Ninguém jamais se propôs a hospedar uma reunião ruim. Mas muitos convocadores bem-intencionados falham porque não fornecem a estrutura certa para cumprir o objetivo de sua reunião.

Pedimos aos membros do Apolitical que explicassem como planejam e organizam suas reuniões para que você possa aprender com sua experiência. Aqui está o que eles nos disseram, editado levemente para maior clareza.

** Prateek Buch, consultor sênior de dados, National Leadership Centre, governo do Reino Unido **

__ Quais são algumas das coisas que você faz ao planejar reuniões para garantir que sejam frutíferas e eficazes? __

  • Convide as pessoas certas! Garanta uma gama diversificada de pontos de vista e, se for necessário tomar decisões, coloque os tomadores de decisão na sala (virtual)
  • Defina as expectativas e um resultado com antecedência e confirme no início da reunião: “estamos reunidos aqui hoje para ... alguém deseja adicionar / alterar isso?”
  • Envie o máximo de informações possível com antecedência, sem sobrecarregar as pessoas ou impedi-las de comparecer. Existe um artigo que eles podem ler, um link para clicar - e o que você está pedindo que eles façam depois de ler?
  • Planeje, mas não em muitos detalhes, como presidir. É formal / informal, são necessárias introduções / práticas, questões no final / ao longo?

__Quais são alguns erros que você comete / vê as pessoas cometerem ao organizar e conduzir reuniões? __

Eu admito, eu mesmo faço alguns destes:

  • Supondo que todos os participantes saibam do que se trata a reunião, com o objetivo de alcançar e / ou onde as conversas anteriores pararam. Não suponha - é melhor revisar as coisas brevemente do que excluir pessoas
  • Deixar de reconhecer que as pessoas são diferentes e que a vida acontece. Agende reuniões para atender às necessidades das pessoas, use técnicas que se adaptem aos estilos dos participantes, sempre que possível
  • Abusar da cadeira: isso acontece quando a cadeira sai em um monólogo, exclui vozes das quais discordam ou não abordam a tensão ou pontos de vista.
  • A tecnologia falha, incluindo pedir às pessoas que se cadastrem usando um software que não podem usar
  • Se as decisões forem alcançadas, deixar de anotá-las e refletir de volta para o grupo
  • A pior ofensa é ter uma reunião quando um e-mail / mensagem do Slack / WhatsApp seria suficiente, e sua contraparte é confiar em e-mails quando uma reunião é necessária

__Você pode compartilhar uma ou duas dicas super úteis que aprendeu para planejar (ou executar) reuniões melhor? __

  • Use o máximo de técnicas de facilitação de Estruturas Libertadoras que puder, elas são ótimas!

  • Se apropriado, use check-ins emocionais para verificar o clima da sala (virtual)

  • Ao planejar uma reunião, as pesquisas Doodle ajudam a encontrar os horários adequados, mas tente encontrar tecnologia, resultados e rotas de facilitação comuns também - uma reunião na hora certa, corre mal, é tão ruim quanto uma reunião a que ninguém pode comparecer!

** Dica: ** uma reunião é a melhor maneira de progredir? Em caso afirmativo, pergunte-se por que e como. Cada pessoa precisa ter uma voz e a capacidade de mover as coisas / contribuir. — Victoria Camp, Gerente de Transformação, Caerphilly Council

** Dica **: ter apenas uma pessoa falando durante toda a reunião é uma maneira infalível de as pessoas perderem o interesse e adormecerem, especialmente remotamente. Dê aos participantes uma função na reunião para que eles se envolvam ou garanta que todos tenham a oportunidade de falar. — Scott Seaward User Researcher no Office for National Statistics

** Dica: ** tenha clareza sobre os resultados que deseja alcançar e, em seguida, certifique-se de ter os participantes certos na sala. Se você deseja tomar uma decisão, comunique claramente aos participantes com antecedência para que possam solicitar autoridade ou envie alguém superior **. ** — Ericka Stephens-Rennie, Agente Livre, Governo do Canadá

** Hero Laird, Pathfinder, Canada School of Public Service **

As opiniões expressas aqui não expressam necessariamente as opiniões do meu empregador.

__ Quais são algumas das coisas que você faz ao planejar reuniões para garantir que sejam frutíferas e eficazes? __

  • Pergunte POR QUÊ: isso pode ser feito sem reunião? Saiba por que você está se encontrando. Evite reuniões regulares, a menos que exista a cultura para usá-los com eficácia.

  • Pergunte a QUEM: seja intencional sobre os convites (quem pode realmente tomar uma decisão? Quem realmente contribuirá com o conteúdo?). Não baseie os convites em quem pensa que eles deveriam estar presentes com base no ego ou no cargo. Se houver política, fale com quem está fora da reunião ou marque uma reunião para falar com eles.

  • FOLLOW THROUGH: reserve três horas de sua programação para cada reunião de uma hora (isso vai variar dependendo de sua função). Se você não tiver tempo para acompanhar a reunião, não organize ou participe da reunião.

  • Facilitação e outros assuntos de preparação, assim como o fórum. No entanto, se os três primeiros estiverem no lugar, você está 90% do caminho até lá.

** Dica **: os líderes comem por último. A pessoa com maior influência no resultado da reunião deve falar por último. Eles devem apenas fazer perguntas e fornecer contexto antes disso. Limite o papel na sala. Se você der esmolas às pessoas, elas não prestarão tanta atenção aos palestrantes. — Scott Edwards, Analista de Negócios e Líder de Inovação, Governo de Manitoba

** Dica **: reuniões eficazes são reuniões envolventes. Projetando uma reunião do zero - seja pessoalmente ou online - gosto de pensar nisso como uma experiência para os participantes. Essa lente me ajuda a pensar e prestar atenção a detalhes que talvez não considerasse de outra forma. — Isabella Gady, estrategista e pesquisadora de design, 3x3 Design e ex-funcionária pública

** Dica **: certifique-se de que cada item de ação da reunião seja atribuído a alguém ao encerrar a reunião. — Ryan Lutz, Gerente Assistente, Pesquisa e Estratégia; O Kennedy Center

Maddi MacDonald, estrategista de engajamento corporativo, província de Nova Scotia

__ Reuniões virtuais: Quais são algumas das coisas que você faz ao planejar reuniões para garantir que sejam frutíferas e eficazes? __

  • Ao se reunir virtualmente, os participantes têm uma probabilidade significativamente maior de parar de prestar atenção. Para manter a atenção da sala, seja _conciso, _ não murmure e use suportes visuais quando apropriado (por exemplo, compartilhe a tela de suas notas de atualização).

  • Sempre permita que os primeiros 10 minutos da reunião sejam improdutivos. É simplesmente a realidade de se encontrar virtualmente que vários itens podem impedir que um grupo comece no horário (por exemplo, conexões de rede, wi-fi deficiente, fones de ouvido descarregados, atualizações de software, bebê chorando, partos em casa, etc.). Inclua esse tempo intermediário em seu horário de reunião.

  • Se você está liderando uma reunião, precisa ser proativo em manter as pessoas engajadas. Existem várias maneiras de fazer isso, incluindo chamar pessoas aleatoriamente para contribuir com a conversa / atualizar. É mais provável que os participantes se concentrem se souberem que sua participação está sendo facilitada dessa forma.

  • Use mensagens instantâneas quando estiver em uma reunião de grupo. Se você estiver facilitando uma sessão, pergunte a todos se eles estão acompanhando, enviando um polegar para cima ou digitando "sim" no chat.

** Dica **: Eu diria que o maior erro que as pessoas cometem é pensar que, porque mais pessoas participam da reunião, ela será mais eficaz. Normalmente, é o oposto. Quando muitas pessoas estão na reunião, não só pode criar mal-entendidos, mas convidar as pessoas para uma reunião onde não são necessárias é uma perda de tempo para elas. — Claudia Rivas, Consultora da Unidade de Educação do Banco Mundial

** Dica **: o maior erro que vejo as pessoas cometerem é a convenção transacional. Um convocador habilidoso deve realizar o processo de co-design. Já vi muitos facilitadores perderem a confiança e o engajamento de um grupo de pessoas, por convocar de forma transacional, por exemplo, concentrando-se em passar por uma lista e tarefas pré-planejadas, sendo excessivamente ansiosos com o tempo, assumindo um tom paternal e repreendendo as pessoas por ir muito devagar e sair de uma atividade quando o tempo se esgota, estejam as pessoas e os grupos prontos ou não — Kelly Ann McKercher, Chefe de Design NSW Health Pathology

** Dica: ** reuniões que não funcionam geralmente não têm objetivos claros. É importante que os participantes saibam o que está sendo pedido deles. Também é importante ter alguém liderando a reunião. Sem uma pessoa para desempenhar o papel de facilitador, a conversa pode evoluir e sair do assunto rapidamente. — Jordana Globerman

Jennifer M. Miller, PhD, Independent Scholar

__Quais são alguns erros que você comete / vê as pessoas cometerem ao organizar e conduzir reuniões? __

  • Evite usar quebra-gelos e apresentações para grandes reuniões virtuais onde as pessoas não trabalharão juntas. Encontre outras maneiras de comunicar quem é quem, como exibir um organograma ou escalação de equipe.
  • Inicie e termine reuniões na hora, mesmo que sejam virtuais. Coloque um tópico no início da agenda que você será capaz de cobrir mesmo se alguns participantes se atrasarem.

__Você pode compartilhar uma ou duas dicas super úteis que aprendeu para planejar (ou executar) reuniões melhor? __

  • Para reuniões de negócios ou profissionais, tenha uma agenda, mesmo se você for se reunir apenas com outra pessoa. Para pequenas reuniões, a agenda pode ser tão informal quanto uma lista de tópicos.
  • Como participante, você pode ser muito mais eficaz nas reuniões vindo preparado. Leia a agenda e os documentos pré-reunião. Faça um plano para o que você deseja realizar e contribuir.

Obrigado a todos os membros do Apolitical que compartilharam suas dicas conosco: Victoria Camp, Jennifer M. Miller, Scott Edwards, Claudia Rivas, Kelly Ann McKercher, Scott Seaward, Maddi MacDonald, Ericka Stephens-Rennie, Prateek Buch, Ryan Lutz, Jordana Globerman , Hero Laird e Isabella Gady.

__ ** Queremos saber sua opinião sobre este artigo. Proponha um artigo para nós ou envie seus comentários para [discussão@apolitical.co](mailto: Discussion@apolitical.co) ** __

(Crédito da imagem: Nappy.co)