** _ Este artigo faz parte da série "Public Sector Pia Review" escrita por Pia Andrews, reformadora do setor público. O artigo foi publicado originalmente pelo Mandarim e faz parte de uma série de 20 artigos que exploram ideias para um setor público melhor após 20 anos de experiência no governo australiano ._ **

Uma das principais pressões sobre os setores públicos gira em torno das restrições orçamentárias e de recursos. Cada vez mais, todos têm menos para fazer mais. Em alguns casos, algumas dessas pressões são combinadas por sistemas e equipe cansados que não têm investimentos há décadas, com uma montanha de dívidas técnicas e culturais que cresce a cada dia.

Colaboração pode ajudar a garantir melhores resultados através do trabalho conjunto, intersetorial, jurisdicional cruzado, com comunidades e com parceiros estratégicos em torno de objetivos comuns. Quando falamos e trabalhamos com outras pessoas que realizam um trabalho semelhante, todos podemos aproveitar os esforços de cada um para obter melhores resultados.

Indiscutivelmente, não é função de um cidadão entender as complexidades do governo, mas sim o trabalho do governo é fazer o trabalho árduo para abstrair as complexidades da governança para um melhor envolvimento e serviços para os cidadãos. Esse é o nosso trabalho, o que significa que se você não está colaborando e trabalhando em todos os governos em tudo o que está fazendo, provavelmente não está obtendo os melhores resultados possíveis para os cidadãos da maneira mais eficiente.

Mas existem muitos desafios para a colaboração. Um dos maiores desafios é a natureza isolada dos silos operacionais criados por responsabilidades verticais e competição por orçamento. Isso cria comportamentos protecionistas territoriais e adversários, como relutância em compartilhar até mesmo os artefatos, conteúdos ou ferramentas mais básicos. Muitas pessoas, principalmente os gerentes, sentem-se pressionados a cumprir as metas específicas de sua cadeia de comando com um orçamento muito restrito, o que torna muito mais difícil assumir o risco de co-investimento ou co-financiamento de um resultado. Muitos acreditam que não podem justificar o envolvimento ou a colaboração operacional com outros, porque o sucesso e o risco são amplamente medidos em termos de entrega do projeto, em vez de impacto ou resultados.

Algumas estratégias a serem consideradas ao tentar melhorar a colaboração no setor público, incluindo o desenvolvimento da cultura da equipe, aproveitando a motivação natural, usando ou desenvolvendo programas de trabalho horizontais (como o mapeamento da jornada da vida) e reformulando a forma como vemos a liderança.

Estabelecendo uma cultura de equipe segura e com poder

Parece impossível e arriscado colaborar ou trabalhar abertamente quando se está sob enorme pressão e, infelizmente, muitos servidores públicos vivem essa realidade todos os dias. Se você deseja melhorar a colaboração para gerar muitos benefícios, é fundamental estabelecer uma cultura de equipe forte que apóie e reconheça a experimentação, a colaboração e a abertura.

O desenvolvimento colaborativo de uma declaração de cultura com sua equipe, filial, divisão ou mesmo departamento destaca os comportamentos que as pessoas desejam ver em seu ambiente de trabalho e cria uma base para respeito mútuo, confiança e engajamento em sua equipe e com seus colegas. Você deve ser capaz de estabelecer uma cultura de equipe mutuamente acordada dentro de 3 meses ou mais, que então comece a produzir benefícios imediatos para as equipes e o programa de trabalho. Por volta de 6 a 9 meses, você deverá ver mudanças de comportamento e indivíduos começando a colaborar, compartilhar e se aproximar mais naturalmente. Se sua cultura apoiar explicitamente a experimentação com permissão para tentar (e falhar), então as pessoas podem tentar coisas antes de um grande compromisso, o que também permite uma maior colaboração em torno de pequenos casos de teste para benefício mútuo.

** A quantidade de solicitações "urgentes" em qualquer departamento às vezes é impressionante, e as pessoas muitas vezes se afogam na enxurrada de e-mail e trabalham cada vez mais horas, tornando-se cada vez menos produtivas **

Também é fundamental garantir um programa de trabalho cuidadosamente equilibrado que dê à equipe algum espaço para respirar, o que também significa protegê-la de trabalho desnecessário. A quantidade de solicitações “urgentes” em qualquer departamento às vezes é impressionante, e as pessoas muitas vezes se afogam na enxurrada de e-mail e trabalham cada vez mais horas, tornando-se cada vez menos produtivas. É importante para os indivíduos, e principalmente os executivos seniores, garantir constantemente que estão fazendo sua parte para proteger suas equipes, de modo que a maior parte do tempo seja gasta na realização do trabalho real, e não sendo totalmente sugado por um trabalho agitado que não vai além a agenda. Isso significa tentar agilizar, automatizar e, às vezes, diminuir a prioridade de trabalhos ocupados para proteger trabalhos importantes. Isso também significa que a alta administração precisa delegar mais tomadas de decisão para capacitar as equipes a obter melhores resultados, não apenas delegar esforços e, certamente, não delegar tarefas ocupadas.

Quando você tem uma equipe que se sente fortalecida, apoiada e menos pressionada, a mágica pode começar a acontecer!

Uma das coisas sobre ser um filho da internet (embora nos primeiros dias), é que considero meu espaço de trabalho não limitado à mesa que tenho. Eu não começo nenhum projeto novo com “quais ferramentas eu tenho, quem está na minha equipe imediata, quem está na minha área / departamento, como meu orçamento me limita”? Eu tendo a começar com o que está acontecendo no mundo, não apenas para integrar as boas práticas no que fazemos, mas para ver o mundo inteiro como meu espaço de trabalho, meu playground, minha comunidade de prática. Dessa forma, você pode aproveitar o que e quem já está lá fora, em vez de começar do zero a cada vez, e também entrar automaticamente em uma mentalidade colaborativa. Quando você valoriza o que já está lá fora, você tende a querer alcançá-lo.

Outra forma cultural de apoiar a colaboração é compartilhar abertamente. Quando você compartilha o que está fazendo, naturalmente atrai potenciais aliados que compartilham seus objetivos e com quem pode forjar uma parceria estratégica e mutuamente benéfica, onde todas as partes são naturalmente motivadas a colaborar.

Aproveitando a motivação natural

O conceito de encontrar a "motivação natural" dos jogadores envolvidos é um componente chave para o sucesso de qualquer tipo de mudança sistêmica. Esta não é uma ideia particularmente única ou nova, mas estou constantemente surpreso com o quão raramente eu a vejo adotada na prática, e com que frequência as coisas falham por não levá-la em consideração. É fundamental se você quiser levar uma nova ideia do domínio dos evangelistas para "negócios como de costume", porque se você não puder incorporar algo na maneira normal de as pessoas agirem e pensarem, então o que quer que você esteja tentando fazer será feito relutantemente e, na melhor das hipóteses, aderiu aos processos normais como uma reflexão tardia.

** Se eu conversasse com você sobre como uma nova maneira de fazer algo economizaria seu tempo, teria um resultado melhor, economizaria dinheiro ou tornaria a vida melhor de alguma forma, você ficaria mais interessado **

Nos últimos anos, tenho feito muito trabalho para tentar mudar os sistemas, o pensamento e a cultura em torno do governo aberto, e dados abertos, com algum sucesso sustentado. Isso ocorre em parte porque eu propositadamente adoto uma abordagem que tenta identificar e explorar a motivação natural de todos os jogadores envolvidos. Isso significa entender como o que estou tentando fazer pode beneficiar as mesmas pessoas que precisam mudar e ajudá-las a querer fazer algo novo por conta própria. Por que isso importa? Se eu pedisse para você passar algumas horas extras por semana no trabalho, sem pagamento extra, fazendo algo que você não entende e que parece completamente não relacionado ao seu trabalho ou vida, você me diria para cair fora. E compreensivelmente! E ainda esperamos que as pessoas e comportamentos simplesmente cumpram se mudarmos as regras. Se eu conversasse com você sobre como uma nova maneira de fazer algo economizaria seu tempo, teria um resultado melhor, economizaria dinheiro ou tornaria a vida melhor de alguma forma, você ficaria mais interessado. Então, simplesmente se torna uma questão de se o esforço vale o benefício.

Algumas pessoas argumentam que você pode impulsionar a mudança simplesmente punindo o não cumprimento ou criando incentivos, mas eu diria que, embora você possa forçar certas mudanças de comportamento por meio de punição ou recompensa, se as pessoas não forem naturalmente motivadas a fazer o comportamento mudar por si mesmas, então o a mudança será insustentável e minimamente implementada.

Quando assumi o data.gov.au, havia um número razoável de conjuntos de dados publicados, mas eles não estavam sendo atualizados e nada de novo estava sendo adicionado. Foi uma boa primeira tentativa, mas os dados abertos não foram realmente normalizados nas agências, então a publicação de dados era esporádica.

** Se você quiser fazer uma mudança real, eu o encorajo a ter uma abordagem empática, pensar em todos os participantes do sistema e como garantir que eles sejam naturalmente motivados para mudar **

Rapidamente percebemos que se os dados abertos fossem vistos apenas como um problema de política e conformidade, isso nunca mudaria e teríamos um problema de dimensionamento de quanto poderíamos fazer sozinhos. Por meio de pesquisa, experimentação e experiência, descobrimos que os dados abertos podem fornecer benefícios reais de negócios para as agências, o que se tornou uma motivação natural para algumas agências estabelecerem seus próprios programas de dados abertos. Começaríamos uma agência na jornada de dados abertos ajudando a identificar conjuntos de dados que economizam tempo e dinheiro, observando as solicitações de uso intensivo de recursos para os dados que eles obtêm regularmente e como automatizar a publicação desses dados, ou onde eles precisavam de APIs de dados para o serviço Entrega. Isso então libera recursos dos quais uma proporção poderia ser justificada para iniciar uma pequena equipe de dados abertos. Também ajudamos as agências a obter valor da reutilização pública de dados (GovHack foi particularmente útil para isso). Assim que uma equipe da agência visse benefícios genuínos, ela desejaria recursos e superar as barreiras por conta própria. Em 2 anos, passamos de zero para 20 agências engajadas na publicação de dados abertos.

A motivação nem sempre precisa vir de dentro da pessoa ou organização. Às vezes, a motivação vem de uma pequena competição saudável! Tive pessoas em agências totalmente desinteressadas em dados abertos que se interessaram quando viram outras agências obtendo benefícios e histórias de sucesso. Não subestime o poder dos sucessos públicos! Fale o mais alto que puder sobre os sucessos que você encontrar ou tiver, pois isso aumenta a demanda e ajuda a trazer mais pessoas em sua jornada.

Se você deseja fazer uma mudança real, eu o encorajo a ter uma abordagem empática, pensar em todos os participantes do sistema e em como garantir que eles sejam naturalmente motivados para a mudança. Se o caminho do “bom” é também o caminho de menor resistência, então as pessoas o percorrerão naturalmente e a colaboração será naturalmente habilitada.

Programas de jornada de vida

O mapeamento da jornada de vida é uma maneira nova, mas poderosa, de criar colaboração naturalmente motivada entre departamentos. A Nova Zelândia liderou o caminho com a integração de serviços com base na jornada de vida e é diferente do "mapeamento da jornada do cliente", pois mapeia intencionalmente a experiência completa das pessoas por meio de uma jornada significativa de vida, observando todas as necessidades do usuário e serviços em todos os setores . Freqüentemente, as pessoas começam com a família e amigos quando passam por um evento significativo na vida, como o fim da vida, tornar-se adulto ou constituir família. Os programas de jornada de vida oferecem oportunidades para reduzir (por meio da integração) as etapas das principais jornadas de vida, melhorar os resultados e a dignidade dos cidadãos e criar maior integração e melhorias para as agências e a sociedade como um todo.

Como isso permite a colaboração? Fornecendo uma das poucas alavancas horizontais no governo que pode ajudar a superar os silos de portfólio alinhados verticalmente. Normalmente, uma equipe de entrega de serviço faria o mapeamento da jornada do cliente de sua transação específica, ou talvez a experiência do usuário de seu departamento, mas mesmo se quiserem melhorar toda a experiência do usuário, eles têm pouco suporte para sair do mandato do portfólio para melhorar o experiência com outros departamentos ou jurisdições. E, no entanto, para grandes jornadas de vida, é inevitável que os cidadãos tenham que lidar com vários departamentos e jurisdições.

** Os programas de jornada de vida motivam naturalmente as agências a colaborar lateralmente, já que todos se beneficiam com a melhoria de toda a experiência do usuário **

Quando você estabelece um programa de jornada de vida, as agências podem participar do processo de compreensão da jornada holística das pessoas e podem ver maneiras de melhorar a jornada rio acima ou abaixo de sua parte da jornada. Os programas de jornada de vida naturalmente motivam as agências a colaborar lateralmente, já que todos se beneficiam com a melhoria de toda a experiência do usuário, em vez de apenas ajustar etapas individuais ao longo do caminho. Muitos cidadãos consideram sua experiência com o governo tão boa quanto a sua última ou pior troca, portanto, é fundamental elevar a qualidade de toda a experiência. Freqüentemente, as oportunidades de integração ou reforma de serviço também podem criar alguns benefícios comerciais para as próprias agências, o que então cria mais motivação natural para colaborar nas jornadas da vida.

Eu vi isso funcionando bem na Nova Zelândia, e quando comecei no governo de NSW, estabeleci um programa de jornada de vida do zero e fiquei surpreso com a rapidez com que fez as agências trabalharem juntas, embora isso requeira adesão sênior e chave de colocação agências de jornadas de vida no assento motriz da agenda para que tragam sua seriedade e redes para a mesa. Também é importante observar que, se você não garantir entrega rápida e realização de valor, o entusiasmo e o investimento das agências diminuem rapidamente.

Projetar programas horizontais e pressões que cruzem as linhas do portfólio é um contrapeso importante e útil para as pressões verticais de nosso sistema Westminster para permitir a colaboração.

Liderança

Os programas de liderança em setores públicos geralmente ensinam métodos e modelos de liderança de cima para baixo para executivos seniores. Isso reforça a noção falha de que a antiguidade se correlaciona de alguma forma com a superioridade, o que, por sua vez, impulsiona os comportamentos dos executivos seniores que enfraquecem e dispensam a experiência, o conhecimento e o valor das pessoas quanto mais abaixo na hierarquia elas estão.

A alternativa é considerar “liderança servidora” como a nova norma no setor público. Liderança servil trata de servir, proteger e apoiar as pessoas que trabalham para você, para que façam o que há de melhor e mais completo. É reconhecer que a excelência vem de todos, não apenas do topo. A liderança servil traz todos na jornada e transforma a mudança em algo que pode ser colaborativo e oportunista, ao invés de temido. Mudança é certamente o novo normal, portanto, construir resiliência em nosso pessoal e equipes é fundamental para manter o ímpeto.

Finalmente, muitas vezes ouço as pessoas dizerem: "Oh, não podemos fazer isso. Precisamos de uma boa liderança primeiro ”. Permita-me mudar isso. Somos todos líderes neste setor. Somos o futuro do serviço público e nada mudará esperando que alguém o mude. Precisamos de liderança de pessoas, liderança técnica, liderança política, liderança no assunto, visão, gentileza, colaboração. É necessária liderança em todas as disciplinas em todos os níveis e identificar o que você pode fazer melhor em seu trabalho hoje é mais importante do que esperar que outra pessoa o conduza. Exorto todos os funcionários públicos a liderar fazendo e ser a mudança que você deseja ver. Colabore ativamente com seus colegas e parcerias em todo o setor, na comunidade e no mundo, e você verá muito maior impacto e resultados de seu trabalho e esforços - Pia Andrews

Este artigo foi publicado originalmente por the Mandarin e faz parte de uma série de artigos de Pia Andrews sobre suas recomendações para a reforma do setor público após 20 anos de trabalho no governo australiano. Clique aqui para ler o artigo original .

_ (Crédito da imagem: Unsplash) _