** Este artigo faz parte do Project Management 101, um boot camp online gratuito de 5 semanas, desenvolvido em colaboração com a Rede de Gerenciamento de Projetos do Southwark Council . **

** Foi co-escrito por Nick Saunders, oficial de projeto, Natalie Preston, gerente de projeto, e Yvonne Rinkart, oficial de projeto, todos na equipe de transformação de negócios da organização. Yvonne também é Coordenadora da Rede de Gerenciamento de Projetos do Conselho de Southwark. Foi editado por Nyemeh Badjan, gerente de projeto CFM. **

A capacidade dos servidores públicos de continuar diante da incerteza é uma superpotência, e nós sabíamos isso mesmo antes de Covid-19. Outra característica importante é a coragem, uma combinação de perseverança e paixão. À medida que os servidores públicos enfrentam o século 21, identificamos resiliência como outra característica essencial.

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Em resposta à pandemia Covid-19, funcionários públicos em todo o mundo aprenderam a operar com mais incerteza do que nunca. Agora é um bom momento para fazer um balanço do que aprendemos. Então, como é a resiliência para os gerentes de projeto no setor público? E como podemos continuar entregando projetos para o público em tempos incertos?

Saber os limites do seu conhecimento pode ajudá-lo a responder e se adaptar

Os projetos enfrentam diferentes tipos de incerteza. Alguns deles podem ser descritos como ** desconhecidos conhecidos ** (coisas que sabemos que não sabemos). Outros podem ser desconhecidos desconhecidos (as coisas que não sabemos, não sabemos conhecer). Se um projeto deve ser resiliente, ele precisará responder e se adaptar com sucesso a ambos.

Normalmente, você pode lidar com as incógnitas conhecidas - mais facilmente. Por meio do gerenciamento de risco, você pode antecipar os possíveis desafios que o projeto pode enfrentar. Mesmo que você não entenda tudo sobre eles, você pode desenvolver um plano para lidar com esses desafios, caso surjam.

Por exemplo, você pode ** saber ** que algumas partes interessadas se oporão a um aspecto de um projeto, mas a extensão de sua oposição pode ser ** desconhecida **. O gerenciamento de riscos permitiria que você fosse resiliente a esse desafio - depois de se tornar ciente do desafio, você pode esboçar diferentes respostas para as partes interessadas e implantar a mais adequada delas quando a extensão de sua oposição ficar clara. Uma análise das partes interessadas e um plano de gestão também seriam úteis aqui e voltaremos a isso mais tarde.

As ** incógnitas desconhecidas ** são muito mais desafiadoras. Não é possível planejar para eles; entretanto, uma abordagem iterativa pode ser útil para dar ao seu projeto resiliência a esses problemas. Ao contrário das abordagens lineares para gerenciar projetos, a iteração permite que os estágios do projeto sejam repetidos. Portanto, conforme surgem incógnitas desconhecidas durante o projeto, você tem a chance de responder e se adaptar a elas.

Por exemplo, após a primeira implantação de uma nova tecnologia, um desconhecido desconhecido pode surgir. Em uma abordagem iterativa, você teria a chance de implantar a tecnologia novamente; como resultado disso, você pode responder e se adaptar aos desafios que enfrenta.

Aumente ativamente a resiliência em você e em sua equipe

A boa notícia é que você pode criar resiliência ativamente em você e em sua equipe para ajudar você gerencia projetos iterativos com muitas incógnitas desconhecidas. Por exemplo, encontre oportunidades de praticar a gratidão, celebrar o presente e se conectar com outras pessoas. As conexões sociais são um componente-chave da resiliência.

Para construir resiliência em sua equipe, certifique-se de saber como seus colegas estão se sentindo. Sua confiança profissional, rotinas de trabalho estabelecidas e redes sociais ajudam a construir e manter a resiliência. Procure maneiras de ajudar a construir esses fatores de resiliência em sua equipe e promova conversas sobre eles.

Inicie conversas para ajudar sua equipe a lidar com a incerteza e ajude-os a reformular os desafios como oportunidades de aprendizagem. Por exemplo, pense em como trabalho remoto afetou seu equipe. Sem dúvida, haverá toda uma lista de desafios. Mas terá havido oportunidades importantes para seus colegas crescerem: eles podem ter melhorado sua flexibilidade ocupacional ou desenvolvido maior conhecimento digital.

Acima de tudo, ajude sua equipe a entender que a falta de incerteza não é algo que você causou. Em vez disso, deixe claro que é sua função orientar o projeto e a equipe por meio dele, e isso só pode ser alcançado através da construção dessas conexões sociais e, em última instância, de sua confiança.

Tranquilize suas partes interessadas

Outra pedra angular da entrega de projetos em ambientes incertos é o envolvimento com seus stakeholders. Existem as pessoas que serão afetadas por seu projeto e aquelas que também podem afetá-lo. Entender seus stakeholders não é algo que você faz uma vez, no início de seu projeto. Especialmente em ambientes incertos, devido às mudanças no cenário, você deve analisar suas partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto.

Como profissionais de gerenciamento de projetos, muitas vezes ficamos confortáveis com as mudanças - no escopo, no orçamento e nos níveis de risco em torno do seu projeto. No entanto, é importante lembrar que suas partes interessadas também estão operando em um mundo em constante mudança. O público, em particular, experimentou mudanças significativas recentemente durante a pandemia do coronavírus. Portanto, o engajamento dinâmico das partes interessadas é essencial para construir a resiliência do seu projeto.

Aqui estão algumas dicas para se envolver com sucesso com as partes interessadas do projeto, independentemente do ambiente e do contexto.

  • Investir em seus relacionamentos com as partes interessadas ajudará na entrega tranquila de seu projeto e minimizará a incerteza. Construindo relacionamentos e ** confiança ** é a chave . Você aprenderá mais na semana 4 deste campo de treinamento sobre como a ** inteligência emocional ** é uma parte importante disso, independentemente do projeto e do ambiente.
  • A comunicação bidirecional é essencial. Isso é especialmente verdadeiro em projetos ágeis e ao operar em ambientes incertos. Envolva as partes interessadas na primeira oportunidade sensata e convide-as para reuniões importantes. Receba ** feedback ** quando as mudanças forem introduzidas e os projetos forem revisados: isso ajudará a aumentar a confiança, mesmo entre as partes interessadas mais desafiadoras. Isso aumentará a resiliência do seu projeto quando ele mais precisar.
  • É importante gerenciar as expectativas com ** honestidade, clareza sobre prazos e comunicação regular **. Escolha horários de comunicação adequados ao ambiente do projeto. Lembre-se de que, em um contexto incerto, você precisará de uma ** abordagem diferente e frequência de comunicação ** com suas partes interessadas em comparação com as circunstâncias normais.

Por que os gerentes de projeto devem investir em resiliência

Equipes resilientes compartilham um entendimento sobre o trabalho em equipe. Eles podem improvisar quando as circunstâncias mudam e acreditam em sua capacidade coletiva de completar tarefas com eficácia. Pessoas que fazem parte de equipes resilientes podem confiar em seus colegas de equipe e se sentem seguras trabalhando em sua equipe - e isso torna mais fácil para eles lidar com a incerteza. Depois de ler este artigo, você tem todas as ferramentas para ajudar sua equipe a entregar projetos na incerteza. ** - Nick Saunders, Natalie Preston e Yvonne Rinkart **

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(Crédito da foto: Unsplash)

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