Todos nós já sentimos o abismo entre reuniões produtivas e trabalhos frustrantes dos quais saímos confusos, desmotivados ou inseguros. Felizmente, existem passos claros que você pode seguir para alcançar o primeiro e evitar o segundo.

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Nossa comunidade tem compartilhado algumas de suas principais dicas para realizar uma reunião bem-sucedida que manterá sua equipe engajada, informada e pronta para trabalhar.

1. Defina uma agenda clara

Todos nós já ouvimos essa dica antes. Embora pareça fácil, definir uma agenda para uma reunião pode salvar a vida quando se trata de tornar uma reunião bem-sucedida. No entanto, lembre-se de deixar tempo para discussão. Às vezes, uma agenda lotada pode atrapalhar mais uma reunião do que ajudar. Um de nossos usuários nos disse que “tendem a preencher a agenda com a suposição de que estamos aproveitando o tempo. No entanto, deixar espaço para o diálogo pode ser mais benéfico para os participantes ”.

2. Abra espaço para todos

Isso não significa convidar um departamento inteiro para a sua reunião, mas sim dar a todos os envolvidos um espaço para falar. Muitas vezes ouvimos que no governo as decisões são tomadas de cima para baixo e não levam em consideração o sentimento, o conhecimento e as experiências dos colegas mais jovens. Um usuário declarou: “Adoro a ideia de falar na ordem inversa da antiguidade. Os membros da equipe sênior sempre dominam as reuniões e esta abordagem permitiria que outros fornecessem suas percepções sobre os tópicos e sentissem que estão contribuindo. ”

3. Defina uma meta

Garantir que sua reunião tenha um propósito claro e pontos de ação é fundamental para garantir que você aproveitou ao máximo o seu tempo. Nossos usuários disseram: “Sem uma visão para a reunião, não é provável que produza sentimentos positivos nos participantes sobre o que vai acontecer a seguir”. Todos nós sabemos que as reuniões podem acontecer em um prazo muito curto, portanto, definir metas claras pode não ser uma tarefa fácil. No entanto, reservar dois minutos no final para falar sobre os pontos de ação que todos farão transformará sua reunião em um uso valioso do tempo.

4. Respeite o tempo das pessoas

Tempo é algo que todos nós temos pouco, então, ao planejar sua reunião, certifique-se de entender que o tempo de todos é precioso. Estabelecer um cronograma claro e __ cumpri-lo__ é vital. Todos vão agradecer por se manter atualizado, cumprir o cronograma e garantir que a reunião seja o mais produtiva possível. Se você sabe que não é bom em ficar de olho no relógio, tente perguntar se alguém poderia atuar como cronometrista em sua reunião.

5. Falha ao preparar, prepare-se para falhar

O planejamento prévio adequado evita um desempenho dolorosamente ruim. Freqüentemente, descobrimos que estamos ocupados demais para nos prepararmos para nossas reuniões, o que as torna menos produtivas e úteis do que gostaríamos. Tente agendar um horário em sua agenda antes de uma reunião para ler quaisquer agendas, documentos ou mesmo apenas preparar suas anotações. Isso realmente ajudará a garantir que você obtenha o máximo de sua reunião.

Graças a:

Participantes do Apolitical's [Como dominar reuniões no governo](https://apolitical.co/microcourses/en/better-meetings#:~:text=Plan%20purposeful%20and%20time%2Defficient,and%20exercises%20to% 20encourage% 20participation) para compartilhar as principais dicas para tornar as reuniões melhores para todos.

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(Crédito da imagem: Unsplash)

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