Que s'est-il passé lorsque nous avons cessé d'avoir des réunions et d'envoyer des courriels

Cet article est écrit par Steve Messer et Xander Harrison. Il a déjà été publié sur le blog du service numérique du gouvernement britannique

Chez Government Digital Service (GDS), nous avons toujours promu les avantages de travailler dans des équipes multidisciplinaires, en étant colocalisés autant que possible. Réunir des spécialistes pour travailler sur des problèmes dans le même bâtiment présente des avantages évidents: l'interaction est plus facile, les tableaux de mêlée et les feuilles de route sont plus visibles et rendent la coordination plus fluide, et la collaboration peut être lancée rapidement.

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Mais nous apprécions également les avantages du travail à distance . Les équipes peuvent choisir de travailler à domicile, de manière flexible, selon les besoins, et chacun dispose des outils pour le faire. Cela signifie qu'ils peuvent baisser la tête et se concentrer, ou faire la vaisselle à l'heure du déjeuner entre les réunions. Les gens peuvent trouver un équilibre entre le travail et la vie qui leur convient.

Tout cela a changé fin mars lorsque tout le monde est passé par défaut au travail à domicile. Nous voulions profiter du changement pour essayer de nouvelles pratiques de travail dans GOV.UK Pay, inspirées d'un article de blog sur la façon dont ils communiquent de manière asynchrone chez Automattic .

Nous avons donc essayé d'avoir une semaine où rien n'exigeait que les gens soient à un certain endroit à un certain moment et s'assurent que nos messages soient clairs et compréhensibles, donnant aux gens le temps de réfléchir et de répondre, et d'avoir plus de pouvoir sur la façon dont ils dépensaient. leur temps.

Se débarrasser des réunions

Le plus gros changement a été de se débarrasser des réunions de travail. Les réunions obligent les gens à faire une chose spécifique à un moment précis, ce qui peut potentiellement perturber leur flux. Nous voulions voir ce qui se passait quand il n'y avait pas de réunions dans le calendrier.

Pour notre essai, il y a eu quelques exceptions:

• des rencontres avec des personnes extérieures à Paye, ce qui aurait pu être inévitable
• réunions de la communauté et de la hiérarchie, qui ne sont pas pertinentes pour un essai d'équipe
• des réunions pour la programmation en binôme ou le travail collaboratif, pour faire quelque chose ensemble plutôt que pour décider quelque chose

Plusieurs cérémonies d'équipe que nous aurions généralement organisées lors d'une réunion, telles que des rétrospectives (rétrospectives) ou la planification de sprint, ont été remplacées par des collègues fournissant leurs propres mises à jour sur les outils collaboratifs, tels que les canaux d'équipe Slack, Google Docs ou les tableaux Trello. Les tâches ont été attribuées de manière similaire.

Le plus grand avantage pour la plupart des gens était d'avoir plus de temps libre, ce qui leur permettait de se concentrer sur un travail sans interruption. Presque tout le monde a trouvé qu'il était plus facile de gérer ses propres niveaux de concentration

Il n'y avait pas de show-and-tell en équipe prévu pour la semaine asynchrone, mais nous aurions pu explorer le partage de segments préenregistrés et en discuter sur Slack.

Se débarrasser des e-mails

Le courrier électronique est une forme de communication asynchrone, mais présente quelques caractéristiques qui rendraient l'essai plus difficile:

• Il s'agit d'une communication «push», de sorte que le destinataire ne peut pas s'inscrire ou refuser
• Il est fermé, de sorte que seuls les destinataires peuvent voir les informations et l'expéditeur doit prévenir tous ceux qui pourraient en avoir besoin
• C'est basique, donc des choses comme le contrôle de version et les threads de commentaires deviennent rapidement complexes

Au lieu de cela, les gens ont envoyé des messages sur une chaîne Slack d'équipe ou ont créé des propositions dans Google Docs et les ont partagées.

Faire tourner les choses

L'un des avantages de la suppression des réunions est que nous n'avions plus de raison de dire que les gens devaient travailler à des heures précises. Nous avons demandé à tout le monde de travailler le même nombre d'heures que d'habitude, mais nous leur avons demandé de le faire à tout moment et dans n'importe quelle longueur de blocs qu'ils aiment. L'exception à cette règle concernait les personnes travaillant sur le support, qui devaient travailler dans les délais fixés dans notre accord de support avec nos utilisateurs.

Nous avons programmé deux réunions sociales facultatives par jour pour rester connectés en équipe, avec une règle stricte de non-travail-conversation (nous n'avons donc pas compromis l'expérience).

Comment ça s'est passé

Nous avons organisé une rétroaction pour réfléchir à la semaine, voter sur diverses choses et recueillir des commentaires. Tout le monde n'a pas voté sur tout, donc les chiffres sont incohérents.

Dans l'ensemble, plus de gens ont trouvé cette façon de travailler aussi bonne ou meilleure que la normale. 8 personnes avaient des sentiments pour la plupart positifs à l'idée de travailler de cette manière. Six étaient neutres ou en conflit, et deux avaient des sentiments principalement négatifs.

Dans l'ensemble, nous avons réussi à suivre les règles: 17 personnes sur 18 ont enfreint les règles une ou deux fois au plus.

Le plus grand avantage pour la plupart des gens était d'avoir de plus gros blocs de temps libre, ce qui leur permettait de se concentrer sur un travail sans interruption. Presque tout le monde a trouvé qu'il était plus facile de gérer ses propres niveaux de concentration.

Nous avons remarqué quelques cas où un processus était généralement détenu collectivement, mais sans réunion pour forcer les gens à s'engager avec lui, cela n'a pas été fait.

Le moment le plus bruyant de la semaine était la planification. Chaque équipe consacre généralement du temps à déterminer la marche à suivre chaque semaine, et certaines équipes le font quotidiennement.

La plupart de cela aurait pu se produire dans Slack, mais sans réunions planifiées, certaines ne l'ont pas été. Chaque équipe a constitué un backlog de sprint, mais il était généralement moins bien pensé que d'habitude. Cependant, 11 personnes sur 12 pensaient que cette maladresse était probablement un manque de pratique, plutôt qu'un trait fondamental de la planification asynchrone.

Une équipe se couple généralement toute la journée. Ils ont lutté avec l'absence de stand-up pour coordonner le jumelage le matin et pour se connecter avec la direction plus large de leur travail.

Ce que nous avons appris

Le procès a mis en évidence des choses qui autrement n'étaient pas évidentes.

Nous avons remarqué quelques cas où un processus était généralement détenu collectivement, mais sans réunion pour forcer les gens à s'engager avec lui, cela n'a pas été fait. Dans ces cas, une personne ou un rôle nommé responsable du processus aurait aidé. Nous explorerons si nous travaillerions mieux avec un propriétaire ou un rota défini pour ces processus, même en travaillant de manière synchrone.

À un moment donné, un travail urgent est arrivé et nous avons essayé d'adapter des processus asynchrones pour y faire face, mais nous l'avons rapidement abandonné. Lorsque le temps de cycle pour détecter un problème et fournir une réponse est court, la communication directe et la collaboration accélèrent la fourniture de solutions.

Certains se sentaient moins engagés dans leur équipe, ce que nous aurions besoin de résoudre si nous devions passer à ce modèle à long terme.

Les avantages que les gens ressentaient étaient généralement liés à leur rôle. Par exemple, les chefs de produit, les responsables de la livraison et les concepteurs ont généralement des priorités concurrentes sur la façon de passer leur temps. L'absence de réunions leur a permis d'établir des priorités librement, plutôt que d'avoir à passer du temps sur ce qui leur semblait important lorsque les réunions étaient planifiées. Les développeurs ont tendance à travailler plus directement à partir d'un backlog, donc ils ont moins ressenti cet avantage.

Prochaines étapes

La façon dont le travail à distance a mélangé l'expérience du travail et celle de la maison est un défi.

Certains trouvent utile d'imiter au plus près l'expérience de se rendre dans un bureau. Cela peut être en faisant des choses comme ne travailler que pendant les heures de travail normales et faire une promenade avant et après le travail pour remplacer l'effet de ralentissement d'un trajet.

Cependant, tout le monde ne fonctionne pas à son meilleur de cette manière tout le temps. Certains trouvent plus facile de travailler en plusieurs petits morceaux tout au long de la journée et de la soirée, ou de se lever tard et de dormir tard, ou de prendre une pause déjeuner de trois heures et de prolonger la journée. Nous voulons être aussi flexibles que possible, et réduire le nombre de réunions dans le calendrier aide à le faire.

Une idée populaire dans le rétro était d'avoir des jours dédiés chaque semaine où les réunions étaient interdites, et après une enquête de suivi, nous n'avons plus de réunions d'équipe les mardis ou vendredis. Nous l'examinerons régulièrement pour voir si nous aimerions plus ou moins de jours dans le futur.

Nous continuerons à réévaluer nos méthodes de travail. Chaque fois que la possibilité de travailler dans le même espace est à nouveau disponible, nous déciderons ensemble à quoi nous voulons que cela ressemble et comment nous pouvons répondre aux besoins de chaque individu. Bien que nous aimerions être à nouveau proches les uns des autres, nous ne retournerons probablement jamais à travailler exactement comme nous le faisions auparavant. - Steve Messer et Xander Harrison

(Crédit photo: Unsplash)