo isso, você pergunta? É realmente simples - eu literalmente vou para o site com objetivos e ações de encontro e os combino com as descrições das estruturas. Existe até um “[menu](http://static1.1.sqspcdn.com/static/f/1272828/22496726/1366388469600/LS+menu+V+2.2+4-19-13.pdf?token=8KPhsHJ7YDkmJ9WRIzSawCUlGqk % 3D) ”para ajudá-lo. Todo o material é gratuito sob a licença da creative commons; existe até um Manual da Comunidade de Estruturas de Libertação Virtual. Também estou envolvido em um grupo de usuários local em Cardiff, onde experimentamos estruturas juntos e trocamos experiências e recursos. Eu encorajaria você a encontrar seu próprio grupo local - ou iniciar um você mesmo. Eu prometo a você, você não vai se arrepender.

Aprender sobre novas estruturas é ótimo e ter espaço para praticá-las, em encontros regulares, é essencial. No entanto, vê-los trazendo benefícios em tempo real para as equipes é onde você obtém mais satisfação.

A realidade é que não sou um facilitador confiante o suficiente para fazer essas coisas com 50 pessoas e tentar. Eu construo minha confiança e compreensão do que a estrutura pode alcançar principalmente por meio do grupo de usuários. Há muita substância e pensamento em cada uma das estruturas. Você nem sempre percebe isso antes de praticá-los. Você aprende onde eles terão ou não um grande impacto.

Eu sei que isso pode parecer assustador. Mas eu te pergunto: qual é a alternativa? Ao ousar sugerir algo novo, você pode salvar você e seus colegas de uma vida inteira de reuniões ruins. — Scott Seaward

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(Crédito da imagem: Unsplash)

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