** _ Este artigo foi escrito por Ryan Hunter, gerente do programa de desempenho enxuto da cidade de São Francisco _ **

No ano passado, nós do ** Programa Lean de Desempenho da Cidade de São Francisco ** tivemos a honra de ser nomeados para a Equipe de Serviço Público Global do Ano da Apolitical na categoria “Fazendo Mais com Categoria Menos ”. E enquanto - alerta de spoiler - chegamos como vice-campeões, a nomeação nos deu a oportunidade de recuar e pensar sobre como estamos fazendo “mais com menos” nós mesmos.

Nossa paixão é ajudar os departamentos municipais a fornecerem serviços da mais alta qualidade para os franciscanos, não por meio de investimentos em dinheiro ou tecnologia, mas levantando as melhores ideias dos servidores públicos dedicados que fazem o trabalho todos os dias. Somos uma pequena equipe na Prefeitura de São Francisco, dedicada a capacitar funcionários da cidade para melhorar continuamente os serviços governamentais para a população de São Francisco.

Assim como nossos clientes, temos o desafio de fazer o melhor trabalho possível com o mínimo de recursos possíveis, e a coisa mais eficaz que descobrimos é esta: não resolvemos problemas, fazemos solucionadores de problemas.

Estamos sempre dispostos a compartilhar nossas melhores ideias com outros servidores públicos inovadores. Afinal, nós próprios estamos nos ombros de outras equipes municipais de melhoria. Enquanto você pensa em como servir aos seus cidadãos, gostaríamos de compartilhar com você nossos maiores esforços em 2019.

** 1 . Continuamos construindo solucionadores de problemas. ** Em nossos dois líderes lean coortes, 46 funcionários de 15 departamentos da cidade aplicaram métodos lean para resolver problemas complicados em seus departamentos domésticos . Ao longo de três meses, todos esses campeões tiveram 24 horas de treinamento, sentaram-se para treinar em 1 a 1 com nossa equipe e ganharam o buy-in para a mudança de seus colegas de trabalho e patrocinadores.

Essas estrelas em ascensão são a espinha dorsal de nosso programa e os resultados que alcançaram são impressionantes. Eles fizeram de tudo, desde conseguir idosos rapidamente para o seguro público e programas de alimentação até agilizar as audiências de acessibilidade para passageiros com deficiência em transporte público.

** O amontoado é o mecanismo mais poderoso que encontramos para criar uma cultura de ponta a ponta de melhoria contínua e fazer com que a equipe da linha de frente seja investida nas metas estratégicas da unidade **

Estamos especialmente orgulhosos de que nosso grupo de outono estava repleto de líderes enxutos de segunda e terceira geração - pessoas que se inscreveram com base no endosso boca a boca de seus colegas de trabalho. Não há maior voto de confiança no trabalho do que estagiários que convencem seus colegas a se envolverem também. Também treinamos mais de 200 funcionários em nossa aula de meio dia Lean 101.

** 2 . Fizemos parceria com departamentos municipais para reduzir o tempo de contratação e manter os funcionários com seus benefícios durante um período de crise **. Por meio de parcerias com as divisões de RH da Public Utilities Commission e the SF Public Library, reduzimos semanas e meses de folga para contratar funcionários da cidade.

A liderança da biblioteca agora pode visualizar todo o pipeline de contratação em um painel de controle, e a Comissão de Serviços Públicos de São Francisco está cortando meses do cronograma de contratação por meio de soluções de baixa tecnologia e baixo custo, como iniciar o processo com uma reunião de estratégia em vez de um formulário. O sistema de serviços de saúde, que administra planos de benefícios para funcionários municipais, tem encontrado soluções simples para evitar que os funcionários percam seu seguro saúde quando uma crise os leva a tirar férias sem vencimento.

As soluções incluíram fazer “coletas” para que os funcionários que deviam pequenos valores de prêmio pudessem pagar mais tarde e conectar-se diretamente com a equipe de gerenciamento de licenças nos três departamentos da cidade que foram considerados responsáveis pela maioria dos prêmios não pagos.

** 3 . Treinamos executivos para liderar com humildade. ** Há muito tempo percebemos que o patrocínio comprometido é o fator determinante número um do sucesso ou fracasso do projeto, então, no início de 2019, lançamos nosso [Lean for Executives](https: //cityperformanceleanprogram.weebly. com / trainings.html) classe.

Já treinamos quase 50 executivos e gerentes da cidade para recompensar a solução de problemas, capacitar sua equipe para tomar decisões e liderar como treinadores. Um executivo nos disse: “Este treinamento deve ser obrigatório para todos os novos gerentes na cidade”.

** 4 . Levamos a solução de problemas para a equipe da linha de frente com amontoados **. Um huddle é uma reunião diária de 10 minutos em que todos os membros de uma equipe de trabalho se reúnem para vir à tona problemas e soluções potenciais, olhe honestamente juntos para o desempenho do grupo em relação às metas, mova “ Just Do It ”solutions [(JDIs](https://cityperformanceleanprogram.weebly.com/uploads /1/4/0/3/14037181/reference_guide_-_just_do_it.pdf)) forward rapidamente e comemorar pequenas vitórias.

É o mecanismo mais poderoso que encontramos para criar uma cultura de ponta a ponta de melhoria contínua e fazer com que a equipe da linha de frente seja investida nos objetivos estratégicos da unidade. Nosso huddle interno concluiu quase 50 JDIs em 2019, e nossos dois huddles de parceria (junto com os trainees do Lean 101) completaram dezenas de outros.

** 5 . O trabalho padrão do nosso programa passou no teste de resistência **. No meio do ano, dois dos analistas que estavam com nossa equipe desde sua fundação partiram com alguns meses de diferença (Kyra para a faculdade de direito e Jenessa para um trabalho lean em tempo integral na Genentech - oportunidades incríveis para os dois!) Tivemos que trazer a bordo um novo membro da equipe rapidamente, administrar líderes lean com uma equipe a menos e fazer malabarismos com todas as funções de nossa equipe.

** Estamos limitados em nossa capacidade de escala - para alcançarmos toda a cidade, não podemos simplesmente contratar mais funcionários **

Mas, graças ao trabalho árduo do restante de nossa equipe e nossa obstinada insistência em padronizar nosso trabalho nos últimos anos, não apenas o navio continuou flutuando, mas também conseguimos criar um novo conteúdo de treinamento durante a transição.

Então o que vem depois?

Planejamos continuar avançando em 2020. Aqui estão algumas das coisas que estão no pipeline:

  • ** Behavioral Insights **: Nós testamos nossa quarta linha de treinamento no início de março, para ajudar os funcionários da cidade a aplicar os princípios da psicologia social e da economia comportamental para suas interações com o público para ajudar os clientes a tomar as melhores decisões. (Pense Nudge.) Estamos especialmente animados com a parceria com ** DataScienceSF **, que ajudará a equipe a executar testes A / B para provar quando seus novos designs estão eficaz.
  • ** Aumentando as ofertas online após a Covid-19 **: o Coronavirus impactou profundamente nossa capacidade de treinar funcionários e executar esforços de melhoria. Estamos agindo rapidamente para expandir nossas ofertas online, incluindo este blog e ** [um novo treinamento online em produtividade pessoal chamado “Getting Things Done”](https://datasf.org/academy/getting-things- feito online /) **.
  • ** Desenvolvimento da equipe **: estamos construindo nossa bancada internamente, criando oportunidades para que mais funcionários se tornem coaches A3, liderem novos módulos de treinamento e facilitação lean de sombra. Aqueles de nós em nossa equipe principal estão ampliando nossos conjuntos de habilidades de melhoria para Six Sigma e Design Thinking.
  • ** Iniciando programas lean departamentais: ** Estamos limitados em nossa capacidade de escalar - para alcançarmos toda a cidade, não podemos simplesmente contratar mais funcionários. Felizmente, alguns de nossos superstars anteriores do lean estão se preparando para liderar projetos de treinamento e melhoria de coaching de forma independente. Estamos planejando equipar vários departamentos da cidade para executar seu próprio treinamento enxuto no próximo ano.
  • ** Parcerias adicionais **: Já este ano, estamos ajudando o novo One-stop Permit Center a se reunir, onde, pela primeira vez, funcionários de uma dúzia de departamentos de licenciamento diferentes podem resolver problemas juntos. Parcerias adicionais estão em andamento!

Uau! Sempre desejei que pudéssemos fazer mais. Somos uma equipe fragmentada - todos nós temos outras responsabilidades além do programa enxuto, e muitos funcionários dão suporte ao nosso treinamento com apenas algumas horas. Ainda assim, quando adiciono o tempo de nossa equipe dedicado ao lean, é apenas o equivalente a um pouco mais do que três funcionários em tempo integral. Sinto-me muito bem com a nossa capacidade de fazer mais com menos!

Estamos sempre dispostos a compartilhar nossas lições aprendidas com outros programas de inovação. Muitos recursos estão disponíveis em nosso site, ou entre em contato conosco em [con.leanprogram@sfgov.org](mailto: con.leanprogram@sfgov.org) e marcar um horário para conversar. - Ryan Hunter

_ (Crédito da imagem: Unsplash) _

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