Cet article est écrit par Abby Semple, consultante principale pour Public Procurement Analysis, une société de conseil basée à Londres

Ceux d'entre nous qui trompent les avantages de l'engagement sur le marché avant l'achat se font souvent dire: «J'adorerais, mais cet appel d'offres doit être publié demain / la semaine prochaine et il n'y a pas de temps» ou «nous n'avons pas le personnel / ressources / expertise pour le faire correctement. "

Alors que de nombreux organismes publics interagissent régulièrement avec les fournisseurs, la qualité de l'engagement varie considérablement. Avec les règles normales d' approvisionnement [temporairement assouplies](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52020XC0401(05%29&from=EN) par la pandémie de COVID-19, il est possible de repenser cela, ainsi que d'autres aspects de l'approvisionnement.

Ironiquement, lorsque nous sommes sous pression, nous trouvons parfois le temps de faire des choses pour lesquelles nous sentons normalement que nous n'avons pas le temps, et même de bien les faire. La précipitation à acheter des masques faciaux, des gants, des kits de test, des ventilateurs - ainsi que tous les besoins moins évidents entraînés par la pandémie tels que l'amélioration des capacités des TIC et des services publics sans contact - a mis en évidence l'importance de comprendre la capacité, les contraintes des fournisseurs et les motivations, et les écueils de ne pas le faire.

Alors, comment les organismes publics devraient-ils s'engager avec les fournisseurs à la fois maintenant et dans un avenir (espérons-le «normal»)?

Capacité

De nombreux acheteurs pensent qu'ils ont une assez bonne compréhension de la capacité de leurs fournisseurs existants.

Non seulement nous en parlons dans les appels d'offres, mais au fil du temps, nous apprenons ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire, et ce qui est fait par les sous-traitants à la place. Mais cela est presque toujours conditionné par le contrat que nous avons avec eux, et par la relation établie au cours du processus d'attribution du contrat et des premières étapes de mise en œuvre - qui est souvent légèrement amère. Tout comme les acheteurs peuvent découvrir qu'ils ont la capacité de faire des choses dans une crise qu'ils pensent normalement qu'ils ne peuvent pas, il en va de même pour les fournisseurs.

Les entreprises sans expérience préalable dans la fabrication de dispositifs médicaux peuvent-elles construire des ventilateurs ? Les distilleries peuvent-elles fabriquer un désinfectant pour les mains ? Il semble qu'ils le peuvent et le feront dans les bonnes circonstances. Pensez maintenant à la capacité non seulement de vos fournisseurs existants, mais de l'ensemble du marché - y compris ceux sans expérience spécifique dans la catégorie de produit ou de service que vous achetez. Pouvoir exploiter cette situation en dehors d'une situation de crise pourrait accroître l' innovation et réduire les coûts. Cela pourrait également réduire le recours à un seul fournisseur dans les catégories de dépenses stratégiques.

Les approches formelles de l'engagement sur le marché, telles que les événements des fournisseurs ou les questionnaires, peuvent parfois être moins utiles que celles informelles: appels téléphoniques, échanges de courriels ou réunions sur des sujets spécifiques avec des fournisseurs individuels.

Vous constaterez peut-être que vous obtenez un compte rendu plus sincère de la capacité et des contraintes des soumissionnaires en utilisant cette approche - en particulier si vous parlez aux personnes qui seront réellement impliquées dans la livraison du contrat.

Tant que les mêmes informations sont mises à la disposition de tous pour garantir l'égalité de traitement, rien n'empêche les organismes publics de le faire. Vous constaterez peut-être que vous obtenez un compte rendu plus honnête de la capacité et des contraintes des soumissionnaires en utilisant cette approche - en particulier si vous parlez aux personnes qui seront réellement impliquées dans la livraison du contrat. L'engagement sur le marché ne doit pas être une voie à sens unique. Il est tout aussi important de partager des informations détaillées sur vos besoins et vos aspirations en tant qu'organisme public. Cela signifie que vous devrez peut-être écrire un blog ou un article, utiliser les médias sociaux ou parler lors d'événements de l'industrie sur les défis spécifiques auxquels vous êtes confronté dans le secteur public pour faire passer le mot.

Contraintes

Il est également peu probable que les offres vous donnent une compréhension des contraintes auxquelles est confrontée une entreprise ou un consortium particulier. Dans une crise à l'échelle de la société, les entreprises sont plus ouvertes sur leurs limites financières, techniques, logistiques et humaines. En dehors de cette situation, ces détails sont souvent des secrets bien gardés.

Comme l'effondrement de grandes sociétés d'impartition comme Carillion le montre, les acheteurs ne sont parfois pas conscients de la pression sérieuse d'une entreprise - ou se sentent incapables d'agir sur ces informations. Alors, comment pouvez-vous vraiment savoir si un soumissionnaire potentiel est débordé ou où ses points faibles peuvent se trouver? Une technique qui peut être adaptée du monde du développement logiciel est la planification du poker , où les fournisseurs sont invités à estimer les ressources nécessaires pour accomplir des tâches spécifiques qui feront partie d'un contrat.

En comparant les estimations de différentes entreprises, vous obtenez une idée réaliste des coûts et du temps nécessaires - ce qui peut éviter de sous-financer ou de surcharger un contrat.

Les motivations

Tout comme les gens ont des motivations différentes pour faire les choses, il en va de même pour les entreprises. Pour les entreprises qui soumissionnent pour des marchés publics, le gain de réputation peut être un facteur clé, c'est-à-dire pouvoir vous inclure dans leur liste de clients ou leur matériel promotionnel. Dans d'autres cas, la motivation sera plus strictement financière.

Derrière les motivations de l'entreprise se cachent de nombreuses motivations individuelles différentes - et celles-ci peuvent être encore plus influentes pour déterminer dans quelle mesure un contrat sera exécuté. Comprendre ces motivations devrait faire partie de l'engagement du marché, comme l'ont découvert des acheteurs déçus par des fournisseurs de masques ou d'équipements d'urgence qui ont répondu à de meilleures offres.

Idéalement, vous devriez parler à un éventail de personnes du secteur. Leurs réponses pourraient vous surprendre

Alors que la confiance et la fidélité prennent du temps à se construire, vous pouvez dès le début vous faire une image des structures de promotion et de rémunération (y compris les bonus), ainsi que des parcours de carrière typiques dans l'industrie dans laquelle vous achetez. Qu'est-ce que les gens apprécient dans leur travail et combien de temps ont-ils tendance à rester dans un rôle avant de continuer? Cela variera selon que vous achetez des services de nettoyage, une conception Web ou des véhicules. La recherche en ligne peut être un début, mais idéalement, vous devriez parler à un large éventail de personnes du secteur. Leurs réponses peuvent vous surprendre - par exemple, la flexibilité dans les modalités de travail et même la satisfaction d'être impliqué dans des projets significatifs du secteur public peuvent être des motivations clés.

En appliquant certaines des leçons tirées de l'approvisionnement pendant une pandémie, les organismes publics peuvent se mettre dans une position plus forte vis-à-vis de leurs chaînes d'approvisionnement et éviter une dépendance excessive à l'égard de fournisseurs uniques, des défaillances du marché inattendues et de mauvaises performances. - Abby Semple

(Crédit photo: Unsplash)