** _ Este artigo foi escrito por I.P. Brinck, Diretor de Gerenciamento de Risco do Departamento de Correções do Estado de Washington. O autor escreveu este artigo como pessoa física, não em sua capacidade oficial de funcionário do Departamento. Todos os erros e omissões são deles ._ **

Em 14 de dezembro de 2020, The Atlantic publicou um artigo importante do juiz Pierre Bergeron com o Tribunal de Apelações de Ohio e do juiz Michael Donnelly com a Suprema Corte de Ohio. Em seu artigo, '[Como uma planilha pode mudar o sistema de justiça criminal](https://www.theatlantic.com/ideas/archive/2020/12/how-a-spreadsheet-could-change-the-criminal- justice-system / 617370 /) ', eles articulam eloquentemente - com evidências convincentes - por que os tribunais precisam entrar no trem da transformação.

Eles escrevem: "A falta de coleta e análise de dados é um problema nacional. Muitos estados, incluindo Ohio, onde atuamos, não têm números estaduais confiáveis sobre as sentenças criminais que impõem. Os estados que compilam estatísticas têm lacunas significativas. o problema vai além da sentença - muitos estados também não podem medir, por exemplo, qual é a taxa média de fiança para vários crimes, ou mesmo a eficácia do sistema de fiança. "

Para apoiar o argumento dos autores em seu artigo, forneço um exemplo do meu estado natal, Washington. Meus objetivos são ilustrar como diferentes ramos do governo se cruzam de uma forma aparentemente mundana , mas na verdade um processo altamente arriscado e complexo, e como transformação digital poderia melhorar significativamente o processo. A transformação digital permite que os processos sejam simplificados em várias entidades e fornece a colaboração necessária e de baixo custo.

Calculando e recalculando datas de término de sentenças

No estado de Washington, o Departamento de Correções (DOC) é responsável por calcular e recalcular a data de término da sentença para cada indivíduo encarcerado, exceto para aqueles sob a jurisdição do Conselho de Revisão de Sentenças Indeterminadas.

As datas de término da sentença (SEDs) são as datas em que cada indivíduo encarcerado está programado para ser libertado da prisão. As datas são calculadas e recalculadas ao longo do período de encarceramento de um indivíduo com base em vários fatores, incluindo a sentença do Tribunal, créditos ganhos enquanto detido na prisão do condado, "tempo ganho" por bom comportamento e bom desempenho durante o encarceramento e sanções por cometer certas infrações.

O processo de cálculo do SED começa na entrada. Qualquer indivíduo condenado por um crime e sentenciado a mais de 365 dias de confinamento é transferido para a custódia do DOC. Aqueles que são condenados a menos de 365 dias permanecem na prisão do condado. A equipe DOC calcula o SED inicial de cada indivíduo usando dois documentos:

  • O formulário de julgamento e sentença (J&S), que detalha a sentença imposta pelo tribunal ou negociada entre o promotor e o advogado de defesa

  • O formulário de certificação da prisão, que é fornecido pelas cadeias do condado e indica quantos dias o indivíduo passou na prisão e se seu comportamento foi aceitável.

É importante obter o cálculo inicial correto porque ele serve como a base sobre a qual quaisquer alterações futuras no SED são feitas e também quando o DOC começa seu trabalho para apoiar o retorno do indivíduo à comunidade. Como os SEDs podem mudar várias vezes antes de um indivíduo ser liberado, se o cálculo inicial estiver errado, todos os recálculos subsequentes também estarão incorretos.

Os SEDs podem mudar por uma variedade de razões, incluindo informações atualizadas sobre sentença / prisão, decisões judiciais, decisões de agências e estatutos estaduais que criam oportunidades para reduzir ou alongar a sentença de um indivíduo. As alterações não são rastreadas eletronicamente e, portanto, os cálculos das frases não podem ser ajustados automaticamente.

** Um sistema poderia orientar tribunais, promotores e advogados de defesa em suas decisões de condenação e, assim, reduzir ou até mesmo eliminar os erros de condenação **

Em alguns casos, os indivíduos são condenados a mais de 365 dias, mas ganham créditos de prisão suficientes para completar suas sentenças na prisão do condado. Infelizmente, a maioria desses indivíduos é enviada ao DOC, apenas para ser processada e devolvida ao condado. O sistema geral carece de um processo para o DOC conduzir os cálculos _ antes_ do recebimento do indivíduo, o que impediria uma transferência para o DOC. É um custo desnecessário e não insignificante, além de atrasar a liberação do indivíduo para a comunidade.

Informatizar o processo iria melhorá-lo significativamente. Se tribunais, prisões de condado e DOC trabalhassem dentro do mesmo sistema ou tivessem sistemas interoperáveis, seria pelo menos tecnologicamente possível para o DOC concluir o cálculo inicial antes da transferência do indivíduo. Existem outros benefícios importantes na criação de um processo eletrônico simplificado:

1 . Estabelecendo padrões em todo o estado

O estado de Washington não possui formulários universais de certificação J&S ou prisão. Cada um dos 39 municípios tem seus próprios formulários e processos para preenchimento e transmissão ao DOC. A variabilidade de formulários e processos cria confusão, erros e trabalho extra para a equipe DOC. Um único sistema compartilhado permitiria a criação de formulários e processos padrão em todo o estado.

2 . Eliminando a necessidade de papel

O DOC recebe os formulários de certificação J&S e prisão por vários métodos - alguns são digitalizados e enviados por e-mail, alguns são enviados pelo correio e alguns chegam com o indivíduo. Um processo digital eliminaria a necessidade de papel e eliminaria a variabilidade na forma como os documentos são recebidos, o que torna o processo mais difícil de gerenciar e mais vulnerável a erros.

3 . Eliminando erros causados por caligrafia ilegível e cálculos manuais

O DOC analisa os formulários para determinar se os dados podem ser inseridos no sistema DOC ou se informações adicionais são necessárias. Muitos formulários chegam com erros percebidos ou requerem acompanhamento para esclarecimento. Os formulários são frequentemente preenchidos à mão e às vezes a caligrafia é ilegível.

Além disso, os formulários muitas vezes exigem alguns cálculos, que muitas vezes são preenchidos à mão e, portanto, estão sujeitos a erros humanos. Usar um processo eletrônico eliminaria erros e trabalho extra causados por caligrafia ilegível. Esses cálculos podem ser concluídos com facilidade e precisão pelo sistema.

O processo de coleta de informações ou esclarecimentos adicionais pode levar semanas. Enquanto isso, o indivíduo encarcerado aguarda para saber a data programada para sua libertação. Desde 2015, o DOC instruiu promotores, advogados de defesa e juízes sobre o impacto para o DOC em relação aos documentos J&S problemáticos. As apresentações foram bem recebidas e algumas melhorias nos documentos foram feitas.

4 . Reduzindo ou eliminando erros de sentença

Alguns formulários J&S contêm erros de sentença - as sentenças são impostas que não estão de acordo com os estatutos do estado. Isso não é surpreendente, dado que o WA State Adult Sentencing Guidelines Manual for 2020 tinha 486 páginas e é atualizado a cada ano para refletir estatutário e outras mudanças. É difícil acompanhar o fluxo de mudanças anuais até mesmo para o servidor público mais diligente. Um sistema poderia orientar tribunais, promotores e advogados de defesa em suas decisões de condenação e, assim, reduzir ou mesmo eliminar os erros de condenação.

5 . Reduzindo o risco de libertação antecipada ou tardia da prisão

Uma vez que as informações foram inseridas no sistema DOC, o que se segue é um processo contínuo de atualização dos SEDs ao longo do período de confinamento de cada indivíduo com base no cálculo de bom e mau comportamento e o que a lei diz sobre quanto tempo é retirado ou adicionado . Além disso, a legislatura ou os tribunais podem promulgar novas leis ou emitir novas decisões que exijam que o DOC altere as sentenças.

Com a tecnologia certa, os cálculos poderiam ser feitos pelo sistema, o que reduziria significativamente a probabilidade de erros e, assim, reduziria o risco de que os indivíduos fossem liberados muito cedo ou muito tarde.

Tecnologia e colaboração são necessárias

Embora o processo seja principalmente o resultado de ações legislativas e judiciais, o custo dos erros reside no DOC. O DOC deve alocar recursos de pessoal preciosos para o esforço de cálculos e já pagou reivindicações de responsabilidade civil relacionadas a erros do SED. Seu sistema legado é projetado para aplicar alterações estatutárias ou outras alterações de forma proativa, não retroativa. Portanto, se uma nova lei ou decisão judicial for aplicada retroativamente, o DOC deve revisar e recalcular manualmente todas as sentenças afetadas. Com uma população média diária atual de mais de 15.000 indivíduos encarcerados, há um enorme número de SEDs para recalcular manualmente.

** Sempre que uma agência considera a compra de um novo sistema de tecnologia, é importante garantir - ou pelo menos explorar - como ele poderia interagir com outros sistemas **

O legislativo, os tribunais e o poder executivo podem aproveitar a tecnologia e os dados para melhorar os processos que vivem na interseção da lei, da implementação de políticas e das decisões judiciais. Mas requer uma disposição de todo o sistema para investir em tal tecnologia e, talvez mais importante, uma disposição entre as diferentes entidades para colaborar. Sempre que uma agência considera a compra de um novo sistema de tecnologia, é importante garantir - ou pelo menos explorar - como ele poderia interagir com outros sistemas. Precisamos não apenas que cada ramo do governo se envolva melhor [dados e tecnologia](https://apolitical.co/en/solution_article/five-ways-cities-are-using-data-and-tech-to-curb- violência), devemos integrar sistemas entre as filiais também. - I.P. Brinck

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_ (Crédito da imagem: Unsplash) _

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