** Este artigo foi escrito por Gavin Hayman, diretor executivo, Open Contract Partnership, e Oscar Hernandez, gerente do programa para a América Latina **

Conforme começaram a circular rumores na primavera de 2019 de que a Cidade do México em breve renovaria seu programa de compartilhamento de bicicletas, isso chamou a atenção de muitas empresas locais. Seria um contrato importante, gerando mais de US $ 1,3 milhão em receitas anuais.

No passado, os empreiteiros da cidade muitas vezes alavancavam suas conexões políticas e, perdoe-se o trocadilho, 'vendiam' influência para ganhar o contrato. Desta vez, porém, as coisas foram diferentes. Os contatos foram recebidos com uma mensagem simples da cidade:

  • Junte-se ao nosso evento público
  • Visite nosso site público
  • Responda ao nosso pedido aberto de informações para fornecedores

Isso não era business as usual. Depois de conceder o contrato ao mesmo fornecedor por mais de dez anos, e após uma eleição que trouxe ao poder uma nova administração voltada para a transparência, a cidade estava pronta para envolver abertamente fornecedores em toda a [aquisição](https: //apolítico .co / en / solution_article / poland-govtech-challenge-start-ups) para renovar o serviço e, ao mesmo tempo, prestar contas ao público.

Muitos governos lutam para promover a competição em seus processos de solicitação. Os contratos são freqüentemente renovados ano após ano e concedidos ao mesmo grupo de contratados, sem avaliação de necessidades, objetivos ou inovações recentes no mercado.

A falta de inovação e a concorrência nos mercados de contratos públicos muitas vezes podem ser rastreados até a comunicação deficiente entre agências governamentais e o fornecedor comunidade. O processo de licitação tende a enfatizar excessivamente o formato e a aparência da proposta, ao mesmo tempo que cria barreiras para o envio fácil da proposta. Os documentos de aquisição amarram as mãos dos candidatos, sendo excessivamente prescritivos e limitando os recursos que eles podem usar.

Em vez disso, os governos podem envolver os fornecedores para melhorar os resultados dos contratos, fazendo melhorias em três áreas principais:

  • Compartilhamento de dados que permite a participação do fornecedor
  • Comunicar-se com a comunidade de fornecedores para encontrar soluções inovadoras para a prestação de serviços
  • Reduzindo os custos associados ao envio de lances

Acesso justo aos principais dados de planejamento

O compartilhamento pró-ativo de dados durante os estágios de planejamento e licitação do processo de aquisição ajuda a nivelar o campo de jogo entre os participantes e participantes do mercado. Os fornecedores precisam ter acesso antecipado aos planos de aquisição para prever o quão competitivos eles seriam nas próximas solicitações, se posicionar melhor e encontrar oportunidades para alianças estratégicas ou oportunidades de subcontratação.

O segredo é realizar eventos de forma justa e aberta, para estimular a competição e gerar melhores resultados de contratação

O anúncio oficial da renovação do sistema de compartilhamento de bicicletas da Cidade do México foi acompanhado pelo lançamento de um [microsite] dedicado (https://tianguisdigital.cdmx.gob.mx/ecobici/) para todas as partes interessadas. O site continha todas as informações e datas relevantes para a próxima solicitação, permitindo aos fornecedores melhorar seus processos de planejamento. A cidade também compartilhou dados importantes do programa relacionados a níveis de serviço, áreas de serviço e informações financeiras, com o objetivo de permitir um melhor planejamento estratégico e financeiro da comunidade de fornecedores.

Em suas interações com os fornecedores, os funcionários do governo tendem a colocar uma ênfase exagerada nos procedimentos. Em vez disso, conferências de fornecedores e reuniões pré-licitação permitem que os compradores compartilhem seus objetivos e resultados esperados da entrega do serviço. O segredo é realizar eventos de forma justa e aberta, para estimular a competição e gerar melhores resultados nos contratos.

A Cidade do México sediou uma conferência pública em que compartilhou os objetivos do programa para seu novo sistema de compartilhamento de bicicletas. O evento foi liderado pelo secretário de [transporte] da cidade (https://apolitical.co/en/solution_article/6-of-the-best-ways-cities-are-fighting-climate-change) e o chefe da agência digital da cidade.

O fórum foi aberto ao público e contou com a forte participação das maiores empresas do setor, organizações da sociedade civil e veículos de comunicação.

Além de compartilhar prioridades para o processo de contratação e os resultados desejados para o novo sistema, a cidade aproveitou essa oportunidade para explicar as várias inovações sendo introduzidas no processo para estimular a competição e a participação da comunidade. Isso ajudou a neutralizar a incerteza de abandonar práticas antigas e abraçar a abertura.

Os governos devem envolver os prestadores de serviços para coletar feedback e compreender suas necessidades

A conferência foi estruturada como uma apresentação da cidade sem um espaço dedicado para perguntas e respostas. Em vez disso, a cidade abriu um canal digital para obter feedback dos fornecedores e realizou coletivas de imprensa separadas para responder a essas perguntas. O evento também foi transmitido e gravado para que todos pudessem assistir. Como tal, deu o tom certo para o processo seguinte. A cidade envolveria os fornecedores, evitando oportunidades de influência indevida.

Consulte o mercado

Antes de redigir qualquer documento de solicitação, os governos devem envolver os prestadores de serviços para coletar feedback e compreender suas necessidades. A comunicação com a comunidade de fornecedores ajuda a combinar as necessidades dos cidadãos com os recursos do mercado. Coletar essas informações é fundamental para encontrar diferentes maneiras de inovar que podem não ter sido consideradas antes.

As conferências de fornecedores e reuniões pré-licitação aprimoram a experiência do fornecedor e permitem que os governos estabeleçam expectativas sobre os objetivos da política. Mas a inovação na prestação de serviços geralmente requer mecanismos adicionais para coletar feedback do mercado.

A Cidade do México emitiu uma solicitação de informações (RFI) para coletar modelos alternativos de negócios e operacionais da comunidade de fornecedores. A resposta a essa nova forma de fazer negócios foi positiva, com a cidade recebendo sete respostas de nove empresas de todo o mundo com propostas de ponta em esquemas de compartilhamento de bicicletas.

Ao publicar descobertas chave e agregadas das respostas do fornecedor, a cidade compartilhou como o processo de consulta estava informando o design do novo modelo de atendimento ao público e à comunidade de fornecedores. A cidade divulgou intencionalmente dados sobre variáveis-chave que ajudariam todos os fornecedores a refinar suas propostas.

O relatório também buscou aumentar a confiança do público no processo, fornecendo dados para responsabilizar os funcionários do governo pelas decisões tomadas sobre o projeto do novo sistema de compartilhamento de bicicletas.

Envio fácil

Os fornecedores gastam recursos significativos para encontrar oportunidades e enviar propostas. Para algumas empresas, gastar tempo em portais de fornecedores complicados, pagar para acessar solicitações de propostas (RFPs) ou enviar propostas pessoalmente pode tornar o custo proibitivo para participar de um processo de solicitação.

Um processo de contratação pública justo e aberto é a chave para o desenvolvimento de relacionamentos de longo prazo com fornecedores baseados na confiança

Uma pesquisa realizada pela empresa de inovação de compras Citymart descobriu que 40% dos governos municipais nos EUA ainda usam plataformas que buscam gerar receita de usuários comerciais na forma de upsell ou taxas obrigatórias para acessar informações públicas vitais para participar da licitação, como pagar US $ 50-150 para baixar um escopo de trabalhos ou pagar uma taxa de assinatura mensal de US $ 100-1.000 para acessar informações ou receber notificações.

Os custos de envio de propostas desproporcionalmente afetam as pequenas empresas, limitando a capacidade de um governo de promover a diversidade de seu grupo de fornecedores ou engajar start-ups inovadores.

Os governos podem fazer muito para facilitar a participação do fornecedor nos processos de solicitação. Os portais de fornecedores devem permitir que as oportunidades potenciais sejam facilmente identificadas e rastreadas até que sejam anunciadas. O estabelecimento de submissões de licitações eletrônicas que permitem aos fornecedores personalizar suas propostas torna mais fácil e menos consome recursos para enviar propostas.

Como uma etapa final em sua jornada para estabelecer processos sustentáveis e participativos, a Cidade do México está desenvolvendo uma [plataforma] de contratação aberta (https://www.tianguisdigital.cdmx.gob.mx/) para realizar todo o processo de aquisição eletronicamente e compartilhar todas as informações relevantes ao longo do processo.

Replicando e ampliando as inovações

Um processo de contratação pública justo e aberto é fundamental para o desenvolvimento de relacionamentos de longo prazo com fornecedores baseados na confiança. Isso, por sua vez, é a chave para fornecer melhores serviços e comprar produtos pelo preço certo e na hora certa. Como mostra o exemplo da Cidade do México, esse processo precisa ser iniciado antes do início do processo de licitação, com um engajamento de mercado transparente e justo.

Este é um processo contínuo e não uma caixa a ser marcada. Na Cidade do México, ainda é muito cedo para dizer qual das empresas concorrentes acabará por ganhar o contrato. A cidade está se preparando para emitir os novos termos de referência usando insights de suas práticas de engajamento de mercado. O sucesso no processo de licitação e adjudicação dependerá da sustentação de práticas de contratação aberta e de engajamento do fornecedor nas próximas etapas do processo de aquisição.

Ao construir o processo sobre uma base de engajamento de mercado justo, aberto e transparente, a Cidade do México provou que é capaz e está disposta a traçar um novo rumo. Ao fazer isso, eles abrem o caminho para que outras cidades ao redor do mundo sigam seus passos. - Gavin Hayman e Oscar Hernandez

(Crédito da foto: Unsplash)