** Este artigo foi escrito por Klaudia Bencze, líder da equipe de mídia social, Comitê das Regiões Europeu, Bruxelas. O Comité das Regiões Europeu é a voz das regiões e cidades da União Europeia. Como parte das instituições europeias, representa as autoridades locais e regionais em toda a União Europeia e aconselha sobre novas leis que têm impacto nas regiões e nas cidades. **

Você se lembra do filme sobre “O lugar que te deixa louco” do famoso show franco-belga Asterix and Obelix e as Doze Tarefas de Asterix?

No clipe, Asterix, o bravo gaulês, recebe a tarefa de obter a licença “A-38” de um cargo público na Roma antiga. Enquanto ele tenta obter essa licença, ele é enviado de um funcionário para outro que, curiosamente, nunca parece ser capaz de ajudá-lo sem primeiro obter outra permissão de outro funcionário em algum lugar mais profundo no labirinto do prédio de vários andares. A frustração de Asterix aumenta à medida que ele é enviado para frente e para trás entre escadas e balcões perversos, e termina com o colapso de todo o edifício sob o peso literal da burocracia.

É uma descrição tragicamente engraçada de como o setor público pode ser no seu pior.

Procedimentos mal projetados geralmente são resultados de processos complicados tomada de decisão e demorados. Eles não só tornam o trabalho de quem está dentro menos eficiente, mas no caso da [administração] pública (https://apolitical.co/en/solution_article/collecting-taxes-with-behavioural-science), tem um impacto enorme sobre as pessoas que estão na extremidade receptora do serviço público.

** O pensamento coletivo tem muitas vantagens que podem enriquecer seu processo de tomada de decisão, mas a velocidade não é uma delas **

As administrações públicas são organizações complexas compostas por vários departamentos e subdepartamentos, onde a decisão raramente é tomada por uma única entidade. A hierarquia não é plana e quanto mais inserida em um ambiente político, mais frequentemente os ventos da mudança sopram em seus corredores.

A resolução de problemas começa com feedback

Como podemos nós, funcionários públicos, ainda tomar decisões que são melhores e mais rápidas com determinados parâmetros e fazer o bem para o desafio que nos foi confiado, e sem colocar os cidadãos na provação que Asterix teve de sofrer?

Gostaria de apresentar aqui três situações que tenho frequentemente encontrado no meu trabalho, onde tentei abordá-las de uma forma um pouco diferente do habitual.

1 . Arranje tempo para o pensamento coletivo - mesmo quando você estiver com pouco tempo

O pensamento coletivo tem muitas vantagens que podem enriquecer seu processo de tomada de decisão, mas a velocidade não é uma delas.

Quando você precisa apresentar uma proposta em apenas algumas horas, pode ser tentador fazer tudo sozinho. Você pode ter autoridade ou experiência, mas é provável que, quanto mais complexo for o problema, mais você se beneficiará com as perspectivas dos outros.

** Mostrar que você não tem todas as respostas não é sinal de despreparo. Em vez disso, é um sinal de autoconfiança **

Não perca a oportunidade de usar o pouco espaço ou as ferramentas limitadas que você pode ter para uma discussão com colegas que podem fornecer informações valiosas. Por mais opressora que seja a tarefa, você provavelmente será capaz de discutir um ou dois aspectos, fazer um brainstorm sobre o objetivo geral ou compartilhar preocupações e dúvidas que o ajudariam a estruturar sua solução.

Dê à sua discussão um prazo claro, estabeleça um ou dois objetivos claros e deixe as pessoas pensarem calmamente primeiro. Mais importante ainda, visualize sua discussão em tempo real. A visualização é uma ferramenta poderosa para obter resultados em um tempo limitado, impondo uma estrutura, permitindo o pensamento paralelo e o acionamento de ideias.

2 . Crie um espaço para uma verdadeira colaboração - não apenas um acordo silencioso

Quando você está encarregado de uma tarefa que envolve várias pessoas de diferentes departamentos e categorias e precisa gerenciar seus vários níveis de envolvimento e expectativas, é fácil rotular "ele ou ela não era contra" como [colaboração](https : //apolitical.co/en/solution_article/collaboration-is-easier-and-harder-than-you-think). Embora não ter objeções possa parecer um bom sinal, ainda está longe de abraçar totalmente a solução e apoiá-lo, o que também pode criar uma reação posterior. A prática de tomada de decisão coletiva mencionada acima é algo que ajuda a desenvolver a propriedade, mas às vezes apenas perguntando: "Como você abordaria este problema?" e ouvir ativamente sua resposta pode fazer maravilhas.

Mostrar que você não tem todas as respostas não é sinal de despreparo. Em vez disso, é um sinal de autoconfiança que você está aberto a ouvir pontos de vista contrastantes. Por mais fácil que seu processo acabe sendo, não se esqueça de parar regularmente e verificar o quanto os outros ainda têm um senso comum de propriedade sobre a solução que você está buscando.

3 . Transformando histórias de sucesso em feedback significativo

Celebrar o sucesso e reconhecer os resultados é muito importante para um ambiente de trabalho saudável - e isso vale tanto para o setor público quanto para o privado. No entanto, o feedback construtivo, ou em outras palavras, o feedback a partir do qual podemos “construir melhores soluções” é freqüentemente deixado de lado, quer tenhamos ou não alcançado nossos objetivos.

** Traga uma pequena mudança por vez, com pouco mais recursos do que um pouco de foco, atenção e curiosidade **

Em minha experiência pessoal, isso não é intencional; não há tempo ou formato para isso depois ou mesmo durante um processo de resolução de problemas. Mas há uma longa lista de ferramentas disponíveis que podem ajudá-lo a dar um feedback melhor, e minha favorita é o “hot debrief”.

Quando você atingir um marco ou passar por um ponto crítico em seu processo, pare e avalie imediatamente. O que deu certo, o que deu errado, como fazer diferente da próxima vez? Um erro fundamental que muitas pessoas cometem é pensar que precisam esperar até que tenham analisado todas as informações.

Embora você possa não ter todas as informações processadas neste momento, você tem uma coisa que desaparecerá mais rapidamente; impressões e sentimentos das pessoas. Ambos são elementos importantes do feedback, mas o último tem maior probabilidade de persistir e despertar mais interesse em aprofundar a avaliação posteriormente. Encontre um formato agradável e transforme os debriefs quentes em uma prática regular dentro de sua equipe, você verá que o apetite por feedback construtivo crescerá.

Acima estão alguns exemplos de como quebrar os processos tradicionais de resolução de problemas em pequenos passos e trazendo uma pequena mudança por vez, com pouco mais recursos do que um pouco de foco, atenção e curiosidade. Ouse usar essas “armas” para construir serviços públicos mais dinâmicos e eficientes.— Klaudia Bencze

(_Crédito da imagem: Unsplash) _

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