Cet article est rédigé par Lewis S. Eisen, directeur, Perfect Policies et ancien fonctionnaire du gouvernement canadien

L'amélioration des compétences et l'apprentissage continu sont bénéfiques pour tous les fonctionnaires , et l'identification des sujets qui seront essentiels au cours des prochaines années est certainement la façon de commencer.

Un article récent dans Apolitical recommandait un certain nombre de compétences techniques qui sont précieuses pour les fonctionnaires à acquérir, par exemple la pensée systémique et la conception centrée sur l'utilisateur. Bien que la liste contienne de nombreuses informations utiles, une compétence importante a été négligée: la rédaction de politiques.

Oui, la rédaction de politiques est une compétence. Trop d'organisations gouvernementales prennent leurs experts en la matière et leur confient la tâche de rédiger des politiques, des normes et des procédures sans jamais leur fournir de formation sur la façon de le faire. En conséquence, de nombreux documents de politique sont rédigés exactement de la même manière qu'il y a 20 ans, de sorte que ni la structure ni la langue ne reflètent l'évolution des temps.

Au cours des 17 années que j'ai passées au gouvernement fédéral - dont la plupart ont rédigé des politiques -, il y avait peu de formation sur ce sujet. Heureusement, ayant pratiqué le droit de nombreuses années auparavant, je connaissais assez bien la façon dont la législation est rédigée. J'ai pu tirer quelques leçons de ce monde qui sont applicables à la rédaction de politiques.

Dans cet article, j'examine certains des avantages que nous pourrions retirer si cette compétence recevait l'attention qu'elle méritait, et je propose quelques suggestions de sujets de formation sur lesquels se concentrer.

Bénéfices opérationnels

Des déclarations de politique bien rédigées invitent à la conformité. Ils sont plus faciles à administrer, à maintenir et à appliquer, ce qui réduit globalement le temps qu'une organisation doit consacrer à ces activités.

De plus, ils facilitent le processus d'audit interne car les auditeurs peuvent déterminer exactement quels sont les résultats attendus.

D'un point de vue économique, une politique bien rédigée coûte beaucoup moins cher à produire, car elle peut accélérer le processus de consultation et d'approbation beaucoup plus rapidement qu'une politique mal rédigée.

Contenu approprié

La plainte trop courante concernant les politiques trop longues n'est pas sans fondement. Trop de politiques continuent d'être remplies de procédures, de normes, de principes, de déclarations explicatives, d'exemples et de directives, qui appartiennent tous à d'autres documents.

Sans les compétences nécessaires pour reconnaître les différences entre ces types de déclarations, les rédacteurs les jettent trop souvent dans une seule pile. Comme un tiroir de cuisine qui ne parvient pas à séparer les fourchettes, les couteaux, les cuillères et les ustensiles de cuisine les uns des autres, la combinaison de nouvelles règles et de règles existantes dans le même document produit un désordre enchevêtré. En conséquence, un temps précieux est gaspillé pour éditer, discuter et reformuler des déclarations qui n'appartiennent pas à la politique en premier lieu.

La rédaction de règles neutres et informatives est une compétence, et assez importante si votre objectif est l'engagement et la conformité plutôt que la résistance

Cette désorganisation peut être évitée avec une base solide en place, un tel cadre politique approprié. Malheureusement, cet élément est souvent manquant ou déficient, et la capacité de reconnaître les lacunes dans son cadre politique actuel fait cruellement défaut.

Phrasing

Trop de politiques administratives et opérationnelles ressemblent à un sergent aboyant des ordres aux troupes. Les déclarations de politique qui doivent énoncer des exigences obligatoires sont particulièrement sensibles à cette lacune et semblent souvent trop agressives et dictatoriales.

La rédaction de règles neutres et informatives est une compétence, et assez importante si votre objectif est l'engagement et la conformité plutôt que la résistance.

La majorité des politiques gouvernementales en place utilisent un libellé nettement désuet. Le style autoritaire est représentatif de la façon dont la direction parlait aux employés il y a 30 ans, ce qui aurait pu être acceptable à l'époque. Ce style est considéré comme incompatible avec la culture et les valeurs d'entreprise modernes, et aujourd'hui personne ne parle de cette façon à ses employés. Pourtant, beaucoup écrivent encore de cette façon, et cela est dû à un manque de formation.

Ton de la voix

Trop de rédacteurs de politiques ne prêtent aucune attention au ton de voix de leurs règles. En conséquence, le langage semble souvent beaucoup plus dur pour le lecteur que pour l'écrivain.

En l'absence d'une certaine prise de conscience autour de cette question, la plupart des gens par défaut adoptent le ton autoritaire de l'élaboration de règles qu'ils ont entendu de la part de leurs parents et de leurs enseignants en grandissant. Ce ton est né d'un paradigme parent-enfant - comme on l'appelle dans l'analyse transactionnelle - et n'est pas approprié dans une situation de travail. La capacité de donner des instructions d'une manière qui reflète une relation adulte-adulte demande un peu de pratique, mais cela devient plus facile à mesure que vous le faites - comme toute autre compétence.

La rédaction de politiques et de directives n'est pas sorcier, mais elle nécessite des connaissances et des compétences spécifiques qui doivent être délibérément acquises

L'ironie est que de nombreuses organisations gouvernementales font de grands progrès dans leurs efforts pour favoriser un environnement de travail respectueux. Ils déclarent que le «respect des autres» est l'une de leurs valeurs fondamentales et souhaitent véritablement améliorer les relations de travail entre la direction et les employés. Quelle honte, alors, quand tout ce travail acharné est apparemment contredit par le ton de la voix dans leurs instruments politiques. Dans ces cas, il semble que l'organisation ne prenne pas la parole.

Voici un bon exemple de la facilité avec laquelle une règle mal rédigée peut être améliorée:

"Les frais de voyage soumis avec un formulaire incorrect ne seront pas remboursés."

Cette déclaration est écrite dans la négative, en utilisant le format traditionnel «Bad-thing + punition». Cela semble - enfin, autoritaire. Il y a une nuance subtile, mais clairement perceptible, du type "Nous en avons assez de trop de gens qui n'utilisent pas la bonne forme."

Fixons-le en le retournant

"Les frais de voyage sont remboursés lorsqu'ils sont soumis en utilisant le formulaire approprié."

Maintenant, la déclaration est informative, utile et ne ressemble pas à un parent en colère qui gronde un enfant méchant.

Pas sorcier

La rédaction de politiques et de directives n'est pas sorcière, mais elle nécessite des connaissances et des compétences spécifiques qui doivent être délibérément acquises. La qualité du produit fini paie largement le temps investi dans l'amélioration de ces compétences.

Ajoutons la rédaction de politiques à la liste des compétences essentielles des fonctionnaires au cours des prochaines années. - Lewis S Eisen

Lewis S Eisen JD CIP CVP est l'auteur du best-seller international Comment rédiger des règles que les gens veulent suivre : un guide pour rédiger des politiques et des directives respectueuses. Il combine son expérience de pratique du droit avec 20 ans de consultation en affaires et 15 ans d'expérience de travail en GI / TI au gouvernement du Canada. Il est le récipiendaire 2020 du Britt Literary Award de ARMA International.

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(Crédit photo: Unsplash)

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