_ ** Este artigo foi escrito por Vladan Kojanić, chefe do grupo de tecnologia da informação no Ministério de Proteção Ambiental da República da Sérvia ** _

Na Sérvia, como em muitos outros países, muitos funcionários públicos têm [trabalhado em casa](https://apolitical.co / pt-br / solution_article / from-lemons-to-lemonade-adaptting-to-remote-work-in-the-public-setor) por quase um ano agora.

Quando a pandemia atingiu, fomos forçados a nos adaptar rapidamente e encontrar respostas para perguntas que nunca havíamos feito a nós mesmos antes: como podemos manter contato com nossos colegas quando não estamos no escritório? E como podemos ter certeza de que ainda somos eficientes enquanto trabalhamos em casa?

Rapidamente ficou claro que um problema aparentemente pequeno poderia ser catastrófico: nosso sistema digital foi projetado para todos os documentos comerciais estão localizados em nossos servidores e computadores de trabalho. Mas isso também significa que muitos não seriam capazes de acessar esses documentos de casa.

A solução fácil seria dar a todos uma conexão VPN, mas como somos mais de 300 pessoas em minha organização, isso teria sido muito caro. Também teria sido muito lento, pois primeiro precisaríamos explicar como usar a VPN e como se conectar à rede de nosso escritório.

No final, encontramos uma solução que não apenas resolveu nossos problemas, mas também melhorou nossa eficiência ao reduzir drasticamente a quantidade de emails que enviamos de um lado para outro.

Sem tempo para reinventar a roda

Quando ficou claro que logo estaríamos trabalhando em casa, fizemos uma rápida análise interna para identificar os programas mais usados. A partir disso, concluímos que o mais importante era que nossos colegas tivessem acesso aos seus dados, o que nos permitiu redirecionar uma solução de backup que temos em vigor desde 2016.

Além das funções de backup padrão, a vantagem deste software é que o backup é gerenciado a partir de um único local. Esteja você fazendo backup de computadores, laptops, bancos de dados ou alguns aplicativos de negócios, você controla e ajusta todo o processo a partir de um único sistema. E isso significa que meus colegas podem acessar e recuperar documentos, pastas etc. sem ter que pedir a um administrador.

Em minha equipe, já tínhamos usado essa solução de backup em algumas situações especiais, por isso foi relativamente fácil implementá-la rapidamente para todos os funcionários e adaptá-la para ajudá-los a trabalhar em casa.

** O que aprendemos com a pandemia é que os vários sistemas usados em instituições públicas podem muitas vezes ser usados de outras maneiras criativas do que as originalmente planejadas **

Como meus colegas já estavam familiarizados com o sistema de backup, esta realmente se mostrou uma oportunidade bem-vinda para modernizar nosso sistema e digitalizar nossos processos. Tivemos ímpeto porque todos sabiam que essas mudanças eram necessárias e, o mais importante, esta solução os tranquilizou de que trabalhar em casa não seria um problema insuperável.

Um novo e breve manual foi compilado para ajudar os funcionários a se adaptarem ao trabalho em casa, com ênfase em como eles podem usar conexões https seguras para acessar seus dados e documentos localizados nos servidores.

Agora, quando eles precisarem compartilhar um documento com colegas, eles não terão que enviar um e-mail com um arquivo, o que sobrecarrega ainda mais o sistema de e-mail. Em vez disso, eles podem simplesmente compartilhar um link para o próprio documento por meio do aplicativo de backup. Isso permite que eles colaborem melhor, editando um documento ou simplesmente acessando-o sem precisar enviar um e-mail.

Apenas 15 dias após a implementação desta solução, o número de emails internos enviados para compartilhar documentos entre colegas foi reduzido em quase 40%. Em uma análise posterior, descobrimos que, em comparação com março de 2019, o número total de e-mails enviados e recebidos de usuários externos em março de 2020 aumentou em incríveis 74%. Em outras palavras, houve um grande fluxo de e-mails no início da pandemia, à medida que os cidadãos e outras partes interessadas externas buscaram ajuda e orientação de nós, os servidores públicos. Ao usar este sistema de backup, reduzimos significativamente o número de emails internos, tornando o sistema mais estável e reduzindo o atrito para os nossos colegas.

Este sistema pode ser aplicado em qualquer situação de crise, bastando apenas uma ligação à Internet.

Uma inovação de crise

Inicialmente, estávamos preocupados se nossos colegas usariam esse novo sistema e se eles perceberiam que ele poderia fazer mais do que servir como o sistema de backup que tínhamos usado até então. Se o sistema fosse rejeitado pelos funcionários, não importaria que ele pudesse fazer o trabalho tecnicamente.

Além disso, como acontece sempre que uma nova solução de TI é introduzida, tivemos que nos certificar de que o sistema era seguro o suficiente, adicionando outra camada de complexidade.

** Em vez de inventar algo completamente novo, às vezes basta olhar um pouco mais a fundo no que já temos e fazer algumas pequenas mudanças, adaptando-as a uma nova realidade ou crise **

O que aprendemos com a pandemia é que os vários sistemas usados em instituições públicas podem muitas vezes ser usados de outras maneiras criativas do que foram originalmente planejadas.

E é este o ponto que vou deixar para vocês: esta foi uma crise em que o tempo era escasso, então tentamos aproveitar ao máximo as ferramentas e softwares que já tínhamos. Para propor uma solução combinando vários sistemas.

Mais do que inventar algo completamente novo, às vezes basta olhar um pouco mais a fundo o que já temos e fazer algumas pequenas mudanças, adaptando-as a uma nova realidade ou crise. Todos sabíamos que não tínhamos tempo nem dinheiro para contratar empresas externas para novas soluções de software, por isso tínhamos que pensar fora da caixa. E, dessa forma, a pandemia nos impulsionou a inovar nossos sistemas para melhor. Talvez possa fazer o mesmo por você? — Vladan Kojanić

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_ (Crédito da imagem: Unsplash) _

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