Cet article est écrit par Georgie Johnstone, chercheuse en sciences sociales au Département du numérique, de la culture, des médias et des sports, Royaume-Uni.

Si vous m'aviez dit à cette époque l'année dernière que je dirigerais une équipe à travers certaines des périodes les plus incertaines et les plus anxiogènes de ma vie, et que je ferais tout cela virtuellement , je me serais senti assez terrifié.

Lorsque mon chef d'équipe n'a pas pu travailler pendant une courte période à la fin de 2020, on m'a demandé de fournir une couverture temporaire. J'étais responsable d'une équipe de sept personnes, qui comprenait deux nouveaux partants à intégrer.

L'idée de devoir virtuellement intégrer des gens dans une équipe sans jamais les avoir rencontrés en personne m'a poussé hors de ma zone de confort. Comment pourrais-je construire une relation avec ces personnes? Comment pourrais-je m'assurer qu'ils disposaient de tout le matériel et des informations dont ils avaient besoin pour se mettre au courant des travaux? Ce ne sont là que quelques-unes des questions sur lesquelles je m'inquiétais lorsque j'ai commencé à planifier les intronisations.

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Ma nervosité initiale a été rapidement remplacée par la verve intérieure et l'excitation. Contre mes propres attentes, j'ai relevé le défi. En réfléchissant à cette période, il m'est venu à l'esprit de partager quelques perles de sagesse que j'ai ramassées en cours de route.

Planifier à l'avance

Assurez-vous qu'une liste à jour du matériel d'initiation est prête, y compris un organigramme, des diapositives PowerPoint pour l'équipe et tous les liens vers la formation ou les politiques pertinentes. De cette façon, lorsque votre nouveau démarreur a du temps lorsqu'il n'est pas en réunion, il peut parcourir les documents d'accueil.

Faire des connexions

Prévoyez des réunions d'introduction avec des membres clés de l'organisation au sens large pour eux au cours de leur premier mois (ou, si vous n'avez pas le temps de les planifier vous-même, fournissez-leur une liste d'individus pour qu'ils se contactent eux-mêmes).

Établir un rapport

Prévoyez un peu de temps pour connaître votre nouveau démarreur et vérifiez régulièrement avec lui. J'ai mis en place des enregistrements quotidiens de 10 minutes pour mes nouveaux arrivants au cours des premières semaines, ce qui était un moyen très efficace de rester en contact. Une fois qu'ils sont plus installés, explorez comment ils se sentent le plus à l'aise pour communiquer (courriels, appels, messages instantanés, etc.) et à quelle fréquence ils aimeraient avoir des enregistrements réguliers.

Team-building virtuel

Lorsque vous réfléchissez à la manière dont vous travaillez avec votre équipe, il est important de se rappeler que ce n'est pas qu'une question de travail ... il est essentiel que vous puissiez établir des relations de travail de confiance et de collaboration avec vos collègues et créer une culture d'équipe cohérente. Ne pas pouvoir se rencontrer en personne peut être un énorme obstacle à cela, mais j'ai constaté que les perles de sagesse suivantes m'ont aidé à surmonter cet obstacle.

Équipe 'blottis'

Assurez-vous d'avoir des réunions d'équipe régulières dans le journal, car celles-ci établissent des modèles de travail cohérents. Toutes les deux semaines, j'ai organisé ce que j'aime appeler des «rassemblements» en équipe. L'une des sessions hebdomadaires consiste en des mises à jour de la table ronde de chaque membre de l'équipe, l'autre une session de mise au point créative sur un sujet choisi par le président. Jusqu'à présent, nous avons eu une variété de sessions, d'une sur la narration à une conférence sur la façon de mener une revue systématique de la littérature. Cela ajoute du plaisir à nos réunions hebdomadaires et permet à l'équipe de gagner en confiance pour présenter, enseigner et préparer un ordre du jour.

Diriger avec empathie

Favoriser l'ouverture est la clé. Cela permet aux individus de parler de la façon dont les choses se passent pour eux, ainsi que de ce qu'ils ressentent, en particulier des restrictions de verrouillage et d'autres pressions. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez ajuster votre style de travail / communication afin qu'il convienne à vos collègues. Par exemple, nous avons récemment eu une session sur les «méthodes de travail» au cours de laquelle nous avons chacun préparé une diapositive PowerPoint sur nos méthodes de travail préférées et les moins préférées. Cela a aidé tout le monde à mieux comprendre comment travailler efficacement les uns avec les autres et s'est adapté en conséquence.

Si vous avez la chance de sortir de votre zone de confort avec votre travail, allez-y.

L'équilibre travail-vie

C'est plus que des soins personnels. Un bon équilibre entre le travail et la vie privée encourage la priorisation et la recherche d'un équilibre entre les activités personnelles et professionnelles pour aider à réduire le stress et augmenter la productivité. Bloquez les heures de déjeuner dans votre agenda et utilisez-les pour faire ce que vous aimez. J'aime souvent courir ou faire du yoga. Ces activités m'aident à atteindre un certain équilibre au cours de la journée de travail.

Ateliers virtuels efficaces

J'ai toujours aimé les ateliers car ils permettent de rassembler un groupe de personnes dans une pièce, d'inspirer de nouvelles idées et de créer un environnement dans lequel il est possible de donner un feedback. Cependant, devoir animer un atelier virtuel est plus difficile car il y a un peu plus à penser. Par exemple, comment pouvez-vous créer un atelier virtuel qui soit engageant et interactif, et qui permette à chacun d'être impliqué dans la discussion? En tant qu'hôte, que devez-vous faire pour vous assurer d'entendre tout le monde, en particulier ceux qui sont naturellement plus calmes ou moins confiants? Les stratégies suivantes m'ont vraiment aidé.

Préparez, préparez, préparez!

Avant une session, assurez-vous d'avoir fourni un ordre du jour, des instructions pour tous les outils ou logiciels que vous prévoyez d'utiliser et toute pré-lecture nécessaire. Vérifiez que tous les outils ou logiciels que vous prévoyez d'utiliser sont accessibles à tous les participants répertoriés. Configurez un modèle d'atelier interactif que les participants pourront nourrir pendant l'atelier ou pour les séances en petits groupes.

Groupes de discussion

Dans le cadre de votre planification, divisez le groupe de participants en petits groupes afin que, pendant l'atelier, vous puissiez envoyer les participants dans des discussions en petits groupes. Si vous le pouvez, avoir un animateur pour chaque sous-groupe fonctionne très bien pour aider à guider le groupe et ensuite pour nourrir ce dont vous avez discuté dans la session principale.

Silence

N'ayez pas peur du calme, surtout lorsque les participants travaillent sur un document interactif. Cela peut permettre aux individus de réfléchir à leurs idées. Certains des ateliers les plus efficaces auxquels j'ai participé ont été ceux où il y a beaucoup de temps calme pour réfléchir et fournir des commentaires.

Outils / logiciels utiles pour le travail virtuel

Bien que beaucoup d'entre nous soient déjà bien familiarisés avec le travail virtuel, je pense toujours qu'il vaut la peine de mentionner le logiciel que j'ai trouvé particulièrement utile:

Jamboard est un tableau blanc interactif particulièrement utile pour rassembler rapidement des idées, dessiner des calendriers, des jeux d'équipe (comme des images!) Et planifier le travail.

Trello est essentiellement un outil de création de liste, dans lequel vous et l'équipe pouvez planifier votre charge de travail, définir les tâches, les sous-tâches, enregistrer la progression et bien plus encore - vraiment idéal pour rester organisé.

Mural m'a été présenté par un collègue qui est un expert en animation d'ateliers et est un autre fabuleux outil de tableau blanc en ligne. Il a des fonctionnalités légèrement plus avancées que Jamboard et vous permet de configurer des modèles interactifs complexes pour les ateliers.

Bien que travailler pratiquement tout au long de Covid-19 ait souvent été difficile, j'ai vraiment apprécié mon temps à couvrir en tant que chef d'équipe . C'était une courbe d'apprentissage abrupte, mais je me sens satisfait de ce que j'ai accompli et des compétences que j'ai développées en cours de route.

Si vous avez la chance de sortir de votre zone de confort avec votre travail, allez-y - vous ne savez jamais ce que vous apprendrez. - Georgie Johnstone

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(Crédit photo: Unsplash)

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