Como mudar a cultura de dados em uma agência governamental, um clique de cada vez

Este artigo foi escrito por Milda Aksamitauskas, diretora de dados do Departamento de Justiça de Wisconsin

• __O problema: __ As pessoas têm razão ao ver mudanças significativas em sua cultura de dados
• __ Por que é importante: __ As organizações precisam se adaptar ao futuro digital
• __A solução: __ Ir devagar, em vez de impor mudanças aos usuários, é vital

Eu experimentei as possibilidades da internet pela primeira vez quando as pessoas ainda se conectavam à internet por meio de uma conexão discada e você precisava de muita paciência até que as informações carregassem na tela (para os nostálgicos, aqui está um [vídeo](https: / /www.youtube.com/watch?v=ntQ48-d-8x4 "Revivendo a experiência da Internet dial-up em 2020")). Eu não tinha muito dinheiro, então troquei entre os provedores de internet após o término de uma avaliação gratuita de um ou três meses. As memórias de carregar informações de discos e a caixa “Espere, ainda carregando” estão vivas em minha memória.

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Trabalhando em iniciativas de gerenciamento de dados no governo, às vezes sinto que o nível de paciência necessário para sustentar e desenvolver uma cultura de dados dentro de uma organização requer a mesma paciência que navegar na Internet discada.

Uma vez que os gerentes começam a falar sobre a tomada de decisão baseada em dados dentro de uma organização, geralmente é esperada uma mudança durante a noite. Na manhã seguinte, no escritório, todos estarão digitando pesquisas para suas necessidades de dados e [respostas precisas e informativas começarão](https://apolitical.co/solution-articles/en/combining-digital-and-tech-at -the-DfE-why-now "Combinando Digital e Tecnologia no DfE… Por que agora?") aparecendo em uma tela. Na verdade, a manhã seguinte permanecerá a mesma de ontem se os incentivos e a motivação para usar os dados não mudarem.

Como defender a mudança com responsabilidade

Quero compartilhar várias etapas práticas que os defensores da mudança de dados em agências governamentais podem realizar para trazer os dados para a mesa de tomada de decisão. Primeiro, pergunte "Quais dados nós temos?". Parece uma pergunta simples, mas em organizações que estão começando a jornada de dados, uma lista ou catálogo de ativos de dados pode não existir. É provável que haja pessoas que trabalharam em sua organização por muitos anos e sabem muito sobre dados, mas esse conhecimento não está escrito.

Na minha experiência, alistar um plano antiquado de caneta, papel e entrevista com pessoas que trabalham com dados em qualquer nível funciona bem. Existem muitas empresas de tecnologia que vendem ferramentas que ajudam a criar catálogos de dados, mas a rodada inicial de mudanças começa com conversas. Na minha experiência, uma entrevista de catálogo de dados padronizados funciona bem. Primeiro, desenvolvi uma lista padrão de perguntas que todos responderam. A definição de dados foi ampla e realmente ajudou. Aprendi que tínhamos bancos de dados com atualizações de dados em tempo real e caixas de formulários de papel preenchidos. As planilhas do Excel também são usadas para produzir, coletar e analisar dados. As entrevistas forneceram alguns resultados esperados: Conheci muitas pessoas, aprendi sobre os papéis e desafios fascinantes que elas têm e peguei um vocabulário comum que as pessoas usam para descrever dados.

Continuei o mantra de "Estou apenas documentando o que temos, sem julgamento sobre como isso é feito." O resultado inesperado foi que as pessoas continuaram criando outros conjuntos de dados durante as entrevistas e agendamos conversas de acompanhamento para fazer anotações sobre esses ativos de dados recém-lembrados. Ao longo de nove meses de trabalho em cerca de 10-20 horas por semana, documentamos cerca de 200 ativos de dados e concluímos a primeira rodada de um inventário de ativos de dados.

Descubra quem são os proprietários dos dados

Durante o projeto do catálogo de dados, introduzi o termo “proprietário dos dados”. Meu principal objetivo era obter nomes de pessoas reais. Eu encontrei alguns debates sobre a definição e se os dados são propriedade da equipe do programa ou do oficial mais alto da organização.

Um forte programa de governança de dados é a base para trabalhos futuros na construção de uma cultura de tomada de decisão baseada em dados .

Eu continuei com minha tarefa inicial de colocar nomes de pessoas reais que trabalham com esses dados específicos. Ver seu nome digitado em uma planilha traz importância e responsabilidade. A pergunta do proprietário dos dados não era popular. Mas observei uma mudança de cultura ao longo do tempo, já que “proprietários de dados” são agora um termo muito mais comum usado em discussões. E é acordado que os proprietários de dados sabem mais sobre seus dados, portanto, se você tiver uma pergunta, pergunte a eles diretamente.

Quem está tomando decisões sobre dados? Em outras palavras, qual é a estrutura da estrutura de governança de dados em sua organização? Este pode ser um novo termo para sua organização, mas a governança de dados está sempre acontecendo. Muito provavelmente, as decisões de dados são feitas por um pequeno grupo composto por funcionários bem familiarizados com os dados e o contexto das perguntas feitas pelo solicitante. O solicitante geralmente não tem direitos de apelação se não estiver satisfeito com o resultado.

O envolvimento de nomeados políticos em solicitações de dados geralmente é reservado para casos muito raros. Uma organização de dados mais madura estabelece uma [estrutura de governança de dados] mais centralizada (https://apolitical.co/solution-articles/en/how-data-digitalisation-and-governance-have-revolutionised-government "Como dados, digitalização, e a governança revolucionou o governo na Europa e na Ásia Central ") com mais partes envolvidas na tomada de decisões. A governança de dados transparente é difícil. No cerne da questão está o poder. Decisões transparentes sobre governança de dados significam que as decisões são movidas de pessoas individuais ou pequenos grupos para um grupo maior e uma conversa mais aberta. A dinâmica do poder muda. Uma lição aprendida para aqueles que implementam uma governança de dados formal é estar preparado para articular a visão e a necessidade de governança de dados - e continuar ensinando a todos por que essa é a melhor maneira. Uma conversa de 30 minutos que move uma agulha pode exigir horas de preparação de pontos de discussão, verificação de suas próprias emoções, uma longa lista de exemplos e seu apelo de alto nível e capacidade de persuasão. Praticar com um colega de confiança é muito útil.

Bom governo

Muitas organizações criam grupos de governança de dados. Os nomes usados podem incluir conselho, comitê, grupo, conselho. Pode ser necessário verificar com a equipe jurídica o que é aceitável. O objetivo principal do grupo é ser um grupo funcional onde a confiança cresce com o tempo para tomar decisões de governança de dados juntos no espaço aberto e não embaixo da mesa e em conversas off-line. Um grupo que funcione bem levará anos para ser construído. Ele passará pelas fases de formação, tempestade e normatização antes de chegar à fase de execução.

Descobri que sessões educacionais sobre pequenos tópicos e exemplos de uso de dados apresentados por proprietários ou usuários reais de dados é a maneira mais eficaz de começar a ter conversas mais complexas. Contar histórias é uma necessidade absoluta. No governo, isso geralmente envolve assistência, treinamento ou serviços direcionados a um grupo vulnerável de pessoas. Com o tempo, ouvir mais exemplos e ver os resultados do uso de dados traz mais confiança a esse exercício de governança de dados compartilhados.

As ferramentas de tecnologia não mudarão a governança de dados em sua organização, não importa o quão persuasivos esses vendedores sejam. No ano passado, o Escritório de Controladoria da Moeda dos EUA (parte do Tesouro dos EUA) cobrou uma [multa de $ 400 milhões em dinheiro civil](https://www.occ.gov/news-issuances/news-releases/2020/nr -occ-2020-132.html "OCC avalia penalidade por dinheiro civil de $ 400 milhões contra o Citibank") contra o Citibank por não ter um programa de governança de dados. O setor financeiro não carece de recursos para investir em várias ferramentas de tecnologia, mas não há atalhos para ter conversas repetidas sobre governança de dados e estabelecer um programa formal. Um forte programa de governança de dados é a base para trabalhos futuros na construção de uma cultura de tomada de decisão baseada em dados. A comunicação é fundamental. Independentemente de quantos telefones, reuniões Zoom, chats, e-mails e opções de mensagens de texto temos, falar com as pessoas e ouvir suas preocupações é a parte mais difícil e não requer tecnologia, apenas presença plena na conversa e paciência. - Milda Aksamitauskas

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(Crédito da foto: Pexels)