** Este artigo foi escrito por Susan Johnston, líder de projeto, Transferable Skills, Canada School of Public Service **

Como podemos trabalhar juntos de maneira mais eficaz, em nossas equipes, em todas as organizações, com nossos clientes, partes interessadas e o público?

Como servidores públicos, somos chamados a colaborar uns com os outros, em todas as jurisdições e com pessoas de todas as partes da sociedade para alcançar objetivos comuns. A facilitação pode melhorar nossas conversas, reuniões, eventos - qualquer tipo de reunião em que as pessoas precisem trabalhar juntas para obter resultados.

Saber como garantir que os grupos permaneçam no caminho certo ou lidem com uma situação em que alguém esteja dominando a conversa é fundamental. Vamos começar perguntando o que fazer quando observamos alguém se comportando de uma maneira que experimentamos negativamente.

Começa com uma mentalidade

Às vezes, as pessoas se comportam de uma maneira que pode atrapalhar sua reunião ou workshop. Pessoalmente, acho conversas paralelas incrivelmente distrativas e tenho dificuldade em facilitar enquanto estão ocorrendo. O participante ou participantes podem nem mesmo estar cientes de que seu comportamento está distraindo outras pessoas ou é perturbador em princípio, como costuma ser o caso.

Quando confrontado com este cenário, aqui estão algumas perguntas que você pode querer fazer a si mesmo:

  • O que está por trás do desafio de participação? Existem potenciais lacunas de eqüidade?
  • Como o comportamento está afetando o grupo ou a capacidade das pessoas de alcançar seus resultados?
  • Se você precisar lidar com o comportamento, como pode fazer isso de uma forma que seja respeitosa e compassiva?

Esta é uma grande oportunidade de usar habilidades de escuta ativa para esclarecer as causas raízes potenciais e como elas podem aparecer como sintomas.

Primeiro, você pode precisar respirar. Abordar uma situação com gentileza ajuda a manter a conversa aberta. Modelar o que às vezes é chamado de ressonância magnética, ou “interpretação mais respeitosa” ajuda os outros a fazerem o mesmo e pode ajudar a construir confiança. Em segundo lugar, se você já definiu princípios orientadores ou regras básicas, agora pode ser uma oportunidade para consultá-los.

** Como facilitadores, trabalhamos para garantir que todos possam compartilhar suas perspectivas e contribuir para uma compreensão mútua e abrangente dos problemas em questão **

Com base nos princípios acima, aqui estão algumas abordagens para enfrentar os desafios frequentemente citados:

** Reunião sem foco **

  • Pergunte com antecedência sobre as necessidades e interesses dos participantes
  • Articular objetivos claros ao agendar a reunião e convidar pessoas
  • Considere se uma reunião com essa pessoa é necessária ou pode ser um e-mail.

** Conversas paralelas **

  • Convide os membros do grupo para compartilhar o que estão dizendo ou peça a todos que se concentrem na conversa mais ampla
  • Facilitando pessoalmente? Aproxime-se das pessoas que estão conversando
  • Facilitando virtualmente? Chame a atenção das pessoas para um recurso visual (slide, quadro branco). Considere enviar uma mensagem individual para os indivíduos.

** Dominando a discussão **

  • Considere estabelecer uma duração padrão para os comentários (por exemplo, “Vou pedir a todos que falem por um minuto, ou dois no máximo, sobre este tópico.”)
  • Pare o palestrante, agradeça-o e diga ao grupo que você gostaria de ouvir outras perspectivas. Considere resumir a opinião deles primeiro ou pedir a outra pessoa para fazer isso
  • Considere contratar um facilitador imparcial, especialmente se houver desequilíbrios de poder.

** Anexo a um tópico específico ou agendas pessoais **

  • Reconheça o ponto de vista do indivíduo e a paixão que ele sente por ele. Grave e siga em frente
  • Pergunte ao indivíduo o que ele gostaria que o grupo fizesse com seus comentários
  • Usar o relógio para focar novamente e não deixar que os de-railers continuem falando. “O relógio está me dizendo que estamos atrasados”.

** Negatividade, hostilidade **

  • Use técnicas de escuta ativa para espelhar e refletir seus pontos de vista
  • Considere descrever, sem fazer julgamentos, o que a pessoa está fazendo. Apontando o padrão negativo, que é uma distração, e pedindo ao falante uma reformulação positiva
  • Peça a opinião deles sobre como o grupo poderia responder à sua preocupação e / ou o que deve ser registrado como sua perspectiva. Considere então perguntar ao grupo como responder.

Continuando a conversa e nivelando nossas habilidades coletivas

Em resumo, podemos abordar a maioria dos desafios de participação considerando a intenção de alguém separadamente do impacto que ela pode estar tendo, e seguindo os princípios de demonstrar respeito, reconhecer o comportamento e abordar o desafio ajudam os grupos a se manterem no caminho certo e atingirem seus objetivos para a reunião . Como facilitadores, trabalhamos para garantir que todos possam compartilhar suas perspectivas e contribuir para uma compreensão mútua e abrangente dos problemas em questão.

Esta postagem tem o objetivo de dar uma primeira olhada em como navegar pelos desafios de participação e como fazer isso pode ajudá-lo a ter melhores conversas, em sua própria vida ou no trabalho com grupos. Você tem outras abordagens que gostaria de usar, exemplos que ressoam ou exercícios que gostaria de fazer?

Sendo intencionais sobre como respeitosamente reconhecemos e abordamos os desafios da participação, podemos encorajar a participação plena e aumentar o entendimento mútuo, levando assim a soluções duradouras - Susan Johnston

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