** Este artigo foi escrito por Ben Fraser, Designer de Interação Sênior do Departamento de Trabalho e Pensões (DWP) Digital, governo do Reino Unido. Este artigo foi publicado pela primeira vez em março deste ano no DWP Digital Blog. Você pode ler o artigo original aqui. **
Uma cena típica de um Design Sprint tradicional (Crédito: DWP Digital Blog)
Recentemente, estive envolvido em um projeto Discovery de 12 semanas visando melhorar a experiência do cliente para cidadãos que recebem vários benefícios. Como parte de uma forte equipe de 9 colegas DWP e contratados externos, meu papel como designer de interação rapidamente se tornou focado em organizar e facilitar um Design Sprint.
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A Design Sprint é um workshop co-projetado de 5 dias, com o objetivo de gerar rapidamente soluções para um problema de negócios, com ênfase em colaboração, esboço de solução, construção de protótipo e teste de usuário. Inicialmente delineado em uma estrutura do Google, o Design Sprints agora é uma metodologia estabelecida no kit de ferramentas de design centrado no usuário.
Como designer de interação com uma formação variada em design - de um diploma de arquitetura a trabalho em design gráfico, passando por desenvolvimento de front-end e design de interface de usuário - já facilitei Design Sprints e muitos outros tipos de workshops no passado. No entanto, nunca de forma puramente remota. Eu sabia que seria um desafio interessante.
Saímos do Design Sprint tendo identificado algumas soluções inovadoras para problemas de negócios. Apesar de exaustivo, gostei muito de planejar e facilitar, e aprendi muito durante o processo. Com isso em mente, reuni algumas dicas que teria achado útil saber antes de iniciar o processo.
** 1 . Planos claros são cruciais - ainda mais quando se trabalha remotamente **
Passei várias semanas planejando, trabalhando em estreita colaboração com o resto da equipe do Discovery, em particular o designer de serviço. Para começar, identificamos as principais partes interessadas que queríamos envolver. Além da equipe principal do Discovery, queríamos incluir os insights e a experiência de colegas de toda a DWP. A gerente de produto da Discovery começou a usar seus contatos para obter diferentes áreas do DWP para sugerir possíveis participantes.
Acabamos com 12 participantes principais e 5 ou mais contribuidores que passaram. Eu imediatamente assegurei que todos os envolvidos tivessem seus calendários bloqueados durante os 5 dias do Design Sprint - uma tarefa nada fácil nesta era de ligações consecutivas! Tive uma rápida videochamada com os participantes com quem ainda não havia trabalhado para me apresentar e definir as expectativas. Isso foi particularmente importante para colegas fora da esfera digital, para os quais esse tipo de sessões de co-design não era familiar.
O segundo foco foi reunir as descobertas e percepções relevantes até agora para deixar as pessoas informadas. Organizamos um conjunto de conversas relâmpago para o primeiro dia da Sprint para ajudar a construir um entendimento comum. Isso também incluiu três palestrantes de fora do Discovery, cobrindo tópicos como acessibilidade e design para os excluídos digitalmente.
** 2 . Encontre um foco para cada dia e planeje em torno das pessoas **
Ficou claro desde o início que muitos colegas teriam compromissos inevitáveis ao longo do Sprint, então era importante planejá-los, especialmente quando se tratava de salas de descanso. Além disso, os intervalos regulares são cruciais em qualquer Design Sprint, ainda mais em um ambiente virtual.
** Em um Design Sprint físico, é muito mais fácil girar como facilitador - desde que haja espaço suficiente na parede e Post-its disponíveis! **
Para gerenciar os compromissos de todos, criei uma planilha para capturar os participantes, quem estava disponível e quando. O planejamento do cronograma foi feito em forma de nota básica - da minha perspectiva, as atividades raramente se encaixam em espaços organizados de 15 ou 30 minutos, então uma planilha não funciona muito bem. O planejamento das atividades e cronometrá-las só valia a pena fazer em detalhes absolutos nos primeiros dias. Como tal, os planos precisos para o resto da Sprint ficaram mais vagos com o passar dos dias. Concentrei-me principalmente em um objetivo geral e na produção de cada dia que funcionou bem.
** 3 . Garanta que todos tenham a chance de se familiarizar com as ferramentas com antecedência **
Usei uma ferramenta de quadro interativo e criei um quadro por dia como o foco de todas as atividades. Na semana anterior à Sprint, criei 2 outros painéis - um chamei de ‘Sandbox’ e o outro de ‘Intros’. Enviei-os a todos os participantes, com instruções para usar o primeiro para se familiarizarem com a ferramenta com antecedência e estabelecer que eles poderiam acessá-la sem problemas. Isso funcionou bem e evitou a perda de tempo dando instruções ou resolvendo problemas técnicos.
O segundo quadro, então, incluiu alguns "cartões de introdução" e eu convidei os participantes a adicionar uma foto de si mesmos, seu nome e função, e responder a algumas perguntas informais para quebrar o gelo se eles se sentissem confortáveis em fazê-lo. Em uma oficina remota, qualquer coisa que ajude a personalizar os procedimentos é útil.
Exemplos de quadros interativos usados (crédito: DWP Digital Blog)
** 4 . Reserve um tempo para introduções, quebra-gelos e exercícios de aquecimento **
No primeiro dia de 'ideação', pedi a todos os participantes que anexassem algo que pudéssemos usar como inspiração no quadro do dia. Em seguida, começamos o workshop examinando-os. Achei que acrescentava um toque pessoal ao processo.
Tive dúvidas sobre o uso do Crazy 8s \ -tipo de atividades de ideação sem usar caneta e papel e esboços. Em vez disso, pedi aos participantes que passassem alguns minutos representando um hobby deles usando as ferramentas disponíveis: ícones, importação de fotos ou até mesmo desenho usando um mouse / tela sensível ao toque. Em seguida, tivemos que adivinhar os passatempos de todos. Um aquecimento, quebra-gelo e familiarização com a ferramenta em um - realmente eficaz! Curiosamente, muitos participantes optaram por simplesmente descrever suas ideias usando palavras quando se tratava de atividades de idealização - o que, em última análise, significava menos preocupações de ‘Não consigo desenhar’ do que durante um Design Sprint físico.
** 5 . Reserve um tempo para o planejamento just-in-time das atividades diárias **
Você nunca sabe exatamente o que é necessário para o dia seguinte até que o dia atual termine. Nos dias do Sprint, organizei uma ligação com o gerente de projeto e designer de serviço para falar sobre os planos do dia. Tivemos outro ‘debrief’ no final das atividades do dia para falar sobre como as coisas haviam corrido e ajudar a fazer os planos e ajustes finais para o dia seguinte. Inevitavelmente, isso envolvia um bom planejamento just-in-time de atividades precisas e participantes da sala de descanso. Em um Design Sprint físico, é muito mais fácil girar como facilitador - desde que haja espaço suficiente na parede e Post-its disponíveis! Tornou-se aparente que um Sprint remoto pode ser abordado de maneira igualmente ágil - mas que requer muito trabalho de última hora para ajustar atividades e artefatos para se adequar às voltas e reviravoltas inevitáveis. Isso precisa ser levado em consideração no planejamento e na obtenção de recursos.
Eu também terminei cada dia com 'retrospectiva de 1 minuto' - dando aos participantes a oportunidade de dar feedback. Isso foi inestimável, pois algumas tarefas domésticas cruciais surgiram, por exemplo, em torno de manter o controle de discussões tangentes ocorrendo no painel de bate-papo, algo que poderia facilmente passar despercebido como um facilitador.
Certamente aprendi muito facilitando um Design Sprint remoto pela primeira vez. Espero que algumas dessas dicas sejam úteis para qualquer workshop remoto em que você esteja planejando embarcar. ** - Ben Fraser **
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(Crédito da foto: Unsplash)
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