_ ** Este artigo foi escrito por John Duffy ****, PhD, CM, AICP, ** ** que atua como professor adjunto na Universidade do Alasca, Anchorage College of Business and Public Policy e como professor visitante em a Universidade Nacional da Mongólia. John também serviu no governo local por mais de 30 anos. Ele pode ser contatado em ** [**jduffy@alaska.edu **](mailto: jduffy@alaska.edu) **. ** _

Liderança é pensamento estratégico - identificar a necessidade de mudança e determinar o projeto estratégico mais apropriado para acomodar a mudança necessária. O engajamento das partes interessadas é um dos métodos mais importantes à disposição dos líderes para construir o suporte necessário para enfrentar o desafio da mudança e realizar projetos estratégicos. Este trabalho de liderança é um componente difícil, mas necessário para o sucesso organizacional.

Durante meu serviço como CEO de um governo local, a população da minha comunidade estava crescendo a uma taxa acima da média por mais de uma década . O crescimento da população exigiu grandes investimentos de capital para novas escolas, estradas, serviços de emergência e muito mais. O crescimento também exigiu uma mudança organizacional para adquirir novas capacidades para realizar os projetos, como adicionar pessoal, garantir financiamento e criar um etos organizacional positivo de "posso fazer". Alcançar essas mudanças necessárias exigiu o envolvimento das partes interessadas de dentro e de fora da organização, não apenas para angariar apoio para a mudança, mas também para redefinir as prioridades do meu governo local.

Eu sabia que o envolvimento das partes interessadas era necessário porque, em uma tentativa anterior de conseguir uma grande mudança organizacional, eu havia falhado, em grande parte devido à falta de envolvimento das partes interessadas. Ao não envolver as partes interessadas, criei involuntariamente um processo de tomada de decisão “de cima para baixo”; portanto, ninguém mais tinha interesse em ajudar a atingir a meta. Além disso, ao não informar os grupos de interessados, a desinformação se espalhou pela comunidade, criando desconfiança. Meu esforço acabou falhando. Aprendi da maneira mais difícil que o envolvimento das partes interessadas é vital para o sucesso.

Uma resposta à sua pergunta

Vamos começar definindo primeiro o que se entende por projeto estratégico. Um projeto estratégico é um empreendimento que está intimamente ligado ao futuro sucesso e viabilidade da organização. Projetos estratégicos têm a capacidade de alterar a comunidade por longos períodos de tempo ou buscar melhorias de longo prazo para o bem-estar socioeconômico da comunidade.

É um empreendimento que responde à pergunta: “Qual é o propósito de nosso objetivo estratégico?”

Se você é capaz de atingir seu objetivo estratégico é, no final das contas, uma questão de gente. Você precisa das pessoas certas em sua equipe, fazendo o trabalho, mas também precisa ter certeza de que suas partes interessadas estão a bordo ou, pelo menos, não trabalham contra você.

** Esforços de engajamento das partes interessadas devem ser realizados somente após consideração cuidadosa e estabelecimento de uma disposição para designar os recursos humanos e financeiros necessários para o esforço **

O envolvimento das partes interessadas oferece uma oportunidade importante para comunicar o propósito do seu projeto, gerar soluções e resultados criativos, ao mesmo tempo que identifica armadilhas em potencial e como elas podem ser evitadas.

O envolvimento das partes interessadas também tem o potencial de construir confiança, fornecer transparência e criar uma oportunidade para aprendizagem social, todos os quais podem aumentar a capacidade de uma organização para alcançar o sucesso. O envolvimento das partes interessadas cumpre esses objetivos importantes porque fornece um local para incorporar os diversos interesses e conhecimentos dos participantes.

Projetar e implementar um esforço significativo de engajamento das partes interessadas consome tempo e exige um trabalho detalhado. Como tal, os esforços de engajamento das partes interessadas devem ser realizados somente após consideração cuidadosa e estabelecimento de uma disposição para designar os recursos humanos e financeiros necessários para o esforço.

Então, qual a melhor forma de envolver, gerenciar e se comunicar com as partes interessadas sobre projetos estratégicos?

Elementos de engajamento estratégico das partes interessadas

É crucial que um plano bem elaborado que aborde como todo o processo das partes interessadas será gerenciado do início ao fim seja desenvolvido porque o engajamento das partes interessadas é um empreendimento complexo com muitos elementos inter-relacionados.

Para fazer isso, primeiro determine o propósito de convidar a participação das partes interessadas. No caso de projetos estratégicos, as partes interessadas podem ajudar a determinar se a meta do projeto é apropriada, a capacidade do projeto de atingir a meta, ao mesmo tempo que avalia o melhor método para atingir o propósito da meta. No entanto, alguns itens devem estar fora dos limites para consideração das partes interessadas. Por exemplo, identificar a necessidade de mudança não é uma tarefa para as partes interessadas; em vez disso, é a tarefa da liderança porque a maioria dos indivíduos e grupos (ou seja, as partes interessadas) resistem à mudança. Em essência, as partes interessadas estão engajadas em determinar a melhor forma de realizar um projeto estratégico, não em determinar se o projeto deve ser realizado; esse é um processo diferente, de fato.

** Quando cuidadosamente planejado e implementado, o engajamento das partes interessadas oferece a capacidade de melhorar os esforços estratégicos, aumentar a confiança e a responsabilidade e aumentar o sucesso **

Além disso, o plano das partes interessadas deve incluir um elemento de avaliação para articular o que deu certo, o que não foi favorável e o que deve ser revisado em esforços futuros.

Embora os esforços de engajamento das partes interessadas sejam altamente complexos, existem diretrizes básicas que devem ser seguidas. Resumidamente, incluem:

  1. Identifique todas as partes interessadas no início do projeto. As partes interessadas podem ser identificadas considerando quem pode ser afetado pelo projeto, fazendo as seguintes perguntas para aqueles que são internos e externos à organização:

  • Quem já está direta ou indiretamente envolvido com o projeto?

  • Quem ganha ou perde?

  • Quem usará o projeto ou seus resultados?

  • Quem tem autoridade sobre o projeto e seu resultado?

  • Quem pode fornecer suporte?

  • Quem pode causar o fracasso do projeto?

Outras técnicas incluem a realização de uma sessão de brainstorming com colegas de trabalho ou o uso da abordagem de bola de neve, em que as partes interessadas inicialmente identificadas são solicitadas a identificar outras.

  1. Reconhecer os benefícios e armadilhas da diversidade. Diversos grupos de partes interessadas trazem uma variedade de perspectivas para a mesa, o que é útil para identificar problemas e soluções. Além disso, a diversidade também pode trazer à tona pontos de vista opostos, ao mesmo tempo que reúne membros de diferentes origens culturais. Essas duas condições podem levar a comportamentos inadequados daqueles que não se sentem confortáveis trabalhando em tal ambiente. Gerenciar a diversidade envolve garantir que as políticas e práticas para ter, bem como expressar, várias perspectivas sobre uma questão estejam em vigor, ao mesmo tempo que minimiza os efeitos negativos. Portanto, gerenciar a diversidade é fundamental para o sucesso.

  2. Seja muito claro sobre os limites e estabeleça-os desde o início. Os elementos críticos em seu plano devem incluir as funções e responsabilidades das partes interessadas, prazos programados, autoridade de tomada de decisão das partes interessadas, como ocorrerá a participação, como as recomendações são desenvolvidas e acordadas e, finalmente, como ocorrerá o encerramento dos itens de discussão e todo o esforço. A falta de limites claros é uma das causas mais comuns de um processo falho das partes interessadas porque leva a mal-entendidos sobre funções e responsabilidades, e esses mal-entendidos podem levar à desconfiança. Por exemplo, se você está envolvendo as partes interessadas com o objetivo de obter feedback e sugestões, mas não consegue definir esse limite, as partes interessadas podem acreditar que sua participação consiste em alguma autoridade co-decisória para selecionar a alternativa preferida. Portanto, se eles não tiverem permissão para ajudar a selecionar a alternativa preferida, isso pode ser visto como um desprezo ou traição.

  3. Desenvolver e implementar um plano de comunicação. Certifique-se de que todos os grupos de partes interessadas estão completa e igualmente informados. O plano também deve reconhecer que diferentes partes interessadas podem exigir diferentes formas de comunicação; boletins informativos podem ser suficientes para alguns, enquanto outros podem desejar atualizações face a face.

  4. Estabeleça um processo de resolução de disputas. Muitas vezes surgem diferenças de opinião e reclamações durante o processo de engajamento. Para tratar dessas questões, um processo justo e transparente, que inclua prazos para deliberações, deve ser incluído no plano.

  5. Comunique claramente que eventos e decisões externas podem alterar o projeto estratégico. Freqüentemente, decisões ou eventos externos ao processo das partes interessadas alteram o escopo do projeto estratégico, como novas restrições orçamentárias. Essas incertezas e seus efeitos devem ser descritos no início para evitar a desilusão das partes interessadas.

  6. Lembre a todos regularmente sobre os princípios-chave. À medida que os esforços das partes interessadas progridem, é comum que as partes interessadas esqueçam o propósito original, as metas e os limites do esforço. Portanto, dar às partes interessadas lembretes regulares do propósito, limites e elementos-chave do esforço é muito importante.

  7. Pratique a escuta ativa. Os planos nos preparam para atividades futuras. Assim que iniciarmos as atividades, no entanto, os planos devem ser revisados para se adequar às realidades operacionais. A escuta ativa nos ajuda a determinar o que deve ser revisado e quando tais revisões devem ocorrer. A escuta ativa requer concentração total, compreensão, resposta e também lembrar o que está sendo dito. Praticar a escuta ativa também ajudará a levar a uma comunicação mais informada com as partes interessadas.

  8. Esteja atento à dinâmica das partes interessadas. Pode ocorrer o risco de mal-entendidos, comportamento inadequado e jogos de poder entre os grupos de interessados. Assim, é importante monitorar a dinâmica do grupo e intervir conforme necessário para manter o empreendimento em andamento de maneira positiva.

Envolver, gerenciar e comunicar-se de forma eficaz com as partes interessadas em projetos estratégicos é uma tarefa complexa. No entanto, quando cuidadosamente planejado e implementado, o engajamento das partes interessadas oferece a capacidade de melhorar os esforços estratégicos, aumentar a confiança e a responsabilidade e aumentar o sucesso. Dois exemplos de planos de partes interessadas que possuem a maioria desses elementos são:

  • John Duffy

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