** Este artigo foi escrito por Alexis Wichowski, vice-diretor de tecnologia para inovação da cidade de Nova York. **

O desafio

A chegada repentina do Covid-19 na cidade de Nova York criou uma necessidade urgente de grandes quantidades de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) para trabalhadores de emergência. Várias agências municipais entraram em ação ao adquirir EPIs por meio de doações, compras e parceiros de fabricação.

O problema era que cada agência estava rastreando as aquisições em várias planilhas mantidas de forma independente. Embora minuciosa, essa abordagem descentralizada tornou impossível obter facilmente uma visão panorâmica do status de PPE da cidade. Além disso, além de enviar por e-mail e abrir cada planilha, não havia maneira de agregar as contagens totais entre os muitos documentos, muito menos comparar as contagens de ontem com as de hoje ou começar a tentar prever as de amanhã.

** Ficou claro que uma solução habilitada para tecnologia era exatamente o que precisávamos **

Pelo menos 13 agências em toda a cidade tinham uma participação significativa no projeto de aquisição de PPE. Um desafio era que o CTO da cidade de Nova York - tradicionalmente envolvido em coisas como o lançamento de desafios de inovação e testes-piloto de novas tecnologias - precisava se conectar com as pessoas certas nas várias agências das partes interessadas, rapidamente.

No entanto, conhecíamos as práticas de desenvolvimento ágil e de tecnologia. E estava claro que uma solução habilitada para tecnologia - um painel digital que ingeria as várias fontes de dados - era exatamente o que a cidade precisava. Então, temos que trabalhar.

A solução

Tanto para envolver os parceiros da cidade necessários quanto para construir a solução habilitada para tecnologia, começamos com uma abordagem decididamente de baixa tecnologia: começamos a fazer ligações - uma pessoa, uma agência e uma organização voluntária por vez. Aqui estão as quatro etapas que demos a partir daí.

1 . Conectar

Para começar, precisávamos de parceiros - pessoas dentro das agências das partes interessadas que tivessem acesso aos [dados] principais (https://apolitical.co/en/solution_article/is-open-data-at-odds-with-citizens-privacy) e estavam abertos para nos ouvir apresentar nossa ideia para uma solução. Fizemos algumas dessas conexões por meio de referências de colegas que estavam dispostos a fazer apresentações. Mas fizemos pelo menos o mesmo número através de ligações frias - simplesmente procurando quem estava trabalhando em uma agência em uma posição relacionada a dados e entrando em contato com eles. Na maioria das vezes, nossos pedidos eram encaminhados para a pessoa certa.

** No trabalho rápido de resposta a crises, o tempo é fundamental **

Também precisávamos de mais tecnólogos do que tínhamos na equipe e, especificamente, profissionais ágeis familiarizados com os conceitos de MVP (Minimum Viable Products). Então, também aqui pedimos ajuda. Fizemos parceria com voluntários especialistas em tecnologia do US Digital Response (USDR), um coletivo criado especificamente para ajudar governos de todo o país a responder ao Covid-19. Em apenas alguns dias de divulgação combinada, estávamos em negócios com as parcerias de agências e os tecnólogos necessários para tornar este projeto um sucesso.

2 . Compromisso antecipado

No trabalho de resposta rápida a crises, o tempo é fundamental. Sabíamos que precisávamos fazer com que as agências concordassem em compartilhar seus dados para que o painel fosse útil. Também sabíamos que, com 13 agências, não teríamos um único Product Owner claro. No entanto, para iniciar o processo de obtenção de adesão, perguntamos às principais agências se estariam dispostas a nos deixar dar uma olhada no que tinham. Depois que uma agência concordou, pudemos levar isso para a próxima agência, e assim por diante, até que todas as agências enviassem dados para nós.

Também foi fundamental que o painel ainda fosse apenas uma ideia, não um produto acabado. Construímos aliados por meio de uma abordagem de design centrada no usuário, ou seja, aquela em que as necessidades de nossos diversos stakeholders se refletem diretamente nos recursos priorizados do produto. Essa adesão inicial criou entusiasmo e um senso de co-propriedade que tornou a construção possível.

3 . “Demonstração, não memorize”

Como se costuma dizer no movimento governamental digital: “Demonstrações, não memorandos”. Evite escrever resumos e, em vez disso, mostre o produto em funcionamento. 48 horas após o lançamento do produto, nossos designers compartilharam capturas de tela do protótipo usando dados fictícios; essa maquete básica era algo que os parceiros da agência podiam compartilhar com os patrocinadores executivos.

** A natureza altamente focada da pandemia Covid ajudou a garantir que todos vissem o valor do painel imediatamente **

Sabíamos uma vez que estávamos recebendo solicitações de chefes de agência para sermos convidados para uma demonstração em que estávamos no mercado. Uma foto vale mil memorandos, de fato.

4 . Cultive campeões continuamente

Depois de fornecer uma demonstração para a primeira rodada de tomadores de decisão, poderíamos ter parado. Mas outras pessoas em outras agências ficaram sabendo do painel e queriam ver por si mesmas (não podíamos simplesmente enviar um link para fins de segurança).

Então decidimos, se alguém queria uma demonstração, eles fizeram uma demonstração. Conduzimos 8 demonstrações para 13 agências, às vezes para um grupo de 20 ou mais tomadores de decisão, outras vezes para apenas um punhado de funcionários curiosos. Calculamos que quanto mais pessoas do governo ficarem entusiasmadas com o painel, mais provável será que ele permaneça atualizado e mantido e, portanto, continue a ser útil para a cidade. A única maneira de melhorar esse processo seria evitar fazer demonstrações pontuais e, em vez disso, fazer com que todas as partes interessadas - não importa o quão sênior - participassem de um Show & Tell semanal onde pudessem ver a evolução do produto. No entanto, a natureza da crise da Covid-19 tornou um desafio aderir a essa prática ágil e modelar o que significa Default to Open.

Com quatro etapas - pedir ajuda, antecipar a aceitação, "demo, não memorizar" e cultivar continuamente aliados - a equipe do CTO de NYC foi capaz de não apenas reunir vários conjuntos de dados, mas também criar novas alianças entre as agências. A natureza altamente focada da pandemia Covid-19 ajudou a garantir que todos vissem o valor do painel imediatamente, mas são as pessoas nas agências - os relacionamentos construídos, uma ligação por vez - que fazem o produto funcionar. - Alexis Wichowski

Alexis Wichowski é vice-chefe de tecnologia para inovação da cidade de Nova York.

_ (Crédito da imagem: Death to the stock photo) _