_ ** Este artigo foi escrito por Thom Kearney, um ** [** Free Agent **](https://apolitical.co/solution_article/how-can-government-get-top-talent-canadas-free-agents -work-where-they-want /) ** no governo do Canadá. Estas são as suas opiniões e não refletem necessariamente as do seu empregador. ** _

Se você está lendo isso, já sabe que precisamos colaborar melhor.

Como servidores públicos, compartilhamos problemas perversos, ambientes complexos e, na maioria das vezes, falta de tempo e recursos. Parece óbvio que, se trabalharmos juntos, podemos progredir melhor coletivamente do que sozinhos.

Infelizmente, não é fácil colaborar entre setores, governos, departamentos e línguas. Pode ser difícil o suficiente colaborar com as pessoas em seu próprio escritório, sem mencionar as pessoas de outro departamento ou fuso horário.

Neste artigo, irei apresentar a você algumas ferramentas que considero mais eficazes desde que originalmente me conectei à rede mundial de computadores em 1993, mas primeiro uma advertência:

Nenhuma ferramenta fará com que sua experiência colaborativa seja maravilhosa em um passe de mágica. Colaboração é sobre pessoas trabalhando juntas. Você precisa de um objetivo comum, comunicação clara e uma mentalidade cooperativa antes que qualquer ferramenta seja útil. Dito isso, as ferramentas que você escolhe (ou impôs a você) podem tornar sua vida muito mais fácil ou muito mais difícil.

Meu padrão é um estilo de trabalho aberto e acho que você também deveria, mas tudo em que trabalho são informações desprotegidas e não haveria danos se se tornassem públicas. Se você trabalha com informações protegidas, deve estar ciente dos riscos e de quaisquer protocolos que precise seguir. Se você não sabe quais informações protegidas estão em seu contexto, descubra.

Selecionei três casos de uso comuns: criação de documentos, reuniões distribuídas e comunicação instantânea. Como servidor público, é aqui que passo a maior parte do meu tempo (como imagino que você também), então é aqui que vejo o maior potencial para ferramentas melhores. Começando com o que usei para escrever este artigo.

Criação de documento

Vamos enfrentá-lo, como servidores públicos, produzimos muitos documentos. Eles podem ser texto, vídeo, slides ou planilhas, e podem ser políticas, regulamentos ou papéis de trabalho, ou podem até ser um [documento de Normas da equipe](https://weeknot.es/weeknotes-e03-fall-edition- 50bd70e89997). Mas não importa qual documento seja, geralmente há outras pessoas envolvidas na criação e aprovação.

Seu departamento ou agência pode ter um sistema de gerenciamento de documentos que afirma apoiar a colaboração porque outras pessoas podem acessar seu documento, fazer o check-out, editá-lo e, em seguida, fazer o check-in novamente. Essa configuração geralmente tem duas falhas fatais.

Primeiro, as pessoas costumam fazer check-out de um documento e depois se esquecem de fazer o check-in - tornando-o somente leitura. Basicamente criando atrito no processo de colaboração. Em segundo lugar, todos os sistemas de gerenciamento de documentos governamentais que experimentei estão dentro de redes departamentais e firewalls, tornando-os inúteis para a colaboração entre agências.

** Se não estamos escrevendo um documento, parece que estamos tendo reuniões. Às vezes, essas reuniões são sobre documentos **

A edição síncrona (por exemplo, Google Docs) é waayyy melhor. Se você nunca teve a alegria de ver uma girafa anônima explorando seu documento, ligue para um amigo e faça isso hoje. Se você não tem nenhum amigo, me ligue e podemos verificar juntos. Tenho usado as ferramentas do Google extensivamente nos últimos 14 meses e, se você precisar co-criar documentos de texto, planilhas ou slides, eles são incríveis. Este é um conjunto de ferramentas realmente otimizado para colaboração na nuvem. Claro, algumas pessoas pensam que o Google é mau, então ...

Uma alternativa de opção de código aberto é Etherpad e seus muitos descendentes. Além disso, eu seria negligente se não mencionasse GitHub. Se você deseja levar a sério a discussão e a governança em torno da criação ou revisão de um documento, como uma política ou regulamentação, há muito a aprender com o pessoal que desenvolve software de código aberto de forma colaborativa. Há um pouco de vocabulário para aprender (o que diabos é um pull request?), Mas você consegue!

Reuniões distribuídas

Se não estamos escrevendo um documento, parece que estamos tendo reuniões.

Às vezes, essas reuniões são sobre documentos. Eu sou um grande fã de reuniões presenciais e acho que qualquer colaboração deve ocorrer pessoalmente com a frequência que for razoável, mas também acredito que todas as reuniões devem receber participantes distribuídos. Não há razão em nossos dias e idade para que uma reunião deva ser restrita àqueles que podem estar juntos em uma única sala.

E se você estiver trabalhando em uma colaboração entre várias agências, é provável que a maioria das reuniões seja distribuída. Fazemos isso há anos com teleconferências, mas é hora de intensificar o jogo e tornar a videoconferência baseada na web e o compartilhamento de tela o padrão. Se você estiver conduzindo chamadas em conferência com apresentações que enviou por e-mail para participantes remotos, é hora de examinar a conferência na web.

** Quero encorajar todos os servidores públicos a se cadastrarem no Twitter. Acho que é a coisa mais próxima que temos de uma rede acidental de serviço público global **

No Governo do Canadá, temos acesso aos serviços de webconferência fornecidos pela WebEx. Este pode ser o único serviço corporativo que considero excelente. Qualquer pessoa pode obter uma conta e o provisionamento geralmente leva menos de 20 minutos. O custo é invisível para o usuário. A maioria das redes departamentais oferece suporte, mesmo que, em alguns casos, você precise usar o Internet Explorer para fazer isso. A experiência do usuário pode ser nada agradável, mas com um pouco de experimentação, qualquer um pode fazer isso. Todas as reuniões devem ser habilitadas para a web e, se a largura de banda for um problema, desligue o vídeo e compartilhe a tela. Gosto quando as pessoas colocam o link para suas salas pessoais em suas assinaturas de e-mail - horário de expediente virtual, alguém?

Existem alternativas ao WebEx. Eu sei que algumas pessoas usam o Zoom e outras usam o Skype. Não tenho certeza de qual seria a opção de código aberto que depende tanto da largura de banda do provedor de serviços, mas suspeito que haja alguma por aí.

Comunicação instantânea

Você já foi Slacked? Se você é velho como eu, deve se lembrar do ICQ e quase certamente já usou o WhatsApp, Messenger ou outro serviço de texto para bater papo com seus amigos ou filhos. O Slack é como essas coisas, mas focado em uma única equipe. Minha folga tem cinco equipes, uma para minha atribuição atual, uma para meus colegas de Agente Livre e várias outras comunidades de interesse às quais pertenço.

Você cria uma conta, participa de uma organização e pronto! você entra em um mundo de emojis e canais. É muito bom para o dia a dia entre os membros da equipe e também tem um zilhão de integrações com outras ferramentas baseadas em nuvem, se você quiser. Você pode compartilhar mensagens diretamente com outros membros da equipe e em canais, que são threads de conversa que você define. Se você quiser jogar sozinho, baixe o aplicativo e participe de [um gov de equipe](https: //oneteamgov-slack. herokuapp.com/) canal slack aqui.

Caso você esteja se perguntando por que isso é melhor do que e-mail, é. Por um lado, permite a comunicação aberta porque outros membros da equipe podem ver em suas conversas (a menos que você as torne privadas). E, em segundo lugar, cria uma espécie de memória de equipe porque as conversas são arquivadas nos canais, para que os novos membros possam se atualizar rapidamente. Não é perfeito para você, ainda pode ficar muito ocupado e confuso e a equipe tem que concordar em como usá-lo.

A principal alternativa de código aberto ao Slack é o RocketChat, que requer um pouco mais de know-how para configuração. Algumas pessoas também usam o Zoho Connect, e tenho certeza de que a Microsoft também tem algo que funciona muito bem em seu universo.

Twitter (sim, Twitter)

Por último, quero encorajar todos os funcionários públicos a aderirem ao Twitter. Acho que é a coisa mais próxima que temos de uma rede global de serendipidades de serviço público. Entrei no Twitter pela primeira vez em 2009 para me conectar com uma comunidade emergente no governo do Canadá que se identificou como praticantes da web 2.0. Eu era um executivo na época e através do Twitter, conheci centenas de pessoas que nunca estariam em minha rede de outra forma. Mais tarde, quando voltei a ser consultor, usei o Twitter para #GovChats mensais com reformadores do governo em todo o mundo. Desde então, notícias falsas e bots se tornaram um incômodo para alguns, mas ainda encontro meus peeps lá.

** Algumas das coisas que estou sugerindo podem ser contrárias à política departamental. Às vezes, isso é por um bom motivo, mas muitas vezes é apenas um atrito desnecessário, que sobrou de uma era pré-internet **

Encontre as pessoas da sua área e siga-as, siga quem elas seguem, encontre algumas hashtags relevantes e, se você curar bem, em breve seu feed estará repleto de links para eventos interessantes, podcasts, blogs, vídeos, jornais e sites. Um post intrigante, uma troca pública, algumas mensagens diretas e bum! Agora você está colaborando.

Não tenho uma opção de código aberto para o Twitter, embora tenha certeza de que existem algumas plataformas que fazem coisas semelhantes. O valor de algo como o Twitter está na rede de pessoas, portanto, qualquer rede que aumente o potencial de serendipidade em seu contexto é onde você deve ir.

Nem tudo é um prego

Algumas das coisas que estou sugerindo podem ser contrárias à política departamental.

Às vezes, isso é por um bom motivo, mas muitas vezes é apenas um atrito desnecessário, que sobrou de uma era pré-internet.

Você deve se lembrar da expressão, “se sua única ferramenta é um martelo, tudo parece um prego”. A ideia aqui é que as ferramentas às quais você tem acesso moldem não apenas como você realiza seu trabalho, mas como você vê o mundo. As ferramentas que voltam sua atenção para a empresa estreitam sua visão e as ferramentas que permitem o compartilhamento global a expandem.

Se você trabalha em TI, compras ou gerenciamento, pode ter o poder de impor ferramentas a outras pessoas. Com esse poder, vem a responsabilidade de compreender como essa ferramenta molda nosso comportamento coletivo. Sério, se você for um funcionário do governo com o poder de definir as ferramentas que seu pessoal usa, use a cabeça.

Você sabe que precisamos colaborar se quisermos ter esperança de lidar com as questões globais, nacionais e territoriais que enfrentamos todos nós, a última coisa de que precisamos é de regras desnecessárias que atrapalhem.

A ferramenta mais importante está entre suas orelhas

Este artigo é o resultado de minha experiência contínua de usar a web para criar, colaborar e compartilhar coisas. Acredito que experimentar novas ferramentas pode ajudá-lo a descobrir novas e melhores formas de trabalhar, que é o que nossos públicos exigem. Estou interessado em como as ferramentas permitem comportamentos positivos, não nas ferramentas por si mesmas.

As ferramentas mencionadas acima não tornarão sua colaboração maravilhosa, as pessoas fazem isso. Lembre-se de comunicar, cooperar e se comprometer com sua equipe.

Feliz colaboração! _— Thom Kearney _

_ (Crédito da imagem: Death to the stock photo) _