_ ** Esta peça foi escrita por Lea Simpson, cofundadora da Brink e parte da LeanAdapt, financiada pelo DFID para informar seu trabalho em programação adaptativa. ** _

Quantas vezes você trabalhou em algo que sabe que está falhando, ou simplesmente não está indo tão bem quanto esperávamos, mas não fala por medo do que os outros possam pensar?

Ou chegou ao final de um projeto e pensou: eu faria isso de forma diferente se pudesse começar de novo?

Isso é o que significa ser adaptável. Preparar nosso trabalho para que possamos refinar nossa abordagem à medida que aprendemos, fazendo bom uso desses insights quando eles acontecem, seguindo o insight, não o plano.

Nos últimos três anos, fiz parte de uma equipe chamada LearnAdapt dentro do Departamento de Desenvolvimento Internacional do Reino Unido (DFID). Nosso trabalho? Explorar e codificar as maneiras pelas quais as equipes do departamento podem adotar o gerenciamento adaptativo.

Muito do que acontece no DFID envolve trabalhar em questões complexas, o que geralmente significa que é improvável que o planejamento linear e plurianual funcione, exceto onde sabemos claramente o que fazer (por exemplo, construir uma ponte). Ao praticar a programação adaptativa, damos a nós mesmos espaço para trabalhar com as opções, testar ideias e aprofundar nossa compreensão da situação à medida que avançamos.

Estas são minhas principais dicas para adaptação com base em três anos de aprendizado com a brilhante equipe e conselheiros nos 27 países de operação do DFID.

1 . Projeto para adaptação

A realidade do governo é que, na maioria das vezes, você precisará definir um plano de negócios de cinco anos para começar - exatamente o tipo de planejamento linear que estamos tentando evitar - mas há maneiras de projetar esses planos para abrir espaço para adaptação .

Em vez do relatório intermediário padrão, do relatório anual e da abordagem de avaliação final, você pode dividir sua meta de cinco anos em pedaços de trabalho com parar / iniciar / continuar ao longo do caminho. Marque claramente os sinais de sucesso que você obteria ao longo do caminho.

  • ** Risco de reformulação: ** Nosso instinto natural pode ser o de que essas novas abordagens são arriscadas. Em um contexto incerto, é mais arriscado apenas seguir uma estratégia que pode não estar certa do que experimentar algumas opções para ver o que funciona primeiro.
  • ** Crie espaço: ** Às vezes você tem que sair da pista de dança e ir para a varanda. Planeje antecipadamente os tempos limite e analise os pontos de parada, dê um passo para trás e reflita sobre a ação à distância.
  • ** Não se adapte se não precisar, ou sem propósito: ** se você sabe o que precisa fazer para realizar o trabalho, uma abordagem adaptativa não agregará valor.

2 . Adote uma nova abordagem

Se você não tem certeza sobre o melhor caminho para atingir seu objetivo, dê uma visão do portfólio - pense em como você equilibraria mais certas estratégias, com opções mais ousadas e menos certas, funcionando em paralelo.

Um portfólio é útil porque diz que ainda não sabemos como atingir a meta e nos permite testar algumas maneiras. Lembre-se, só porque você pode definir um plano que parece linear e previsível, não significa que o mundo se encaixará nesse plano.

Por definição, significa parar coisas que também não são frutíferas. Aqui está o que você precisa considerar:

  • ** Responsabilidade, diferente: ** Este não é um convite para ser aleatório. As carteiras exigem um tipo diferente de responsabilidade. Um objetivo claro, teses, medidas de sucesso - um portfólio sem isso não é adaptação ou inovação, é jogo.
  • ** Considere as rotas e pondere-as: ** Estruture seu portfólio em um índice de ouro de 70/20/10, amplamente compartilhado no mundo da inovação. Dê as rotas com maior probabilidade de causar impacto de 70% do seu tempo e recursos financeiros, as ideias adjacentes 20% e as apostas paralelas 10%.
  • ** Planeje portas formais para reflexão e tomada de decisão: ** Use pontos de reflexão oportunos ou portas dentro de seu plano para parar de fazer coisas que não estão funcionando e reinvestir esse esforço nas coisas que estão.

3 . Monitore e aprenda - não avalie apenas para fazer isso

Muitas medidas de sucesso no governo existem para monitorar e avaliar: _ “isso funcionou, ou fez o trabalho?” _ Formas adaptativas de trabalho, em contraste, use dados para responder à pergunta: _ “o que sabemos agora que não sabíamos antes? ”_

  • ** Use medição dinâmica: ** O trabalho adaptável muda em sua própria natureza, então você precisa de metodologias de medição dinâmica para capturar a saída e entender o que funciona. Em outras palavras, uma teoria de mudança que é atualizada e reflete o que a equipe aprendeu, não aquela que fica na prateleira entre as revisões anuais.
  • ** Valorize a aprendizagem como um resultado: ** Transforme a aprendizagem em um resultado e otimize todos os seus processos de acordo com isso.
  • ** Cuidado com as métricas de vaidade: ** esqueça as medidas que se concentram em números concretos que não nos dizem nada. Saber que x mil pessoas foram alcançadas pode ser bom para a nossa vaidade, mas nos diz pouco. Isso é muito, ou a maioria das pessoas, ou uma pequena fração? Medidas significativas, em comparação, contam uma história, como taxa de produção e adoção, em oposição às pessoas alcançadas. Isso nos ajudará a tomar melhores decisões e, claro, a corrigir quando necessário.

4 . Liderar e nutrir a cultura

Gerenciar equipes adaptáveis exige desfazer as velhas ortodoxias de liderança. Adaptabilidade não é sobre comando e controle. Trata-se de promover um ambiente favorável e propício à experimentação e aprendizagem, incluindo o fornecimento de incentivos para trabalhar de forma adaptativa e abraçar a incerteza.

  • ** Facilite o desconforto com a incerteza, organizando o que você sabe, adivinha e não sabe: ** Quando você souber de algo, aja de acordo. Quando você adivinhar alguma coisa, faça experiências para testar se você está no caminho certo e, quando não souber, explore as possibilidades por meio da pesquisa.
  • ** Dê a si mesmo mais tempo: ** os programas adaptativos levam mais tempo e oferecem mais colaboração. Para novos trabalhos, as equipes de sucesso do DFID estabeleceram um período inicial mais longo para preparar a equipe para o sucesso e garantir o alinhamento.
  • ** Usar novas abordagens pode ser solitário: ** encontre amigos e outras pessoas com ideias semelhantes que estejam trabalhando de maneira semelhante. Apoiem e encorajem uns aos outros. No DFID, eles criaram uma Rede de Gerenciamento Adaptável para os colegas trabalharem e aprenderem uns com os outros.
  • ** Fale a mesma língua: ** a linguagem pode criar divisões maiores quando usada sem intenção e sem primeiro entrar na mesma página, então reserve um tempo para ter certeza de que todos querem dizer a mesma coisa.

Lembre-se de que leva um tempo para as pessoas em uma equipe descobrirem uma nova maneira de fazer as coisas. Levará tempo para as equipes confiarem que têm permissão e espaço para trabalhar dessa forma.

5 . Prepare seus parceiros para o sucesso

Os humanos mudam de um contexto para outro. Nossos contratos com parceiros e colaboradores contextualizam nosso comportamento.

A forma como uma parceria é estruturada dependerá, em grande parte, da aquisição / acordo contratual em vigor. Verifique e, em seguida, verifique os incentivos duas, três vezes para se certificar de que sua necessidade de adaptabilidade não seja apenas falsa. Os pagamentos de entrega por marcos fixos vão contra o trabalho adaptativo, por exemplo.

  • ** Aprendizagem como resultado: ** uma alternativa para o foco nos resultados é mudar a forma como olhamos para medir como os parceiros estão entregando no terreno. Os tipos de coisas que estaríamos procurando incluem: conduzir testes, usar evidências, gerar boas evidências e aprendizado aplicado ... sem antecipar quais serão os testes ou evidências.
  • ** Responsabilize as equipes perguntando: ** o que você achou que iria acontecer, o que aconteceu, por que houve uma diferença e o que você fará de diferente na próxima vez? É a resposta deles a esta pergunta que mais importa.

Lembre-se, mesmo quando você acertar tudo, os parceiros ficarão naturalmente nervosos para lhe dizer quando as coisas não estão indo como planejadas - e isso não é apenas provável, mas uma parte garantida do trabalho adaptativo. Torne-se um parceiro, sente-se do mesmo lado da mesa.

Se você juntar essas dicas, terá uma equipe preparada para ser adaptável. Uma equipe que está confiante sobre o que almeja experimentará e assumirá riscos calculados, com a certeza de que pode parar o que não está funcionando ou ampliar o que está. Seguindo o aprendizado, você iterará seu caminho em direção ao impacto real. - Lea Simpson

_ (Crédito da imagem: Unsplash) _