_ ** Este artigo foi escrito por Ayat Amin, líder de marketing e sucesso do cliente na The Opportunity Exchange. ** _

Durante uma crise, o tempo é importante.

A carga de casos urgentes aumenta à medida que o tempo disponível diminui. Covid-19 trouxe um aumento na demanda por alívio rápido, que tem representou um desafio para todos - incluindo organizações de desenvolvimento econômico nos Estados Unidos.

Mas por pior que seja esta crise, é improvável que seja a última. Então, o que você pode fazer para se preparar? No Opportunity Exchange, obtivemos percepções que podem preparar sua organização para a próxima crise.

O Opportunity Exchange é uma plataforma de software que ajuda os líderes comunitários a idealizar, desenvolver e construir comunidades mais justas. Ao fornecer essas ferramentas, reduzimos a barreira de entrada para as cidades e seus residentes participarem do desenvolvimento econômico. No contexto da pandemia Covid-19, isso envolveu o trabalho com várias cidades e condados para ajudá-los a revisar e distribuir os pedidos de financiamento de alívio da Covid-19.

** No ano passado, ajudamos a facilitar o desembolso de mais de $ 3 milhões de fundos para aproximadamente 750 pequenas empresas nos Estados Unidos. Embora esses insights tenham surgido das demandas crescentes da pandemia, eles são relevantes para qualquer processo de coleta de dados **

Por meio desse trabalho, vimos como as comunidades que incorporaram tecnologia de forma proativa à resposta da Covid-19 conseguiram distribuir fundos mais rapidamente do que aquelas que dependiam de abordagens mais tradicionais.

Neste artigo, compilamos as lições mais importantes que aprendemos com nossos parceiros em Ohio, Maryland e Flórida em seus processos de distribuição de fundos, mas essas lições podem ser aplicadas de forma mais ampla, pois esses insights são especificamente adaptados para ajudá-lo a melhorar qualquer processo de coleta de dados para ser mais rápido e eficiente.

1 . Criação de formulários de inscrição digitais

Use um formulário de entrada digital

Se ainda não o fez, use um formulário de registro digital para inscrições. Em contraste com os PDFs, os formulários digitais de entrada economizam tempo, agrupando automaticamente as informações dos aplicativos em um banco de dados central. Esses dados podem ser facilmente agregados e analisados. Ferramentas gerais de construção de formulários, como Google Forms, SurveyMonkey ou Airtable, podem ajudar a realizar isso, assim como aplicativos mais especializados, como a [Ferramenta de Empréstimo] do The Opportunity Exchange (https://www.theopportunityexchange.com/our-product/community-partners )

Padronize seu aplicativo

Dedique tempo extra no início para projetar seu formulário digital de admissão de forma adequada. Um formulário bem projetado produzirá [dados] mais padronizados (https://apolitical.co/en/solution_article/meet-the-data-stewards), o que pode reduzir exponencialmente o tempo de análise. Aqui estão nossas recomendações:

Evite abrir campos de texto

Os campos de texto aberto aumentam o tempo necessário para extrair as informações necessárias. Por exemplo, vimos recentemente um formulário de inscrição que pedia aos usuários seus endereços comerciais sem validação. Nossa equipe teve que limpar os dados para que “ohio” correspondesse a “Ohio” e “OH”. Em vez disso, uma simples lista suspensa de opções de estado poderia ter extraído as mesmas informações enquanto economizava um tempo valioso da equipe, que poderia ter sido usado para distribuir dinheiro com mais rapidez. Para garantir que os campos de múltipla escolha sejam abrangentes, recomendamos incluir uma opção “Outro - preencha sua resposta”, para contabilizar os usuários excluídos da lista de múltipla escolha.

** Governos em todos os lugares devem usar esta crise como uma oportunidade para adotar novas tecnologias para processos mais rápidos e eficientes **

Existem situações em que um campo de texto aberto é necessário para capturar informações mais granulares. Nesses casos, recomendamos o uso de um campo de múltipla escolha primeiro para organizar as categorias de alto nível, seguido pelo campo de texto aberto.

Usar validação de entrada

Outra dica para economizar tempo é usar a validação automática de entrada em seu formulário de admissão. Por exemplo, ao fazer perguntas com respostas numéricas, você pode usar a validação para verificar se a resposta inserida é o número “30” em vez de “trinta”. Essas medidas de validação simples padronizam as entradas, reduzindo o tempo gasto na limpeza e análise de dados.

2 . Analisando aplicativos

Agora que você conseguiu padronizar os dados que chegam, aqui estão algumas sugestões para otimizar o trabalho de revisão de todos os aplicativos.

Utilize uma revisão de limite

Uma revisão de limite é quando os aplicativos são filtrados em relação a certas condições de qualificação. Por exemplo, no condado de Cuyahoga (Ohio), eles usaram uma revisão de limite para os empréstimos de alívio da Covid-19 para filtrar automaticamente as empresas que não atendiam a todos os requisitos do aplicativo (como não ser uma pequena empresa). Essas empresas foram marcadas como desqualificadas e não entraram no processo de revisão mais detalhado. Isso economizou um tempo valioso da equipe, pois aproximadamente 50% das inscrições recebidas foram filtradas por esses filtros de elegibilidade.

Crie um algoritmo de pontuação

Passe algum tempo no início para criar um algoritmo que classifique os aplicativos. Isso parece mais complicado do que realmente é. A criação de um algoritmo de pontuação permite que sua equipe priorize os aplicativos com base nas características que mais se alinham com seus objetivos organizacionais. No condado de Cuyahoga, houve um foco na priorização de empresas pertencentes a minorias, bem como empresas mais impactadas negativamente pela Covid-19. O resultado foi um algoritmo de ponderação que classificou essas prioridades e deu aos aplicativos uma pontuação. Com o financiamento limitado disponível, isso permitiu que a equipe aprovasse o financiamento para a maioria dos candidatos alinhados à missão primeiro e, em seguida, descesse na lista até que os recursos de financiamento disponíveis se esgotassem.

Há duas coisas importantes a lembrar quando se trata de projetar seu algoritmo de pontuação. Em primeiro lugar, a pontuação automatizada de aplicativos é mais bem realizada se os dados forem padronizados, daí a importância do projeto de pesquisa discutido na Parte 1. Em segundo lugar, os resultados do algoritmo devem ser revisados manualmente por uma equipe quanto à precisão antes que os fundos sejam distribuídos.

Distribuir trabalho entre várias organizações

Como a distribuição de fundos é um processo muito exigente, muitos órgãos públicos estão colaborando com outras organizações comunitárias para aumentar a capacidade. Nesses casos, a tecnologia é uma ótima ferramenta para distribuir com eficiência o trabalho dos aplicativos de processamento. Por exemplo, a Baltimore Development Corporation fez parceria com oito organizações locais que oferecem suporte a empresas para ajudar a distribuir o financiamento de socorro da Covid-19.

A equipe usou o Airtable, que é uma ferramenta online para planilhas colaborativas. Eles organizaram as planilhas de forma que cada organização tivesse sua própria guia com uma lista de empresas para as quais oferecem suporte atualmente. Eles mantiveram transparência, permitindo que todas as organizações tenham permissão para ver a guia umas das outras, mas não para edite as informações.

Para evitar revisões duplicadas, novas inscrições foram enviadas para uma guia não afiliada, onde um membro dedicado da equipe atribuiu o candidato a uma organização com base nas preferências e capacidade de cada organização. A lição principal aqui é que, para tornar eficaz a coordenação entre várias equipes, use estruturas que aumentem a transparência e reduzam a duplicação.

3 . Implicações

No ano passado, ajudamos a facilitar o desembolso de mais de US $ 3 milhões de financiamento para aproximadamente 750 pequenas empresas nos Estados Unidos. Embora essas percepções tenham surgido das demandas crescentes da pandemia, elas são relevantes para qualquer processo de coleta de dados. Os governos em todos os lugares devem usar esta crise como uma oportunidade para adotar novas tecnologias para processos mais rápidos e eficientes. Isso melhorará sua capacidade de atender às necessidades de seus constituintes, mesmo depois que a Covid-19 for aprovada. — Ayat Amin

Tem dúvidas sobre o processo de distribuição de fundos da sua organização? Entre em contato comigo com suas perguntas em [ayat@theopportunityexchange.com](mailto: ayat@theopportunityexchange.com)

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_ (Crédito da imagem: Unsplash) _

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