Como projetar seu departamento como um cientista comportamental

De vez em quando, a mídia publica uma lista dos escritórios mais bem projetados do mundo - todos invariavelmente do setor privado.

O modelo da Zappos "holacracy" livra a empresa de funções gerenciais, dando aos funcionários mais autonomia em seu trabalho. Os escritórios do Google são projetados para provocar encontros casuais entre os funcionários, que pode melhorar a produtividade em 15%. Amazon horticulturalista em tempo integral preenche seus espaços de trabalho com vegetação para aumentar o bem-estar dos funcionários.

Enquanto isso, os escritórios do governo mudaram pouco nas últimas décadas. “Mal arranhamos a superfície sobre o que os governos podem fazer para capacitar e motivar seus funcionários”, disse Robbie Tilleard, consultor sênior de produtividade e crescimento econômico da [Equipe de idéias comportamentais do Reino Unido](https://www.behaviouralinsights.co .uk /) (BIT).

• Para mais informações desse tipo, consulte nosso feed de notícias inovação governamental .

Pesquisa sobre design organizacional ainda está nos estágios iniciais: a maioria dos estudos sobre o assunto foi conduzido em um laboratório, em vez de escala de ensaios de campo. Mas ainda vale a pena considerar as mudanças - muitas delas de baixo ou nenhum custo - que podem melhorar [a produtividade e a felicidade dos servidores públicos](https://apolitical.co/solution_article/design-and-innovation-skills-for-public -servants-where-to-learn-for-free /). Conversamos com cientistas comportamentais para descobrir como.

** Torne as reuniões menos hierárquicas **

A equipe sênior domina as reuniões, quer seja intencional ou não: quando um executivo experiente expressa uma opinião, os funcionários juniores geralmente sentem que precisam se alinhar.

Uma maneira de evitar a autocensura é fazer com que as pessoas falem em ordem hierárquica reversa, disse Kate Phillips, diretora de percepções comportamentais do Departamento de Premier e Gabinete em Victoria, Austrália. “Quanto mais você sobe na hierarquia, mais amplo e menor se torna o seu conhecimento, portanto, essa abordagem fornece as informações de melhor qualidade a serem consideradas”, disse Phillips.

O BIT do Reino Unido, por sua vez, administra "grupos de reflexão" durante as reuniões: em vez de ter um líder em um quadro branco, os membros da equipe participam de um Documento Google anonimamente e fazem um brainstorm online por 15 a 30 minutos. Os funcionários não sabem dizer se as sugestões vêm da pessoa mais experiente ou júnior da equipe. É mais fácil resistir à pressão para se conformar quando as pessoas não estão cara a cara, disse Tilleard.

** Seja estratégico em relação às críticas **

Freqüentemente, as pessoas ficam cegas por seus próprios preconceitos, o que torna difícil ver como uma política ou programa pode fracassar. O BIT do Reino Unido usa "equipe vermelha colaborativa" - uma estratégia emprestada dos militares - para examinar todas as possibilidades ao projetar políticas. A equipe vermelha tem a tarefa de encontrar pontos fracos e examinar os piores cenários.

A Unidade de Insights Comportamentais da Austrália adota uma abordagem semelhante. Para combater o viés de confirmação, eles executam “pre-mortems”: discussões nas quais a equipe imagina que um projeto falhou terrivelmente e pergunta por que e como isso poderia ter sido evitado. Eles também exigem que os membros da equipe apresentem argumentos contra sua própria posição. “Isso normaliza o compartilhamento de informações que normalmente não seriam transmitidas, porque as pessoas não gostam de se desviar do grupo”, disse Phillips.

** Mudar a decoração **

Pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença no bem-estar. Os esquemas de cores vermelho, verde e azul demonstraram melhorar a felicidade dos funcionários nos primeiros testes. Um estudo baseado em pesquisa em 2011 descobriu que móveis que são mais curvos e arredondados, em vez de bordas retas, estão associados a emoções positivas.

A maneira mais fácil de deixar os funcionários felizes, de acordo com uma pesquisa dos psicólogos Alex Haslam e Craig Knight, é deixá-los personalizar seu espaço. Haslam e Knight estudaram quais decorações de mesa tornavam os trabalhadores mais produtivos e felizes. Eles testaram quatro layouts diferentes - desde mesas simples e impecáveis até mesas bagunçadas cheias de fotos e bugigangas. Eles descobriram que aqueles que escolheram suas próprias decorações produziram 30% mais trabalho do que aqueles com layout minimalista.

E tome cuidado para não alienar os funcionários com saudades. Decorar um escritório com imagens de ex-executivos - que tendem a ser homens brancos mais velhos - ou nomear escritórios com os nomes deles pode deixar as pessoas se sentindo deslocadas, avisa Kate Glazebrook, CEO e cofundadora da [Applied, uma ferramenta de recrutamento cega](https : //apolitical.co/solution_article/nudge-equality-platform-fighting-bias-behavioural-science/) desenvolvido pelo UK BIT. “Mesmo essas pequenas coisas inconscientes podem fazer as pessoas sentirem que este não é o local de trabalho para elas.”

** Incentive a colaboração - mas reconsidere o escritório de plano aberto **

“Algumas organizações tentam facilitar mais as interações fortuitas em torno do refrigerador de água, porque sabem que podem despertar a percepção de que a outra pessoa tem algo que pode trazer para seu trabalho”, disse Glazebrook. A análise de dados do setor privado revelou que levar os funcionários a “colidir” dessa forma leva a uma maior criatividade.

Outra pesquisa com 16 organizações descobriu que até 78% das redes próximas de funcionários estão com pessoas no mesmo andar. “A distância é importante e a tecnologia não é uma panacéia para isso. Normalmente, falamos mais para aqueles dentro de um alcance de 20 metros ”, disse Tilleard. “A pesquisa mostra que mover funcionários para o mesmo andar aumenta suas chances de contato e colaboração gerais.”

Os espaços de escritório quente e plano aberto podem ajudar a eliminar essas diferenças, especialmente se sua equipe for pequena - o tamanho ideal é nove funcionários, disse Glazebrook - e você oferecer acesso a um espaço silencioso. Mas também há evidências de que levam à redução da motivação, aumento do estresse e, em alguns funcionários, alienação de sua equipe.

Muitas dessas mudanças são fáceis para os departamentos fazerem por conta própria. Mas se eles querem melhorar a felicidade dos funcionários públicos - e produtividade - em uma escala maior, eles podem considerar a contratação ou trabalhar com um especialista em comportamento em uma base permanente. “Precisamos pensar mais sobre o papel de um cientista comportamental dentro das organizações governamentais”, disse Phillips. _ — Jennifer Guay_

(Crédito da imagem: Unsplash / Yann Maigan)