O que é toda a confusão sobre estruturas libertadoras?

** Este artigo foi escrito por Alexis Pala, Pesquisador Associado do Y Lab, o laboratório de inovação de serviços públicos do País de Gales, com contribuições de servidores públicos e profissionais (consulte os agradecimentos no final do artigo). **

** Este artigo também aparece no Microcurso de reuniões melhores do Apolitical. **

Por que você está lendo esta peça?

Provavelmente porque você, como muitos outros servidores públicos, reconhece que ouvimos apenas uma fração das pessoas na maioria das reuniões. Como Karen Bradley, Consultora Principal do NHS da Unidade de Estratégia explica, Liberating Structures "cria um antídoto para a visão da pessoa mais bem paga sendo a única na sala" .

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Este artigo foi elaborado para desmistificar o jargão por trás dessas 33 técnicas (aprovadas) de "Estruturas Liberadoras" fáceis de usar que ajudam as pessoas a obter melhores resultados de [reuniões](https://apolitical.co/en/solution_article/the-public -servants-guide-to-better-meeting). Essas estruturas são totalmente gratuitas para usar, aplicar e aprender mais (clique aqui).

Mas o que eles fazem?

Liberating Structures fornece maneiras alternativas de trabalhar em conjunto, interrompendo os estilos de reunião usuais, que muitas vezes são ineficientes, áridos e amplamente performativos no setor público.

Cada técnica desafia o status quo de maneiras sutis, respeitosas e mutuamente benéficas para convidar novas perspectivas, conexões e caminhos a seguir. As instruções que acompanham cada estrutura fornecem um modelo para desacelerar, ir mais fundo e criar espaço para reflexão e escuta, que geralmente é esquecido até que surja um problema.

Estruturas libertadoras impactaram pessoas em muitos setores e disciplinas. Os treinadores ágeis os usam, os professores os integram à sala de aula, os funcionários públicos em todo o mundo os praticam e alguns no setor de saúde os adotaram para enfrentar os desafios do atendimento integrado. A lista continua. Mas por que? O que há de tão bom neles? Como eles se adaptam a tantos contextos?

O quê: a anatomia que faz uma estrutura libertadora

A maneira mais simples de entender o objetivo final de uma única Estrutura Libertadora é examinar o gráfico abaixo.

“Libertar” está focado em explorar a inteligência coletiva na sala - engajar muitos em vez de poucos. “Estrutura” está focada em passar de formatos de encontro que limitam o compartilhamento de ideias / próximos passos para formatos que criam espaço para a diversidade e a fertilização cruzada de ideias.

Apresentações, atualizações de status, discussões abertas, sessões de brainstorming e discussões moderadas (como painéis) são o que a comunidade Liberating Structures chama de “Big 5” - as formas típicas que escolhemos para estruturar como as pessoas se envolvem, trocam e aprendem. Embora sejam úteis em certas circunstâncias, em última análise, todos eles limitam a participação, o que pode sufocar a criatividade, nos manter presos a maus hábitos e ignorar oportunidades de crescimento. Liberating Structures expande seu kit de ferramentas e fornece formatos alternativos.

As instruções que constituem o DNA de cada Estrutura Libertadora são divididas em seções que chamamos de “elementos de design”. Cada um dos seis elementos de design descritos a seguir são ingredientes essenciais para envolver as pessoas. Em última análise, você não pode forçar as pessoas a participarem. Em vez disso, concentre sua energia em criar as condições certas para a participação deles, contemplando os seis elementos a seguir.

A pergunta que você faz e como você faz isso importa ... muito

Em Estruturas Libertadoras, chamamos a sugestão ou pergunta feita ao grupo de “convite” porque pode intrigar as pessoas, convidando-as a compartilhar, ou pode fazer o contrário. Se um aviso for confuso, mal formulado ou considerado descuidadamente, ele pode atrapalhar uma reunião parcial ou totalmente, ou ainda pior, desligar o interesse das pessoas.

Configuração, quão íntimos ou grandes os grupos / engajamentos devem ser?

Simplesmente, o número de pessoas trabalhando em uma tarefa afetará o resultado.

Existe um equilíbrio delicado entre o tempo e as pessoas que precisa ser considerado ao colocar as pessoas em grupos. Os números influenciam coisas como a intimidade ou a profundidade do que é compartilhado e quanto tempo as pessoas têm para compartilhar. Quanto mais pessoas você apresentar a um grupo, menos tempo os outros terão para falar. Dez minutos são realmente suficientes para dez pessoas trabalharem juntas na tarefa em questão? Ou é melhor dividi-los em dois grupos de cinco pessoas? Como sua plataforma ou espaço de reunião afeta a (re) configuração do grupo?

Pense em como as pessoas participarão

A configuração e a participação andam de mãos dadas. Participação é pensar em quando e como a participação é distribuída.

O tamanho não significa necessariamente que participamos menos, mas afeta a forma como nos envolvemos e como as pessoas podem se sentir confortáveis para falar. Se você visse Bill Gates falando, a probabilidade de você fazer uma pergunta a ele provavelmente diminuiria quanto maior o público se tornasse. Grandes configurações são mais ou menos assustadoras para alguns. Mas você pode dividir uma grande audiência e reconfigurar em grupos menores para distribuir essa participação na geração de perguntas para o Sr. Gates.

** Por meio das Estruturas Liberadoras, você aprende a estar no comando, não no controle **

Por configurações de camadas (tamanhos de grupos diferentes), você constrói a participação. Um exemplo é o uso de uma estrutura básica chamada 1/2/4 / All, que aloca tempo para autorreflexão, então falando em pares, depois em quatro para finalmente indicar sua pergunta principal ao grupo. Isso oferece uma oportunidade para que as pessoas combinem, abandonem e / ou aprimorem suas perguntas.

Como você pode organizar um espaço? Como as pessoas irão interagir com esse espaço?

A teoria da negociação fala muito sobre a psicologia e o poder do espaço e como isso influencia, consciente e inconscientemente, a maneira como as pessoas pensam e se envolvem. Por exemplo, se colocar as partes em lados opostos da mesa, em vez de em um círculo, ou misturar equipes para que interajam entre si e não com seus próprios colegas.

Com um workshop, pode ser mais prático, pensando no número de mesas e como elas podem ser espaçadas para que os grupos não tenham que gritar uns com os outros. No entanto, a pergunta nos convida a fazer perguntas como: As tabelas são mesmo necessárias? As cadeiras precisam ser dispostas em estilo teatro? O assento deve ser flexível? Para reuniões virtuais, é pensar por meio de perguntas como Qual é o melhor fluxo de eventos? Devo colocar as pessoas em salas de descanso / grupos mais cedo? Como podemos criar um espaço de suporte técnico para conectar os participantes com o suporte com calma?

O tempo é importante

Às vezes, precisamos de limites de tempo para concentrar nossa atenção. Os horários podem ser uma maneira útil de escapar de uma discussão ruim ou de fazer com que um grupo pare de reclamar.

Às vezes, as Estruturas Liberadoras podem fazer os participantes sentirem que estão sendo movidos muito rapidamente, mas é por uma razão. Pequenos atos e discussões dinâmicas podem nos ajudar a avançar juntos, em vez de congelar o progresso tentando ferver o oceano. Você sempre pode testar e continuar refinando o que surge, mas talvez isso seja para outra reunião.

Os horários também podem ajudar a promover o compartilhamento de todos. Por exemplo, em Conversation Cafe, as rodadas duram cinco minutos e cada grupo consiste em cinco pessoas. Se alguém decidir falar por mais de um minuto, isso claramente prejudica a capacidade de outras pessoas de compartilhar.

Os materiais são extremamente importantes. As ferramentas nos ajudam a comunicar, ouvir e participar com clareza

Para workshops presenciais, isso pode significar fornecer às pessoas materiais simples, como caneta e papel, ou visualizar etapas por meio de vídeos, gráficos ou marcadores. Um exemplo favorito, simples, mas de alto impacto, é o [vídeo de 18 segundos] do funcionário público do Reino Unido James Cattell (https://medium.com/@jaCattell/what-i-learnt-from-running-pitching-at-oneteamgovglobal-53fd0fb8167b ) mostrando como preencher corretamente um scorecard, o que eliminou a taxa de erro usual.

** Deixe que a Estrutura o liberte e siga o fluxo. Se você tiver dúvidas ou não tiver certeza de como fazer seus colegas tentarem algo novo, entre em contato **

Praticamente, isso pode significar combinar sua reunião com outras opções digitais, como polling, levantamentos Mentimeter, usando plataformas como o GSuite (GoogleDocs / Sheets / Slide) Miro e MetroRetro, para que as pessoas possam trabalhar juntas remotamente. Apenas certifique-se de perguntar à sua equipe com a qual eles se sentem mais confortáveis, para que a plataforma seja um facilitador, ao invés de uma barreira.

E daí: que valor isso cria e por que isso importa?

Por meio das Estruturas Libertadoras, você aprende a estar no comando, não no controle.

Em vez disso, o controle é distribuído - você se transforma em um fulcro, equilibrando o engajamento para deixar espaço para crescimento, novas conexões, vozes diversas e motivação intrínseca (veja o gráfico abaixo). A melhor parte é que, embora possam parecer assustadores, eles são intencionalmente projetados para serem fáceis de usar por quase qualquer pessoa, independentemente da experiência.

O envolvimento e como as pessoas se sentem depois fala por si. Sem compartilhar o propósito, os princípios ou o uso das Estruturas Libertadoras em um recente engajamento com funcionários públicos, eles disseram: “dá a todos uma oportunidade de contribuir com mais facilidade” e que “gostaram muito de como isso deu a todos uma voz igual” Outros disseram que “ gostei de ouvir onde os outros estavam com sua experiência ”e que o processo parecia“ capturar inovação em tempo real ”. Um participante disse que entregou “a coisa mais próxima que já tive de uma reunião virtual real”.

E agora: que valor isso cria e por que isso importa?

A melhor maneira de realmente entender "por que" e "como" você deve usar as Estruturas Libertadoras é experimentando-as. No próximo artigo, Scott Seaward, um funcionário público do Reino Unido, explica como ele usa duas das estruturas mais populares e dá algumas dicas para ajudá-lo a começar.

Spoiler: você acabou de experimentar What, So What, Now What - O quê (fatos / dados), então (análise / interpretações / significado), agora o que (ações, conclusões).

Apenas se jogue na arena - riff, remixar e juntar as estruturas como achar melhor.

Primeiro, experimente-os em espaços seguros, como internamente em reuniões de equipe ou com amigos importantes, antes de implementá-los em uma situação de risco mais alto ou com um número maior. Apenas confie que há algo caótico no processo. Você pode achar que não está funcionando ou indo bem, mas não se preocupe, todos nós já passamos por isso.

Deixe que a Estrutura o liberte e siga o fluxo. Se você tiver dúvidas ou não tiver certeza de como fazer seus colegas tentarem algo novo, entre em contato. Há um número crescente de pessoas familiarizadas com Liberating Structures, então conecte-se via Twitter, junte-se a um grupo de usuários (o grupo de usuários do Reino Unido organiza encontros virtuais mensais com participantes globais), adicione-se ao canal do Slack ou, se preferir explorar sozinho primeiro, pode baixar o aplicativo gratuito ou pedir [o livro](https://www.amazon.co.uk/Surprising-Power-Liberating-Structures-Innovation/dp/0615975305/ref=sr_1_1?crid=1QJIWLX9KUGQY&dchild=1&keywords=liberating+structures&qid=1599479872&sprefating%1&sprefix2&sprefix=1599479872&sprefix2Caps2 = 8-1).

Sério, nós não mordemos e somos extremamente apoiadores, muitas vezes praticando juntos e compartilhando nosso tempo e experiência generosamente.

Obrigado a todos que contribuíram com seus pensamentos, contribuições e ideias para esta peça:

• David Heath, desenvolvedor-chefe do Government Digital Service (GDS) do Reino Unido
• Leah Lockhart, designer freelance e coordenadora do nó escocês da Design Justice Network
• Dan Harley, Gerente de Avaliação e Melhoria da Qualidade, NHS Scotland
• Karen Bradley, a Unidade de Estratégia, NHS Midlands e Lancashire

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(Crédito da imagem: Unsplash)