_ ** Este artigo foi escrito por Oscar Hernández, Gerente do Programa para a América Latina na Open Contracting Partnership. ** _

O que antes era o maior centro de distribuição de alimentos de Santiago, o mercado Vega Poniente, no distrito sudoeste da capital do Chile, é hoje um local menor e especializado que vende ervas e produtos frescos de todo o país.

Embora não seja tão movimentado como antes, o bairro ao redor ainda abriga dezenas de armazéns com lojas de produtos perecíveis. Todos os dias, os vendedores que transportam mercadorias para suas lojas deixam cair folhas, galhos, ervas daninhas e todo tipo de lixo orgânico pelo caminho - um risco de saneamento para toda a cidade.

Visto que a limpeza da área requer vários serviços especiais (coleta de lixo, varrição, espanar e lavar as ruas), o município tradicionalmente conta com o setor privado para realizar o trabalho.

Em 2016, Santiago enfrentou um triplo desafio que se acumulou ao longo dos anos anteriores: o custo de seus contratos de saneamento e manutenção urbana aumentou notavelmente, a qualidade dos serviços prestados se deteriorou e as restrições fiscais tornaram-se mais rígidas.

O aumento nos custos foi impulsionado por uma combinação de custos trabalhistas mais altos, uma população transitória mais alta e custos ocultos persistentes de fazer negócios com o município.

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O que é contratação aberta?

Santiago teve a oportunidade de abordar essas questões em 2017, quando seus principais contratos de saneamento urbano e manutenção de parques foram renovados.

Para melhorar a prestação de serviços e, ao mesmo tempo, manter os custos controlados, o município decidiu revisar suas [aquisições](https://apolitical.co/solution_article/you-dont-need-a-black-belt-in-procurement-to-follow- melhor prática /) processo. Em particular, procurou mudar sua abordagem para redação de solicitação e [práticas de gestão de contratos](https: //govlab. hks.harvard.edu/santiago-chile-parks-maintenance-contract-management) para alinhar os incentivos dos contratados às necessidades dos cidadãos e às prioridades das políticas.

O município aplicou uma estratégia de reforma de práticas recomendadas que é útil para qualquer governo que deseja se livrar de uma cultura de conformidade e garantir que seus contratos alcancem os resultados desejados.

Da merenda escolar à defesa nacional, a eficácia do setor público depende de processos de compras justos, eficientes e responsivos. Essas aspirações devem ser incorporadas aos processos de aquisição desde o início.

Aqui, vou oferecer algumas dicas para colocar em prática estratégias de aquisição concretas e orientadas para resultados, com foco em duas abordagens que ajudam a impulsionar o desempenho e melhorar a prestação de serviços: [contratação] orientada para resultados (https://apolitical.co/solution_article/super -power-procurement-four-way-open-contracting-is-making-cities-smart /) e contratos abertos.

A abordagem de contratação baseada em resultados é um conjunto de estratégias desenvolvidas pelo [Laboratório de desempenho governamental da Harvard Kennedy School](https: //govlab. hks.harvard.edu/) para melhorar a prestação de serviços, alinhando os gastos contratados com as necessidades e prioridades dos governos.

Open contracting promove a transparência, incentivando os governos a publicar dados de contratação abertos, acessíveis e oportunos e usá-los para impulsionar o desempenho, resolver problemas de política e melhorar serviço de entrega.

“A contratação aberta promove a transparência ao encorajar os governos a publicar dados de contratação abertos, acessíveis e oportunos e usá-los para impulsionar o desempenho, resolver problemas de política e melhorar a prestação de serviços”

A contratação aberta também envolve várias partes interessadas, dentro e fora do governo, para identificar e corrigir problemas ao longo do ciclo de aquisições.

Fugindo do status quo

O que essas abordagens têm em comum é a confiança nos sistemas de aquisição que produzem evidências mensuráveis do que funciona e das práticas de gestão que respondem ao feedback das partes interessadas.

O que isso parece na prática? A contratação com foco em resultados começa com a identificação de metas e resultados desejados. Os documentos de solicitação são então centrados em objetivos.

Isso sinaliza para a comunidade de fornecedores o que é mais importante sobre a aquisição. Também garante que a contratação resultante seja estruturada para realizar as prioridades do governo.

Em seguida, os contratos são estruturados para incentivar a inovação, equilibrando os requisitos "essenciais" com flexibilidade para que os fornecedores atendam às metas de aquisição. O segredo é criar incentivos para que os fornecedores executem o contrato com qualidade.

Finalmente, durante a fase de gestão do contrato, o comprador trabalha em estreita colaboração com os contratados para monitorar o progresso e detectar e resolver problemas em tempo real. Isso envolve o desenvolvimento de ferramentas para rastrear a implementação, ao mesmo tempo em que estabelece mecanismos para se comunicar regularmente com os contratados para entender suas necessidades e se ajustar de acordo.

As reformas para melhorar os resultados dos contratos muitas vezes enfrentam vários obstáculos e, infelizmente, a consequência é muitas vezes que o status quo é mantido ao longo do ciclo de aquisições, sufocando a inovação. Estratégias baseadas em evidências e parcerias têm demonstrado ajudar a superar a inércia.

1 . Como planejar melhor as aquisições

Então, qual é o lugar certo para começar? Os processos de aquisição eficazes começam com a definição do problema que você está tentando resolver, o que significa explicar a lacuna entre onde você está agora e onde deseja estar (os resultados desejados).

Muitas vezes, novos contratos são emitidos e contratos anteriores renovados sem avaliar o que funcionou bem no passado e definir as prioridades atuais.

Antes de redigir qualquer documento de solicitação, os governos devem envolver os prestadores de serviços, usuários finais e grupos comunitários relevantes para coletar feedback e compreender suas necessidades.

Em Santiago, para entender o que poderia ser melhorado em seus contratos de saneamento, o município estabeleceu um grupo de trabalho multifuncional encarregado de analisar o desempenho anterior e avaliar criticamente os requisitos do contrato.

Ao analisar dados de contratação de serviços semelhantes de municípios vizinhos, bem como entrevistar fornecedores e serviços de inspeção, a equipe descobriu problemas que aumentam os custos do contrato e limitam a qualidade na prestação de serviços.

Os serviços de inspeção municipal frequentemente discutiam com os empreiteiros sobre especificações menores do contrato, incluindo a marca do agente de limpeza usado, o tamanho dos recipientes de lixo ou a idade do equipamento do empreiteiro.

No entanto, as penalidades não se traduziram em melhores padrões de limpeza, pois os prestadores de serviços - antecipando-se às multas - simplesmente inflaram o preço de sua oferta. Essa frustração aumentou entre os serviços de inspeção municipais, que se sentiam impotentes para garantir o cumprimento. Os novos contratos precisavam de padrões de serviço mais claros e melhores mecanismos de responsabilização.

O estágio de planejamento de aquisições também oferece uma oportunidade única de capturar e promover as prioridades da comunidade nas próximas solicitações. Para usar outro exemplo, a cidade de Filadélfia, com o apoio da Sunlight Foundation e da Open Contracting Partnership, [implementou políticas de “boa comida” na compra de alimentos para populações vulneráveis](https://sunlightfoundation.com/2019/07/ 31 / feed-philadelphia-open-contracting-reform-for-best-food-options-for-resident /).

A cidade envolveu beneficiários finais, funcionários da linha de frente e funcionários municipais para entender como comprar alimentos nutritivos, provenientes da economia local e usando práticas de trabalho justas, ao mesmo tempo que proporcionava melhor acesso e melhor qualidade de alimentos às pessoas alojadas em suas prisões e centros de justiça juvenil , bem como às crianças participantes dos programas de verão da cidade.

Por meio desse processo de consulta, a cidade descobriu como obedecer às regras do licitante mais baixo limitava a capacidade dos compradores de garantir alimentos de qualidade consistente. Além disso, um processo de pedido complicado gerou desafios para garantir a disponibilidade contínua de produtos frescos. O pessoal da cozinha lutou com processos de entrega inconsistentes, o que por sua vez afetou a qualidade dos produtos fornecidos aos beneficiários finais.

Os empreiteiros não tinham incentivos para responder aos problemas de entrega ou qualidade de alimentos. As melhorias na prestação de serviços exigiam mecanismos que avan- çavam o gerenciamento da qualidade e o feedback.

2 . Identifique parcerias e objetivos

Identificar claramente os objetivos e os resultados em um contrato é o primeiro passo para a criação de parcerias eficazes em torno do cumprimento desses objetivos, ao mesmo tempo em que possibilita a prestação de contas.

Colocar as metas de aquisição na frente e no centro no documento de solicitação permite definir o escopo do trabalho necessário, estruturar o contrato para realizar essas metas e sinalizar as prioridades do governo para fornecedores e membros da comunidade. Como tal, ele alinha os incentivos entre as partes interessadas relevantes desde o início do processo de solicitação.

Focar nos resultados é uma tática eficaz para eliminar requisitos desnecessários que limitam a concorrência e aumentam os preços. Santiago conseguiu gerar economia de 24% do valor total do contrato em seus contratos de manutenção de parques removendo especificações de contratos onerosos e fornecendo flexibilidade operacional.

As solicitações são posicionadas de maneira única para atender às necessidades das populações-alvo.

Usando a opinião de sua equipe e da comunidade de fornecedores, a cidade de Filadélfia desenvolveu uma solicitação de propostas (RFP) de melhor valor, com o objetivo de selecionar fornecedores capazes de entregar alimentos frescos de alta qualidade e ter um atendimento ao cliente responsivo, em vez de se concentrar apenas no preço .

A RFP permitiu que a equipe da linha de frente informasse continuamente a qualidade e o valor dos alimentos fornecidos e compartilhasse suas percepções com os tomadores de decisão.

3 . Rastreie o desempenho e habilite loops de feedback

O estabelecimento de indicadores-chave de desempenho para rastrear o progresso em direção às metas permite um relacionamento colaborativo durante a implementação do contrato.

As informações coletadas devem ser analisadas e compartilhadas com os contratados para melhorar continuamente a entrega dos serviços.

Uma abordagem - gerenciamento de contrato ativo - pode permitir que você faça isso por meio de reuniões de desempenho de alta frequência com fornecedores. O foco é superar relações contratuais adversas, identificando tendências e boas práticas, e enfrentar quaisquer desafios que surjam em tempo real.

Pela primeira vez na história do departamento de saneamento, a nova RFP da Vega Poniente de Santiago introduziu métricas de resultado objetivas e requisitos de relatórios de contratados. Para aumentar a responsabilidade, as novas especificações incluíram tecnologia de sensoriamento remoto e pagamentos vinculados ao desempenho do contratado.

Em um esforço para coletar feedback dos usuários finais, os conselhos da comunidade local compartilharam suas opiniões sobre a qualidade do serviço anualmente.

“Reformar a gestão de contratos muitas vezes significa gerar mudanças comportamentais”

A reforma da gestão de contratos muitas vezes significa gerar mudanças comportamentais.

Depois de simplificar os requisitos do contrato, os inspetores de parques de Santiago continuaram monitorando as atividades em vez de gerenciar os resultados.

Para alterar as práticas de implementação do contrato, o município desenvolveu um formulário de inspeção eletrônica com foco em indicadores de desempenho objetivos e quantificáveis (limpeza, qualidade da grama, irrigação, acessibilidade e mobiliário de exterior). O preenchimento de um questionário simples permitiu que a inspeção se concentrasse nas principais áreas de desempenho.

O departamento também reformou as rotinas de inspeção para coletar dados significativos sobre a prestação de serviços. Os fornecedores frequentemente negligenciavam áreas verdes com menos supervisão oficial. A nova rotina consistia em uma pesquisa diária de alto nível de todos os 520 acres cobertos por vários contratos e uma revisão detalhada de todas as áreas semanalmente. Isso permitiu ao departamento analisar a entrega do serviço por zona ao longo do tempo.

4 . Incorporar e sustentar a reforma

Os sistemas de aquisição devem ser projetados para atingir as prioridades políticas mais amplas de uma jurisdição. Isso significa estabelecer práticas organizacionais e estruturas de gestão para estabelecer e acompanhar as metas de desempenho.

Para Santiago, isso exigiu o desenvolvimento de uma estrutura organizacional para gerenciar contratos de alta prioridade, aprimorar o planejamento de aquisições e aumentar a colaboração interdepartamental.

Mas mesmo as reformas bem-sucedidas correm o risco de serem realizações pontuais em vez de gerar um impacto mais amplo. A contratação aberta pode elevar a função de compras para atingir sua importância estratégica. Os dados de contratação aberta podem apoiar o processo de tomada de decisão para questões programáticas e de financiamento chave.

Em um nível primário, ele fornece os dados básicos para identificar as próximas aquisições e priorizar os recursos para as mais importantes. Ele pode gerar ainda mais visibilidade para as metas gerais de aquisição e quebrar silos de informações para permitir a colaboração entre departamentos.

Durante a implementação das reformas de aquisições, os dados de contratação aberta ajudam a comunicar o progresso nas prioridades de uma jurisdição.

Existem inúmeras ferramentas e táticas que podem definir um sistema de aquisição para realizar seus objetivos. A Ucrânia publica KPIs em sua [ferramenta de inteligência de negócios] pública (http://bi.prozorro.org/http/sense/app/fba3f2f2-cf55-40a0-a79f-b74f5ce947c2/sheet/HbXjQep/state/analysis/select/_Language/ EN), incluindo economia, número de licitantes, licitantes por licitação, procedimentos completos versus cancelados e malsucedidos e procedimentos competitivos versus não competitivos.

A Agência Nacional de Compras do Paraguai (DNCP) publica indicadores que funcionam como bandeiras vermelhas para aquisições, incluindo uma lista das agências que não publicam suas aquisições planos, o valor do prêmio em relação ao preço de referência e os níveis de execução dos planos de aquisição.

A contratação é responsável por uma proporção tão significativa dos gastos públicos que os governos devem aproveitar seu potencial como um veículo para a realização de suas principais políticas e prioridades das comunidades.

Incorporando a tomada de decisão baseada em evidências e a colaboração de várias partes interessadas em todo o ciclo de contratação, a contratação aberta pode ajudar a transformar os resultados do contrato e impulsionar reformas de aquisições sustentáveis e eficazes.

Santiago continuou a introduzir diferentes inovações em vários contratos de saneamento e manutenção de parques. Essas estratégias melhoraram a prestação de serviços, criando bairros mais limpos, seguros e habitáveis para seus cidadãos.

Isso mostra o poder da reforma das aquisições públicas, que pode nem sempre ser a prioridade para muitas pessoas, mas tem o poder de impactar a sociedade de forma transformadora.

— Oscar Hernández

Crédito da imagem: Hobi industri no Unsplash