O tempo está voando, para nunca mais voltar. Veja como aproveitá-lo ao máximo

_ ** Este artigo foi escrito por Signe Hanson, analista de política sênior da Manitoba Justice. ** _

Como servidores públicos, o tempo é nosso recurso mais precioso e finito. É o fio que tece intrincadamente o tecido de nossos dias de trabalho juntos. E embora o tempo seja uma constante, sempre parece estar em falta. Você já se pegou imaginando o que poderia realizar, os problemas que poderia ajudar a resolver, as conexões com [comunidade](https://apolitical.co/en/solution_article/the-role-of-buy-in-for-community -saúde) que você poderia fazer, se tivesse um pouco mais de tempo?

Virgil disse isso melhor quando escreveu: “O tempo está voando, para nunca mais voltar”. Embora não possamos recuperar o tempo gasto ou perdido ainda (Stephen Hawking nunca descartou completamente a viagem no tempo, portanto, estou esperançoso), podemos escolher estar conscientes de como administraremos nosso tempo daqui para frente. Aqui estão três dicas para ajudá-lo a fazer exatamente isso.

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** Defina uma prioridade diária **

Comece cada dia identificando uma prioridade. Esta é uma tarefa importante que, aconteça o que acontecer, você garantirá que seja realizada.

Para selecionar sua prioridade estrategicamente com base na urgência, valor e tempo, pergunte a si mesmo algumas perguntas rápidas: Eu tenho algum prazo futuro? O que melhor apoiará meu projeto e equipe? O que posso realizar de forma realista hoje com base no meu calendário?

** O gerenciamento do tempo envolve tanto encontrar tempo para fazer tudo quanto é encontrar tempo para não fazer nada (relacionado ao trabalho) **

Reflita sobre quando você trabalha melhor e agende um horário ininterrupto para fazê-lo. Ao final da semana, você terá concluído pelo menos cinco prioridades estratégicas para avançar seu trabalho.

Trabalhando no serviço público, alguns dias pode parecer que tudo é uma prioridade. Por muito tempo, lutei com longas listas de tarefas que pareciam nunca ter fim. Quando uma tarefa era riscada, mais três eram adicionadas. Essa abordagem fez com que eu me sentisse incompleta, desconexa e oprimida. Eu estava me afogando em um paradoxo de prioridade criado por mim mesmo - quanto mais prioridades você tem, menos valioso e acessível cada prioridade individual se torna. Sem surpresa, essa abordagem não fez o melhor uso do meu tempo. Portanto, mudei meu sistema e nunca mais olhei para trás.

** Projete um quadro de tarefas **

Usando um quadro branco físico ou digital, crie um quadro de tarefas para ajudá-lo a se manter organizado e em dia com suas responsabilidades de trabalho. Desafie-se a ir além de uma lista de verificação tradicional para um espaço que o inspire a concluir seu trabalho com eficácia.

Encontrar o formato certo para sua placa exigirá tentativa e erro; é importante se dar permissão para explorar o que funciona e o que não funciona. Essa é a beleza dos quadros brancos - eles não são comprometedores e sempre podem voltar a ser uma tela em branco.

Projetar meu primeiro quadro de tarefas ajudou-me a me libertar da interminável lista de tarefas pendentes. Pegando emprestado da metodologia ágil, criei um quadro Kanban simplificado com três categorias: To Do, In Progress, Done. Eu uso notas adesivas para capturar informações importantes sobre cada tarefa, como o nome da tarefa, a data de vencimento, a quem era devido e com quem eu precisava colaborar para executá-la.


Meu quadro Kanban no início de junho de 2020

Trabalho em uma tarefa, movo fisicamente o post-it pelo quadro. Para mim, esse movimento físico parece uma representação simbólica de mover peças de projetos complexos para a frente. No final de cada semana, levo alguns minutos para revisar todas as tarefas na categoria concluída antes de limpá-las para configurar o quadro para a próxima semana. Eu também uso esse tempo para encontrar uma nova citação ou imagem para a parte inferior do meu quadro que vai me aterrar na semana seguinte.

Usei esse modelo por alguns anos, mas descobri que a coluna "Tarefas" estava lentamente voltando ao território interminável de listas de tarefas pendentes. Troquei esta coluna por uma versão modificada de uma Matriz de Eisenhower. A abordagem me permite capturar mais informações sobre a tarefa do que apenas o nome em si e mantém as tarefas organizadas de uma forma que me ajuda a ficar atento ao que é realmente importante. Meu quadro agora está mais dinâmico e torna ainda mais fácil identificar minha prioridade diária.

** Encontre tempo para ficar quieto **

A gestão do tempo consiste tanto em encontrar tempo para fazer tudo como em encontrar tempo para não fazer nada (relacionado com o trabalho). Reserve um tempo dedicado durante o dia para parar de trabalhar, encontrar tranquilidade e recarregar as baterias.

Isso será diferente para cada pessoa e provavelmente variará de dia para dia e com as estações do ano. Talvez seja um quebra-cabeça na sala de descanso, livros para colorir para adultos, meditação consciente, uma caminhada ao redor do quarteirão ou uma xícara de café com um amigo. A ideia é encontrar equilíbrio com ações deliberadas que compensem períodos intensos de produtividade.

No verão de 2019, tirei três semanas de folga do trabalho e viajei pela Ásia e Oceania. Em Cingapura, me deparei com uma pequena loja de presentes especializada em tudo que é sueco. Peguei um livro chamado "Lagom: (Nem muito pouco, nem muito) A Arte Sueca de Viver uma Vida Equilibrada e Feliz", de Niki Brantmark. Além de explicar as idiossincrasias de minha família e educação escandinavo-canadense, terminei o livro com uma revelação: precisava encontrar equilíbrio durante meu dia de trabalho.

Antes da minha viagem, eu estava trabalhando em um projeto acelerado e com prazo limitado. As pausas pareciam um luxo que eu não podia pagar. Raramente parava para almoçar e muitas vezes trabalhava até tarde. Quando voltei, estava no mesmo projeto, mas conscientemente construí um tempo ao longo do dia para pressionar a pausa e encontrar a quietude. Tenho “Lagom” programado em minha agenda para 15 minutos duas vezes ao dia, paro para almoçar e termino meu dia em um horário razoável. Encontrar tempo para ser ainda teve o mesmo, senão maior, impacto em melhorar minha produtividade, assim como definir uma prioridade diária e projetar um quadro de tarefas.

Sim, o tempo está voando, para nunca mais voltar. No entanto, podemos garantir que nosso voo corra bem, escolhendo conscientemente como administramos nosso tempo. - Signe Hanson

(Crédito da imagem: Unsplash)