Cet article a été rédigé par Scott Seaward, chercheur utilisateur au UK Office for National Statistics (ONS).

Jetez un œil au journal de n'importe qui et je suis sûr que vous constaterez qu'une grande partie de leur temps est consacrée aux réunions. Il est donc très important de tirer le meilleur parti de ce temps. J'étais récemment sur un appel Skype et tous les participants à l'exception de l'hôte avaient appelé tôt. La première question que tout le monde se posait était: «De quoi parle cette réunion?» Immédiatement, j'ai senti qu'il n'y avait pas de vraie raison pour cette réunion et, finalement, je me suis senti beaucoup moins investi pour être présent.

Nous n'avons pas à perdre notre temps comme ça et avoir un agenda ne signifie pas que vous êtes de la vieille école. Le «nous sommes une équipe agile cool qui a des stand-ups» est formidable, mais en tant qu'organisateur de réunion et participant, vous avez toujours besoin d'un objectif et d'une compréhension claire de l'objectif - Pourquoi suis-je ici? Que vais-je apprendre? Comment puis-je aider? Ce sont quelques-unes des choses typiques qui me traversent l'esprit lors des réunions avec "Qu'est-ce que pour le thé?"

Évitez d'organiser une réunion qui aurait dû être un e-mail

Liberating Structures peut vous aider à répondre à ces questions et à rendre vos réunions plus significatives. Mais ce ne sont pas des modèles pour une réunion parfaite. J'aime les considérer comme des outils pour nous aider à aller au cœur de ce que nous essayons de réaliser.

Avoir un objectif et un but clairs pour les réunions est le point de départ. La meilleure façon d'atteindre les objectifs et le but souhaités est là où les structures libératrices aident vraiment; il existe 33 techniques pour faire des réunions différemment, librement partagées sur leur site internet , avec quelques autres en «développement».

Dans cet article, je voudrais présenter deux des structures que mes collègues de l'ONS et moi-même avons trouvées les plus utiles: 1/2/4 / Tout et quoi, alors quoi, maintenant quoi.

1/2/4 / TOUT

À première vue 1/2/4 / Tout ressemble tellement au bon sens qu'il est tentant de penser qu'il est presque trop basique pour être qualifié d'approche, mais c'est simple mais profond.

J'ai organisé une réunion avec certaines personnes que j'ai choisies / veux être là ou, j'ai été invité à une réunion, alors vous devez sûrement vouloir d'autres opinions? Même si c'est une présentation, ils aimeraient sûrement mes commentaires? Pourtant, trop souvent, nous ne prenons pas le temps pour cela.

C'est une construction puissante qui permet de s'assurer que la personne la plus bruyante de la pièce n'est pas la seule voix entendue. Au fur et à mesure que la structure se déroule, vous voyez les opinions des autres entendus et qui devinez quoi, ils ont également des idées et des réflexions sur notre travail et c'est pourquoi nous sommes tous certainement invités à cette réunion.

1/2/4 / Tout est un ...

Vous n'aurez pas l'air bizarre. Lorsque vous présentez 1/2/4 / All à un groupe de personnes, cela est accepté car c'est la bonne chose à faire, cela fournit un forum habilitant où les gens peuvent se sentir à l'aise et inclus - introvertis et extravertis.

Alors, pourquoi cette structure de 12 à 15 minutes fonctionne-t-elle? Ce début de 1/2/4 / Tout est un moyen simple de protéger le temps des gens de réfléchir par eux-mêmes au sujet, l'élément 1 minute pour 1 personne; puis vous les faites partager avec un autre collègue présent, les 2 minutes par paires; puis 4 minutes par groupes de quatre si autant de personnes sont présentes, se terminant par 5 minutes passées tous ensemble, ce qui conduit presque inévitablement à une discussion de groupe améliorée.

C'est une construction puissante qui permet de s'assurer que la personne la plus bruyante de la pièce n'est pas la seule voix entendue. Au fur et à mesure que la structure se déploie, vous voyez les opinions des autres entendus et qui devinez quoi, ils ont également des idées et des réflexions sur notre travail et c'est pourquoi nous sommes tous certainement invités à cette réunion. Il conteste le pouvoir sans l'attaquer directement.

1/2/4 / Tout est un excellent moyen de recueillir les opinions et les pensées des gens, mais crée également le consensus que c'est ainsi que cette réunion se tiendra, nous pouvons tous parler et avoir notre mot à dire, nous serons respectueux des autres et nous comprendrons tous ont leur mot à dire.

Quoi, alors quoi, maintenant quoi?

J'ai un badge légèrement sarcastique mais vrai sur ma lanière qui dit «Je viens juste d'être à une réunion qui aurait dû être un e-mail». Si nous sommes honnêtes, je suis sûr que nous sommes tous allés à une réunion où, alors que les gens se traînaient hors de la porte, une discussion étouffée a lieu. «Quel était le sens de cette rencontre? «C'est une heure que je ne reviens jamais». «Que voulaient-ils dire par untel?»

Liberating Structures m'a sauvé du scénario épouvantable où 20 personnes étaient assises autour d'une table pendant beaucoup trop longtemps et pouvaient à peine se souvenir de ce que la réunion discutait une semaine plus tard.

Certes, une chose qui est devenue évidente lorsque nous travaillons tous à distance est que les heures de réunion sont plus strictement respectées. Ces «conversations de sortie du couloir de réunion» sont devenues «eh bien, j'ai un autre appel, au revoir». Avoir un quoi? Et alors? Maintenant quoi? La structure (WWW) vers la fin d'une réunion est un excellent moyen de s'assurer que chacun est clair sur ses prochaines étapes et responsabilités.

Comme pour 1/2/4 / All, WWW a un sens intuitif, aidant votre équipe à ralentir et à réfléchir. De quoi avons-nous parlé, alors qu'est-ce que cela signifie, pourquoi ce dont nous avons discuté est-il important et, enfin, qu'allons-nous faire maintenant? Bien que ce ne soit pas sorcier, c'est une structure à suivre pour construire un consensus de groupe, une compréhension et une appropriation des résultats et des progrès. S'assurer que les participants ont compris ce qui a été discuté, les impacts et l'importance, et délimiter les prochaines étapes possibles permet de démarrer les progrès.

Libérez votre réunion

Liberating Structures m'a sauvé du scénario épouvantable où 20 personnes étaient assises autour d'une table pendant beaucoup trop longtemps et pouvaient à peine se souvenir de ce que la réunion discutait une semaine plus tard.

Apprendre, essayer et appliquer des structures libératrices m'a poussé, moi et mon équipe, vers des réunions centrées sur «comment atteindre cet objectif» et des voies claires et tangibles à suivre, ainsi que des actions à la fin.

Comment pouvez-vous faire tout cela, demandez-vous? C'est vraiment simple - je vais littéralement sur le site Web avec des objectifs et des actions de réunion et je les associe aux descriptions des structures. Il existe même un « menu » pour vous aider. Tout le matériel est gratuit sous licence Creative Commons; il existe même un manuel de la communauté Virtual Liberating Structures . Je suis également impliqué dans un groupe d'utilisateurs local à Cardiff où nous essayons ensemble des structures et échangeons expériences et ressources. Je vous encourage à trouver votre propre groupe local - ou à en créer un vous-même. Je vous le promets, vous ne le regretterez pas.

Apprendre à connaître de nouvelles structures est formidable et avoir un espace pour les pratiquer, lors de rencontres régulières, est essentiel. Cependant, c'est là que vous obtenez le plus de satisfaction en les voyant apporter des avantages en temps réel aux équipes.

La réalité est que je ne suis pas un facilitateur assez confiant pour faire ces choses avec 50 personnes et essayer. Je construis ma confiance et ma compréhension de ce que la structure peut réaliser à travers le groupe d'utilisateurs principalement. Il y a beaucoup de substance et de réflexion dans chacune des structures. Vous ne vous en rendez pas toujours compte tant que vous ne les avez pas pratiqués. Vous apprenez où ils auront et n'auront pas un impact élevé.

Je sais que cela peut sembler intimidant. Mais je vous demande: quelle est l'alternative? En osant suggérer quelque chose de nouveau, vous pouvez vous épargner, vous et vos collègues, une vie de mauvaises réunions. - Scott Seaward

(Crédit photo: Unsplash)

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