Cet article est écrit par Simone Costa Rodrigues Da Silva, conseillère en mobilité de la Maison civile de la ville de Rio de Janeiro

La ville de Rio de Janeiro a connu une période de grand développement urbain et d'expansion des infrastructures en raison des Jeux Olympiques et Paralympiques RIO2016.

C'était formidable pour moi d'être un gestionnaire public et de faire partie de l'équipe pendant ce cycle.

Travailler sur un projet mondial à haute visibilité comme les Jeux olympiques est quelque chose sur lequel peu d'employés du secteur public dans le monde ont l'occasion de travailler.

Le travail consiste à faire face à des pressions internes et externes contrairement à tout ce à quoi vous êtes habitué dans les projets urbains quotidiens. Le principal problème pour nous était de gérer les doutes quant à la capacité de livrer ces projets correctement et à temps.

Le report de la livraison d'une infrastructure ou d'un lieu public est une option dans des circonstances normales, même si nous nous efforçons d'éviter. Cependant, en préparation des Jeux, le report n'était tout simplement pas possible.

L'ensemble du projet impliquait 8 années d'expansion des services et des infrastructures de la ville pour 1,2 million de touristes supplémentaires pour les 29 jours que durerait l'événement. L'engagement était crucial. Ceux qui ont travaillé directement avec moi ont rendu le voyage plus fluide et plus agréable.

Quelques leçons sont restées avec moi de cette expérience.

Tout d'abord, faites la promotion de vos relations

Présentez-les à des personnes de différentes institutions, encadrez-les et permettez-leur de faire du bon travail. Transférez leurs tâches. Faites-leur prendre conscience de l'ensemble du processus et encouragez la participation aux réunions. Lors du travail sur les Jeux Olympiques , il n'y avait pas de temps pour expliquer les tâches à un stade ultérieur.

Dans mon cas, déléguer et connecter mon équipe m'a en fait sauvé la vie.

Trois mois avant la cérémonie d'ouverture, j'ai été hospitalisé pendant 15 jours, dont 5 dans une unité de soins intensifs. Mon système immunitaire était si faible que j'ai développé la tuberculose.

J'étais super engagé dans le projet et inquiet d'être absent. Mon équipe a bien fonctionné, je me suis rétabli et je suis retourné travailler en toute sécurité. À mon retour, beaucoup de gens ont remarqué à quel point l'équipe avait bien géré mon absence.

Deuxièmement, respectez les jours de congé

L'Opération Olympique dure 21 jours consécutifs sans interruption. C'est physiquement épuisant.

Pendant les Jeux, j'étais en charge des opérations du terminal BRT dans le principal complexe olympique. Nous avons décidé que chaque membre de l'équipe pourrait avoir 2 jours de congé, pendant cette période.

Nous n'avons eu aucune absence, que ce soit pour cause de maladie ou pour un manque d'engagement perceptible. Bien que fatigués, la majorité d'entre eux ont profité de leurs jours de congé pour aller avec leur famille aux Jeux.

Quelques années plus tard, une jeune collègue est partie en vacances lors de la préparation du II Challenge COR. C'était 30 jours sans aucun contact de ma part. Quand elle est revenue, elle m'a appelé d'un air inquiet, car elle n'avait eu aucune nouvelle de moi, pensait qu'elle pourrait ne plus être dans le projet.

J'avais en fait compté les jours jusqu'à son retour, avec une liste complète de tâches. Maintenant, je sais que j'aurais dû dire au moins un «Bonjour», pendant ses vacances.

Troisièmement, chaque détail compte

Si vous ne planifiez pas à l'avance, il est peu probable que vous puissiez traiter les détails manquants à la fin du projet.

Juste avant la cérémonie d'ouverture, nous avons réalisé que nous aurions besoin de plus de supports à vélos autour des sites. Cependant, à ce moment-là, nous n'avions pas assez d'énergie ou de ressources pour résoudre ce problème.

Les cyclistes spectateurs sont arrivés dans certains lieux et nous avions des centaines de vélos appuyés contre des lampadaires, des barricades - presque partout où vous vous attendiez. Cela m'a beaucoup appris.

Quatrièmement, bâtissez un réseau de partenaires

Faites-vous des alliés à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. C'est ce que nous avons fait lors de l'élaboration du Plan de mobilité urbaine durable de la ville de Rio de Janeiro (PMUS-Rio).

L'équipe de mobilité technique a travaillé avec une équipe de jeunes experts des médias sociaux et de la société civile comme ITDP et Casa Fluminense. Des centaines de citoyens ont contribué au plan en utilisant différents outils.

Lorsque nous avons eu un changement dans l'administration publique, ce sont les ONG qui ont garanti que le plan se poursuivrait comme il avait été étudié auparavant.

La communication est la clé du succès d'un projet. Cela demande aussi du temps et beaucoup de préparation.

Un bon exemple de cette problématique est celui du II Challenge COR, un hackathon pour le City Operation Center, qui visait à sélectionner des start-ups pour développer des outils capables de lutter contre l'impact du changement climatique du système de bus de Rio de Janeiro .

Pendant 6 mois, sur la base de réunions hebdomadaires, nous avons préparé les règles, les instructions et les problèmes à résoudre. Avec 1 semaine pour lancer l'inscription, nous avons commencé à préparer le plan de communication. C'était fatiguant.

Nous avons dû concentrer nos efforts pour attirer les start-ups en utilisant nos relations personnelles, nos visites dans les universités et notre rayonnement sur les réseaux sociaux. Au final, l'effort a été un succès: 26 équipes inscrites.

Dans l'ensemble, cependant, c'est l'engagement de votre équipe qui est crucial. Ce n’est qu’ainsi qu’il sera possible de surmonter les difficultés qui nous attendent. - Simone Costa Rodrigues Da Silva

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