** Este artigo foi escrito por Sandra Naranjo Bautista, uma consultora independente, fundadora da Better Govs e ex-ministra e vice-presidente interina do Equador. Uma versão deste artigo ** ** foi publicada pela primeira vez por Better Govs **

Você está frustrado por ter muitas reuniões?

Quando trabalhei no governo, lembro-me de sentir como se tivesse reuniões _ todo o tempo_. Às vezes, parecia que não comparecer a uma reunião era o mesmo que não trabalhar. O que é uma loucura, porque sabemos que quase o contrário é verdadeiro.

E as bad reuniões? A única coisa pior do que ter uma agenda cheia de reuniões, é ter uma agenda cheia de reuniões ruins. As reuniões ruins normalmente tiram um tempo de você sem um propósito claro. E eles são ainda piores se você os estiver liderando.

Aprendi alguns truques que me ajudaram a tornar minhas reuniões as melhores possíveis. Neste artigo, compartilho o processo passo a passo que usei como ministro. Também criei modelos gratuitos que você pode usar para guiá-lo nesse processo. Minha intenção aqui é compartilhar o que funcionou para mim e motivá-lo a encontrar algo que funcione igualmente bem para você.

Etapa 1: Planeje sua reunião

Para começar, pergunte a si mesmo se você realmente precisa de uma reunião, depois pergunte a si mesmo por que e por que novamente. Se a primeira resposta for sim e você tiver bons motivos para defendê-la, reserve um tempo para começar a planejar.

** Outra regra prática poderia ser a regra de duas pizzas da Amazon: "nenhuma reunião deve ser tão grande que duas pizzas não possam alimentar todo o grupo" **

Planejar uma reunião não precisa tomar muito do seu tempo também, mas você tem que fazer isso. Se possível, escreva um breve esboço. Acredite em mim, isso faz toda a diferença. Para facilitar essa etapa do processo, criei alguns modelos que você pode baixar aqui. Para cada reunião, você precisa perguntar:

  • Qual é o objetivo do encontro? Isso se refere à sua intenção. Pense nisso como o resultado concreto que você deseja ao final da reunião. Pode ser ter todas as informações necessárias para tomar uma decisão sobre um projeto ou para planejar suas atividades com sua equipe. Um objetivo claro o ajudará a manter a reunião objetiva e a administrar bem o tempo durante a reunião
  • Quem precisa estar na reunião? Com base em seu objetivo para a reunião, pense em todas as pessoas de que você precisa para torná-la realidade. Podem ser pessoas liderando um projeto - os responsáveis pelo orçamento, comunicação, questões legais, etc. A lista de participantes pode crescer muito rapidamente, então a melhor maneira de mantê-la curta é voltar ao seu objetivo. Outra regra prática poderia ser [regra de duas pizzas da Amazon](https://landing.directorpoint.com/blog/amazon-two-pizza-rule/#:~:text=Amazon's%20Two%20Pizza%20Rule%3A%20One , a% 20ideas% 20get% 20drowned% 20out de alguém.): “nenhuma reunião deve ser tão grande que duas pizzas não possam alimentar o grupo todo”
  • Qual é a sua agenda de reuniões? Inclua os tópicos que você tratará na reunião e o tempo estimado por item. Não se esqueça de adicionar tempo para encerrar a reunião. Eu sei que você sabe, mas vou dizer assim mesmo. Além disso, considere o tempo necessário para a apresentação, discussão e transição entre os apresentadores
  • Mantenha as apresentações o mais curtas possível. Idealmente, não mais do que 15 minutos. Obviamente, você pode se adaptar dependendo do tópico. No entanto, apresentações curtas forçam o apresentador a fazer o trabalho pesado antes da reunião e a preparar os pontos-chave com antecedência. Se houver algo que exija uma discussão mais profunda, talvez seja melhor enviá-lo aos participantes antes da reunião. Nem todo mundo vai ler, mas a breve apresentação pode abordar isso
  • Existem áreas potenciais de conflito? Pense em problemas potenciais e tenha uma estratégia pronta para resolvê-los. Se houver um desacordo, é melhor ter as duas partes na reunião para que vocês possam tomar uma decisão juntos

Etapa 2: Compartilhe seu esboço com os participantes da reunião

As reuniões funcionam melhor quando todos sabem do que se trata, por que estão lá e o que se espera deles. Certifique-se de enviar as informações e quaisquer documentos de apoio com antecedência para que as pessoas possam estar preparadas. Você pode compartilhar uma versão do modelo de planejador de reunião.

Etapa 3: conduza sua reunião com seu objetivo em mente

Introdução

  • Comece lembrando a todos o objetivo da reunião.

  • Faça uma rápida descrição da agenda.

  • Defina algumas regras básicas:

Em suas regras básicas, enfatize quanto tempo há para cada apresentação. Você ou alguém de sua equipe pode verificar o tempo de cada apresentação.

Se você estiver sem tempo, certifique-se de fazer ajustes para abordar os pontos-chave.

** Apresentações **

  • Ouça as apresentações. Eu, pessoalmente, gosto de tomar notas dos pontos-chave e decisões importantes
  • Modere a discussão e mantenha todos focados no objetivo. Gosto de lembrar gentilmente a todos que não é necessário repetir o que outra pessoa disse, mas desenvolver a conversa. Além disso, esteja pronto para levar a discussão adiante se estiver andando em círculos

** Conclusões **

Para mim, as reuniões mais eficazes são aquelas que têm discussões ricas e terminam em resultados concretos.

Pessoalmente, gosto de terminar as reuniões resumindo os pontos-chave da discussão. Uso o esboço da reunião e minhas próprias anotações como referência. Esta parte é curta e direta. Também gosto de verificar com todos se perdi algo, então estamos todos na mesma página. Esses modelos podem orientá-lo no processo (você pode baixá-los aqui).

** Todos precisam saber quais decisões foram tomadas e quem é responsável por fazer o quê e quando **

Eu sempre adiciono itens de ação no final. Esta é a seção que descobri que faz a maior diferença. Não pule, mesmo se você estiver ficando sem tempo. Todos precisam ter clareza sobre quais decisões foram tomadas e quem é responsável por fazer o quê e quando. Se você não tem um prazo concreto, combine uma data em que a outra parte lhe dará um cronograma e faça o acompanhamento.

Por fim, o segredo para reuniões bem-sucedidas é acompanhar as decisões tomadas. Quando eu era ministro, sempre tive alguém em minha equipe cujo papel era acompanhar as decisões que tomamos. Fui essa pessoa quando trabalhei para o presidente do Equador e ainda faço isso agora.

O acompanhamento traduz ideias em ações.

Espero que isso seja útil e não se esqueça de pegar seus modelos gratuitos. Se houver outra coisa que você faça, me avise. Estou sempre ansioso para aprender coisas novas e continuar melhorando meus próprios métodos.

Fique ligado nas próximas postagens sobre como escrever apresentações eficazes e como conduzir suas reuniões de equipe (mesmo com equipes pequenas). Se houver algo mais que possa ser útil para você, envie para mim aqui. - Sandra Naranjo Bautista

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_ (Crédito da foto: UnSplash) _

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