** _ Este artigo foi escrito por David Durant, gerente de entrega sênior do Hackney Council no Reino Unido ._ **
Se você trabalha no governo, é provável que receba muitos e-mails.
Para muitos de nós, passamos a dar valor a esse aspecto da vida como funcionário público. Mas e se houvesse uma maneira mais inteligente de se comunicar? Um que nos permitiu falar com mais fluência e incluir mais pessoas em nossas conversas? Como você provavelmente já deve ter adivinhado, essa tecnologia já existe. É um bate-papo online.
Os governos continuam a evoluir de organizações isoladas definidas por hierarquias e políticas rígidas / limites de entrega. Cada vez mais, há uma tendência para uma estrutura de estilo de rede mais adaptável e fluida.
Para que essa nova forma de trabalhar se torne a norma, há uma série de serviços digitais de suporte que precisam ser implementados.
Pode-se levantar a hipótese sobre o tipo de serviços necessários, mas parece altamente provável que os quatro conjuntos de necessidades do usuário a seguir precisarão ser cobertos:
Uma maneira de facilitar e registrar a tomada de decisões na política e na entrega em várias organizações que contribuem para um único projeto
Um método de registro, catalogação e busca da memória institucional
Um serviço para encontrar as pessoas certas para qualquer tarefa em mãos
Mecanismos para facilitar a comunicação entre os membros da equipe em locais difundidos
Muito foi escrito em outros lugares sobre esses tópicos; por exemplo, em seu excelente livro Smart Citizens, Smarter State, Beth Simone Noveck, da NYU, dá alguns detalhes sobre as vantagens de um Um único “diretório de pessoas” interorganizacional que registra os detalhes de contato de um funcionário público, habilidades, interesses relacionados e projetos anteriores.
Este ensaio se concentrará no último ponto da lista acima - mecanismos de comunicação - e, particularmente, no uso do chat online como uma forma de permitir que funcionários públicos descubram e participem facilmente de conversas com colegas experientes, potencialmente baseados em qualquer lugar do mundo.
Por que incentivar o bate-papo online como uma ferramenta para funcionários públicos?
Os funcionários públicos continuam sobrecarregados de e-mail. Os sistemas de chat online - dos quais o mais famoso é provavelmente o Slack - representam uma alternativa. Eles fornecem a seus usuários uma série de recursos importantes, como permitir a criação de canais para uma equipe, função ou tópico específico, para permitir a filtragem opt-in das mensagens que um usuário recebe.
Outra vantagem é que o bate-papo online oferece excelente suporte para a construção de comunidades em todo o governo. Por exemplo, para reunir pessoas que desempenham o mesmo papel em diferentes organizações ou para pessoas que vêm de equipes diferentes para trabalhar na mesma área de política de diferentes ângulos por meio de [comunidades de serviço](https://www.gov.uk/service-manual / design / working-across-organization-boundaries).
** Há uma série de razões pelas quais o bate-papo online interorganizacional, embora bem-sucedido em certas áreas, não foi mais amplamente adotado por funcionários públicos **
Os fluxos de conversa são muito mais naturais do que o e-mail, especialmente quando várias partes estão envolvidas. Muitas vezes as pessoas já estão acostumadas com isso, pois esses serviços se tornaram extremamente populares em contextos não profissionais, com produtos como o WhatsApp se tornando nomes conhecidos.
No entanto, ao contrário do WhatsApp, uma das vantagens dos serviços de chat no trabalho é que as pessoas podem entrar sem conhecer nenhum dos usuários já envolvidos e podem aproveitar imediatamente a oportunidade para fazer perguntas e procurar pessoas que trabalham em temas semelhantes.
O bate-papo online tem apoiado muito a capacidade de trabalhar em casa, mantendo o contato com os colegas, contribuindo para o equilíbrio geral entre trabalho e vida de muitos funcionários.
Finalmente, os sistemas de bate-papo online são frequentemente integrados em um número significativo de outros serviços em nuvem, tornando mais fácil monitorar sistemas e [colaborar em documentos](https://apolitical.co/solution_article/collaboration-is-not-about-tools- ou é), para citar apenas duas das muitas opções disponíveis.
O que está impedindo a aceitação do bate-papo online interorganizacional?
Há uma série de razões pelas quais o chat online interorganizacional, embora bem-sucedido em certas áreas, não foi mais amplamente utilizado pelos funcionários públicos.
De longe, o principal é a falta de conhecimento de que já existem vários serviços. No Reino Unido, até o momento, tem havido pouca comunicação departamental interna para a equipe sobre esses serviços, com as organizações se concentrando em suas próprias versões internas, se é que existem. Provavelmente, isso se deve à natureza semi-oficial de alguns desses serviços, o que torna difícil para alguns funcionários públicos se sentirem autorizados a usá-los ou recomendá-los.
As razões pelas quais a adoção oficial tem faltado são complexas em si mesmas. Alguns servidores públicos temem que as conversas no chat online sejam mais informais do que por e-mail e que isso possa refletir negativamente nas organizações caso os jornalistas enviem solicitações de dados abertos, por exemplo, por meio de solicitações de liberdade de informação. Um exemplo específico disso no setor privado são [os problemas recentes na empresa de bagagem online Away](https://www.theverge.com/2019/12/10/21002881/away-steph-korey-resigns-slack-platform -incentivos), onde comentários sobre Slack pelo CEO Steph Korel levaram à sua demissão. Dito isso, pode-se argumentar que isso não é diferente de qualquer outro mecanismo de comunicação e que as organizações devem confiar que sua equipe atue com responsabilidade.
Falando sobre a opinião de algumas pessoas fora do governo sobre esses serviços, alguns jornalistas ficaram surpresos ao descobrir que os canais populares costumam incluir tópicos mais frios como filmes, videogames, animais de estimação e outras coisas não relacionadas ao trabalho. Às vezes, é considerado um desperdício frívolo do dinheiro do contribuinte sustentar essas coisas. Mas, na realidade, ele cria laços de comunidade e ajuda a unir os funcionários, melhorando a retenção de funcionários e garantindo que as pessoas sintam que funcionários de outros departamentos são humanizados e acessíveis.
** O governo cruzado do Reino Unido Slack tem aproximadamente 2.000 membros ativos semanais e mais de 1,5 milhão de mensagens postadas desde sua criação em 2015 **
Os modelos de custo às vezes também são um problema. Muitas vezes existem versões gratuitas, mas têm limitações - por exemplo, as mensagens anteriores deixam de ser acessíveis com o tempo. Versões pagas tendem a ser precificadas em um modelo por usuário, desincentivando perversamente um impulso para uma maior adoção do produto.
Às vezes, os departamentos optam por adquirir um único serviço digital que fornece uma série de funções, incluindo chat online. Muitas vezes, eles são incompatíveis, de modo que usuários de sistemas diferentes não podem se conectar uns aos outros. Isso significa que, para acessar esses bate-papos de colaboração, o usuário precisa, de maneira frustrante, acessar pelo menos dois sistemas diferentes.
No entanto, em alguns casos, mesmo saber que os serviços existem não é suficiente, pois a capacidade de acessá-los é bloqueada no firewall da rede departamental. Este também é o caso de muitos outros sistemas de produtividade colaborativa baseados em nuvem, como Google Docs e Trello. Uma Equipe Gov, sobre a qual mais abaixo, está planejando continuar a examinar esse problema durante 2020.
Há também o problema de que os serviços de chat online entre governos existentes tendem a se concentrar anteriormente na equipe que trabalha na área de desenvolvimento de serviços digitais e, portanto, tendem a ter nomes que incluem a palavra “digital”. É possível que isso, mais a alta proficiência técnica de muitos dos usuários existentes, possa ser desanimador para novos membros com diferentes funções e experiências.
Finalmente, quando olhamos para a frente como poderíamos construir plataformas verdadeiramente internacionais, as questões de fusos horários e idiomas se tornam mais importantes. Existem vários sistemas bem-sucedidos no setor privado que operam bem em vários fusos horários, incentivando uma cultura que apóia os membros onde quer que estejam. Além disso, com base na tecnologia de tradução automática, alguns serviços agora podem oferecer suporte a usuários que não compartilham um idioma comum.
Quatro exemplos de serviços de chat online entre organizações bem-sucedidos
Atualmente, um dos produtos mais populares baseados em nuvem para bate-papo online é o Slack. Muitas equipes governamentais individuais têm seus próprios espaços de trabalho internos do Slack, mas aqui estão três exemplos de [colaboração interorganizacional] bem-sucedida (https://apolitical.co/solution_article/here-are-the-7-skills-you-need- colaborar no governo) que se destacam.
O governo cruzado do Reino Unido Slack
O UK cross-government Slack tem aproximadamente 2.000 membros ativos semanais e teve mais de 1,5 milhões de mensagens postadas desde sua criação em 2015.
Seu objetivo é facilitar a discussão em todo o governo. Possui mais de 400 canais com muitos tópicos ativos, que vão desde segurança cibernética e design de serviços até as melhores práticas de tecnologia e muito mais. Qualquer membro existente pode adicionar novos membros, desde que tenham um endereço de e-mail comercial que termine em “gov.uk”.
 e os membros que postaram (azul) para o slack do UK Government Digital.
As desistências coincidem com os feriados. Os picos de uso geralmente coincidem com uma notícia importante ou com um evento, como uma conferência, em que o serviço é mencionado para muitos novos usuários em potencial.
O Slack 18F
18F é uma agência de serviços digitais com sede na Administração de Serviços Gerais dos Estados Unidos. Sua instância do Slack é associada a todo o estado do governo dos EUA. Ao contrário do Slack do governo cruzado do Reino Unido, ele usa a versão paga do Slack e é totalmente compatível. Seu manual completo pode ser encontrado aqui
The UK Local Gov Digital Slack
O UK Local Gov Digital Slack tem aproximadamente 250 membros ativos semanais, com um aumento significativo ocorrendo nos últimos 18 meses, já que funcionários de um número consideravelmente maior de autoridades locais começaram a participar regularmente em conversas.
É administrado por uma coalizão de funcionários do governo local, e não por um departamento do governo central. Possui mais de 100 canais, que cobrem uma ampla gama de tópicos de competência do governo local. Você pode obter acesso ingressando no Local Gov Digital através deste formulário de inscrição.
The One Team Gov Slack
One Team Gov é uma comunidade global, trabalhando em conjunto para reformar radicalmente o setor público por meio de ações práticas.
Eles são movidos pelo otimismo e pelo desejo de tornar as coisas melhores e são unidos por um conjunto de princípios básicos. O One Team Gov Slack é um excelente exemplo do poder de tais serviços para reunir pessoas de todo o mundo para colaborar em questões comuns. Os membros incluem indivíduos do Reino Unido, Suécia, Austrália, Nova Zelândia, Canadá e muitos outros locais globais.
Os tópicos comuns incluem a facilitação transformação digital, o ambiente, novas formas de trabalhar e como organizar encontros de novo estilo. Este último, por sua vez, levou à entrega de uma série de grandes não conferências internacionais com a participação de altos funcionários públicos. Qualquer um pode se juntar ao One Team Gov Slack aqui.
O que vem a seguir para o chat online do governo?
À medida que mais discussões diárias se movem online, as vantagens do bate-papo online, junto com outros serviços digitais poderosos, provavelmente aumentarão sua aceitação por usuários individuais e organizações governamentais. Existem várias maneiras de acelerar isso:
Propriedade oficial e suporte de tais canais. Isso já está em vigor em muitos casos, mas alguns exemplos muito bem-sucedidos ainda não têm sanção oficial ou qualquer orçamento de suporte associado.
Incentivo para que outros se juntem e participem. Conforme mencionado acima, em muitos casos, esses canais ainda são dominados por pessoas que trabalham em equipes digitais. Isso deve ser aberto para apoiar os funcionários públicos em funções não digitais. Existem várias maneiras de fazer isso:
Por meio de órgãos interorganizacionais existentes, como LOTI (como um exemplo no espaço do governo local do Reino Unido)
Sendo apresentado como parte da indução padrão e do treinamento inicial de funções no governo, como a profissão de política no Reino Unido
Fazer parte do Desenvolvimento Profissional Contínuo para essas funções, de modo que a equipe existente também possa ser apresentada ao conceito
A introdução e o suporte de tais serviços para grupos transnacionais de sucesso, como Open Ownership e [Open Government Partnership](https: //www.opengovpartnership. org /) para trazer necessidades e pontos de vista ainda mais diversos
Finalmente, há exemplos de países como Taiwan onde “Junte-se”, seu nacional online A plataforma de participação cívica começou a impulsionar uma verdadeira mudança democrática de baixo para cima, permitindo que os cidadãos interajam diretamente com os legisladores.
Ainda estamos nos estágios iniciais de reestruturação de como o governo funciona em escala nacional e ainda não entendemos totalmente como as discussões nacionais interorganizacionais e totalmente globais em tempo real, facilitadas pela Internet, podem ajudar na tomada de decisões do governo.
O futuro desta área continua excitante. - David Durant
David Durant é gerente de entrega sênior do Hackney Council no Reino Unido. Ex-membro do GDS, ele foi citado em vários relatórios parlamentares do Reino Unido sobre tecnologia digital no governo, incluindo a Comissão de Democracia Digital do Palestrante e o Comitê de Ciência e Tecnologia Digital Government Inquiry.
_ (Crédito da imagem: Unsplash) _
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