_ ** Este artigo foi escrito por [Stacia Copple](mailto: stacia@curshaw.com) e [Harry Webb](mailto: harry@curshaw.com), especialistas em compras digitais e ágeis em [Curshaw](https: //www.curshaw.com/), uma consultoria de compras digitais. ** _

Aprendemos na “Escola de Procurement” que engajamento de mercado é importante, mas realmente o fazemos certo ?

Tradicionalmente, nós, pessoal de compras, nos comunicamos com o mercado quando precisamos de algo - isso geralmente é feito por meio de um anúncio. Há pouca comunicação bidirecional com nossos fornecedores em potencial.

Solicitamos aos interessados o preenchimento de formulários em “portais de eTendering”. Raramente visitamos um fornecedor potencial para entender como seus produtos e serviços podem nos ajudar.

Freqüentemente, dizemos ao mercado nossas futuras intenções e como planejamos projetar a solução. Há pouco apreço por novas ideias e inovação.

É uma abordagem muito tática e reativa que ignora o objetivo principal - desenvolver relacionamentos e uma compreensão de como os serviços podem ser fornecidos nas condições comerciais certas para atender às necessidades do usuário.

Achamos que os profissionais de compras podem fazer mais.

O mercado precisa de pessoas de compras tanto quanto as mesmas pessoas de compras precisam do mercado de suprimentos. É uma conversa simples de oferta e demanda. Ao escrever isto, esperamos que você pense sobre essa dinâmica e indique como essas vantagens podem ser incorporadas à sua estratégia de engajamento de mercado como uma nova oportunidade de sucesso comercial.

** 1 . Publique sua documentação e publique-a regularmente **

Isso é realmente útil, especialmente se o documento provavelmente for contratual. Ajuda as partes interessadas a entender o que você pode precisar delas no futuro. Feito corretamente, não violará a confidencialidade ou sensibilidade comercial.

Se as informações mudarem em um documento, forneça uma versão atualizada o mais rápido possível. Não deixe o mercado esperando - isso apenas os manterá em dúvida. Você realmente deseja que um futuro fornecedor forneça informações com base em suposições?

Seja claro: use uma abordagem estruturada e forneça contexto para seus próximos projetos - pense em seu caso de negócio e inclua possíveis dificuldades. Você pode usar blogs ou publicações nas redes sociais para fornecer mais informações sobre os objetivos da sua organização.

Seja informativo: informe a indústria quando você planeja lançar a atividade de aquisição, como o contrato pode parecer e quais são os conteúdos que provavelmente serão - se você não puder publicar o contrato completo, forneça um resumo executivo. A abertura aumentará a concorrência e incentivará as PME a participar.

** Conclusão importante: Essa abordagem também ajuda a preparar seus serviços para o futuro, permitindo que os fornecedores em potencial vejam o que você fez no passado e o que está fazendo no presente. As informações históricas realmente ajudam os fornecedores a entender suas necessidades. **

** 2 . Um ciclo constante de feedback do mercado é crucial **

O mais importante é ter um ciclo de feedback aberto e fácil de usar. Seu ciclo de feedback deve abranger:

  • O que você está tentando fazer

  • Como você vai interagir com o mercado (online ou pessoalmente)

  • Como você coleta e registra o feedback do mercado

  • Como você traz seus aprendizados de volta ao seu projeto (considerando o tempo)

  • Como você pode compartilhar isso

Você deve repetir isso. Isso permite o desenvolvimento e iterações de documentos. Também dá a você a oportunidade de considerar:

  • A nossa abordagem está correta?

  • Temos tempo suficiente?

  • Existem start-ups no horizonte?

  • Existe um novo mercado para alguma coisa?

  • Quais são as restrições de queima no mercado?

** Conclusão importante: mude de pensar em mensagens de mercado unilaterais para engajamento da indústria de duas vias - é necessário ouvir mais os fornecedores. **

** 3 . Organize eventos de engajamento **

O método mais produtivo para o envolvimento sustentável no mercado é realizar um evento onde fornecedores e colaboradores em potencial possam compartilhar ideias, desenvolver relacionamentos de cooperação e trabalhar nas questões em ritmo acelerado.

No entanto, os aspectos práticos disso às vezes não são possíveis. Queríamos compartilhar com vocês alguns conselhos práticos sobre como realizar um evento de noivado.

Claro, você precisa estar atento à confidencialidade e à sensibilidade comercial, mas, em nossa experiência, quanto mais isso puder ser compartilhado, melhor será o resultado. A alternativa é pedir propostas de qualidade com base em informações limitadas - você realmente acredita que receberá uma?

Então, como você realiza um evento de engajamento de mercado de sucesso? Abaixo está um guia passo a passo com nossas / minhas dicas principais.

** Etapa 1: verifique seu público **

Pergunte a si mesmo: quem você deseja no seu evento e por quê?

Use todas as ferramentas e tecnologias (compatíveis) à sua disposição para melhor atingir seu objetivo: desde formas de publicidade até webinars. Descreva com quem você gostaria de se envolver por meio de uma “Manifestação de interesse”, à qual os fornecedores podem responder.

O "ciclo de feedback" de engajamento de mercado começa na Etapa 2 e continua nas Etapas 4, 5 e 8. Como você pode ver, não é uma discussão, é contínua. Ele conduz uma abordagem de parceria, um método de colaboração que continua no gerenciamento de contratos. O que isso também dá a você e a outros é evidência e, mais importante, GARANTIA de sua tomada de decisão.

Você precisa apenas de participantes do mercado ou precisa de conselhos da indústria?

** Conclusão importante: considere a economia e a eficiência do seu evento em escala com os requisitos do seu projeto. **

** Etapa 2: Anuncie seu evento. **

Agora que você conhece seu público, quer uma boa participação para o seu evento.

A publicidade dá aos participantes em potencial tempo para considerar se sua participação é útil para eles. Isso permite que eles planejem sua própria logística e considerem as despesas financeiras necessárias (especialmente importante para as PMEs).

Pense em seus canais de comunicação - e como na Parte 1, "Seja claro" e "Seja informativo" com a abordagem que você está adotando, o processo que seguirá, etc. O ciclo de feedback deve começar nesta fase para garantir que as partes interessadas possam contribuir para a próxima iteração de documentos.

** Conclusão importante: considere um endereço de e-mail ou caixa de correio de grupo separada para isso e garanta que seja monitorado. **

** Etapa 3: compartilhe informações antes do evento. **

Você precisa pensar sobre quais informações você pode compartilhar abertamente antes do evento.

Isso pode estar no seu anúncio ou em outro lugar. Achamos que o melhor lugar para seu “engajamento suave” inicial é em um blog em formato aberto e de alcance mais amplo. Esta é a vitrine do encarregado das compras. Deve ser gratuito e fácil de navegar pelos fornecedores em potencial.

Dê tempo suficiente para que as partes interessadas (pessoas) leiam isso antes do evento. Faça o que fizer, certifique-se de colocar a palavra “DRAFT” em todos os lugares. Cubra-se.

** Conclusão importante: considere promover e publicar usando as mídias sociais. **

** Etapa 4: período de perguntas antes do evento. **

Peça aos fornecedores para enviar perguntas antes da etapa 5 (realizar um evento preliminar)

Considere o uso de uma abordagem estruturada com um questionário online ou fórum interativo.

Você poderia usar a tecnologia para agrupar e transmitir todas as perguntas em um só lugar, em vez de usar e-mail e planilhas?

Compartilhe e discuta as perguntas com seu grupo de trabalho interno e com os participantes antes do evento (isso pode ser feito por meio do blog).

** Etapa 5: Realize um evento preliminar. **

Este estilo informativo permite que você compartilhe as idéias, documentos e orientações que você criou até agora. Este evento destina-se a fornecedores em potencial para ver e ouvir sobre suas necessidades e o trabalho que você fez (até o momento) em relação ao que é necessário da indústria.

Esta é uma oportunidade de conversar sobre o problema a ser resolvido. Há alguns anos, era prática comum realizar esses eventos com pessoas presentes. No entanto, o trabalho remoto e as mudanças impostas à tecnologia de práticas de trabalho devem ser considerados primeiro.

** Tornar o envolvimento com o mercado o mais aberto possível tornará as compras melhores **

Se você prevê uma grande participação de fornecedores, um software específico de webinar pode ser mais adequado para gerenciar o evento (silenciamento automático, registro, anonimato do fornecedor e apresentação de documentos visuais). Zoom ou Webex são serviços de software eficazes para grandes webinars.

Reserve 20-25 minutos para articular o projeto. Explique sua abordagem atual e prazos para o projeto. Em seguida, permita perguntas. Usar a função de caixa de bate-papo no software que você está usando é útil para capturar tudo o que está sendo solicitado.

Limite o evento a um máximo de duas horas e permita uma pausa de conforto.

** Conclusão importante: tenha um host, apresentador e anotador como parte de sua equipe interna. Isso ajudará a gerenciar os participantes da chamada e a capturar todas as perguntas e respostas. **

** Etapa 6: atualize as informações das perguntas do evento. **

Reúna os dados e atualize sua estratégia para refletir suas descobertas. Esta pode ser uma oportunidade de feedback para as partes interessadas internas e ajustar os casos de negócios ou buscar aprovação.

** Conclusão importante: lembre-se de ser aberto com o que você descobriu. **

** Etapa 7. Facilite um evento formal. **

Use “mesas redondas” para pedir conselhos ao mercado sobre os principais aspectos do projeto (por exemplo, sua abordagem e prazos).

Áreas-chave:

  • precisa

  • requerimentos técnicos

  • desenvolvimento

  • ciclo de vida de entrega

  • comercial

  • jurídico

  • documentos do concurso

** Conclusão importante: leve em consideração se o espaço físico for limitado, não há problema em restringir uma organização a ter apenas dois representantes. **

** Etapa 8: Estratégia final e feedback **

Foco na transparência; envie aos participantes de engajamento de mercado um documento com sua estratégia de aquisição atualizada. Você pode criar um blog atualizado para articular isso.

** Conclusão importante: deixe claro o que você está fazendo daqui para frente e por quê, forneça datas indicativas aos fornecedores. **

Para concluir

Tornar o envolvimento do mercado o mais aberto possível tornará as compras melhores. O engajamento estratégico com o seu mercado reduzirá o risco e permitirá que você elimine problemas potenciais de antemão.

Em última análise, um bom envolvimento com o mercado irá melhorar todas as áreas do seu projeto; estratégia, abordagem, requisitos e valor para o dinheiro.

Curshaw ajuda as organizações a transformar a maneira como fornecem serviços comerciais usando formas ágeis de trabalhar para atender às necessidades dos usuários de serviços em todo o ciclo de vida comercial - da aquisição ao vencimento do contrato, até a recompra. - Stacia Copple e Harry Webb

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_ (Crédito da imagem: Unsplash) _

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