Cet article est rédigé par Laura Mousseau, directrice des communications, Ville de Guelph.

De nos jours, un communiqué de presse n'est pas uniquement destiné à la presse. Alors que les médias font face à des coupures, y compris la perte de journaux communautaires, de nombreuses personnes obtiennent des informations directement sur le site Web de leur gouvernement local . Bien que notre public principal pour un communiqué de presse soit toujours les journalistes, ils ne sont plus le seul public et les changements dans notre approche rédactionnelle peuvent aider tout le monde.

Cela dit, il n'existe pas de format de sortie unique qui fonctionne dans toutes les situations. Des annonces plus controversées nécessiteront une approche différente de celle des bonnes nouvelles. Mais il y a certaines bases qui aideront à rendre tout communiqué de presse utile à la fois aux journalistes et à d'autres personnes qui reçoivent des mises à jour directement de sources gouvernementales.

Découvrir et comprendre les impacts

Avant de commencer votre communiqué de presse et après avoir rassemblé tous les faits, vous devez vous assurer de découvrir et de comprendre les impacts de la décision ou du changement que vous écrivez sur les personnes que vous servez. Idéalement, ce travail est effectué avant un communiqué de presse pour aider à éclairer les décisions, mais cela peut être votre première implication dans le projet. Les nouvelles peuvent également être soudaines ou inattendues, vous devrez peut-être faire ce travail à la volée.

J'ai eu le plus de mal à rédiger des communiqués de presse quand on ne sait pas pourquoi les gens devraient s'en soucier - pourquoi ce que nous partageons sera important pour eux. L'erreur la plus courante que je vois dans les communiqués de presse est une focalisation interne, indiquant simplement ce que nous faisons ou focalisant ce que le travail signifie pour nous, plutôt que l'impact de ce que nous faisons sur les personnes que nous servons. D'après mon expérience, lorsque cet impact n'est pas clair, les médias ont omis de le couvrir, ou pire, ils se sont trompés.

Le pire des cas pour les communicateurs est que le jargon et l'écriture complexe amèneront un journaliste à se tromper dans votre histoire et vous serez à la recherche de corrections.

Pour moi, découvrir et comprendre les impacts peut inclure une analyse de l'environnement, en particulier lorsque le sujet est controversé. Qu'est-ce qui a été dit auparavant, qu'est-ce qui se dit maintenant et qui le dit?

S'assurer que vous comprenez les impacts des nouvelles que vous annoncez vous aide à rédiger un communiqué de presse qui ajoute un contexte utile ou critique et traite les impacts. Si toutes les informations ne rentrent pas dans le communiqué de presse, elles seront probablement utiles pour répondre aux questions de suivi des journalistes et du public.

Plus de clarté et de transparence

Compte tenu du rythme des nouvelles et de la réduction des ressources, les journalistes peuvent avoir moins de temps pour démêler des informations complexes et déchiffrer le jargon de l'industrie. Aidez les journalistes à raconter votre histoire et à comprendre les faits en fournissant des informations claires et factuelles.

Ma carrière en communication a commencé dans une organisation scientifique et, au début, mes communiqués de presse utilisaient souvent un jargon ou des concepts complexes qui conduisaient les gens à ne pas comprendre, et donc ne pas se soucier, de ce que nous communiquions. Le pire des cas pour les communicateurs est que le jargon et l'écriture complexe amèneront un journaliste à se tromper dans votre histoire et vous serez à la recherche de corrections.

Aidez les gens à comprendre et à se soucier de ce que vous leur dites en fournissant des informations dans une langue que tout le monde peut facilement comprendre. Si l'information est suffisamment importante pour justifier un communiqué de presse, ne faites pas travailler les gens pour elle. Cela ne signifie pas que vous évitez les concepts difficiles; il suffit de les décomposer et de les expliquer. Une rédaction claire profite à la fois aux journalistes et aux autres personnes qui lisent vos communiqués de presse, en particulier à ceux dont la langue maternelle n'est pas celle dans laquelle vous écrivez. Utilisez des applications en ligne gratuites comme Up-goer Five Text Editor ou Hemingway Editor pour tester la lisibilité de votre écriture .

Utilisez des analogies et des comparaisons

Une autre erreur courante avec les communiqués de presse est que nous les écrivons dans l'abstrait. Même lorsque nous énonçons clairement l'impact, nous écrivons souvent sur les politiques, les budgets et les projets de construction sans rendre les informations pertinentes pour les personnes touchées.

Fournir des analogies à la fois pour des sujets quotidiens et complexes peut aider les journalistes à créer des histoires solides auxquelles leurs lecteurs se rapporteront, ou à tout le moins, en comprendront l'importance.

Nous pourrions énoncer l'impact d'un projet de construction en tant que route fermée, et nous pouvons aider les gens à comprendre la nécessité de cela en fournissant une analogie. Ainsi, au lieu de parler de l'entretien des actifs dans l'abstrait, parlez de l'entretien et du remplacement des conduites souterraines d'eau et d'égout par rapport à la plomberie domestique: prendre soin des conduites de votre maison et les remplacer avant qu'elles ne cassent évite des problèmes plus coûteux.

Si vous citez des mesures, fournissez une comparaison pour la mettre en contexte, comme le nombre équivalent de piscines olympiques pour les volumes d'eau ou de terrains de football pour la superficie. Le site Web Measure of Things vous permet de brancher une mesure pour obtenir des comparaisons réelles de poids, de taille, de volume et de surface. Votre communauté a-t-elle nettoyé 3 300 kilogrammes d'ordures ou la valeur d'un hippopotame?

Écrivez pour les personnes que vous servez, pas pour votre organisation

Les communiqués de presse ne sont pas pour nous, ils sont destinés à des personnes extérieures à notre organisation. En tant que fonctionnaires, nous sommes fiers de notre travail et, naturellement, nous voulons partager les détails qui sont importants pour nous, mais nous devons vraiment nous demander si cette information est importante pour notre public.

Pour être efficaces, les communiqués de presse doivent d'abord expliquer ce que l'annonce signifie pour les personnes que vous servez. Nous ne pouvons pas simplement partager ce que nous avons décidé et ce que cela signifie pour nos organisations; nous devons expliquer l'impact des décisions gouvernementales sur nos communautés.

Organiser régulièrement des sessions de formation aux relations avec les médias pour les chefs de projet et de programme de votre organisation vous aide à préparer le personnel à devenir d'excellents porte-parole de votre organisation

Lorsque nous approuvons de nouveaux parcs, nous créons plus d'endroits où les gens peuvent jouer ou explorer; lorsque nous annonçons des projets de construction de routes, nous facilitons les déplacements des gens; et lorsque nous approuvons les budgets, nous affectons l'argent des contribuables à des services qui répondent aux besoins de nos collectivités.

Si les gens ont besoin de changer quelque chose qu'ils font, ou s'il y a un appel à l'action, cela devrait être le titre - pas notre décision. Le changement de comportement nécessaire est la nouvelle; la décision et comment nous y sommes parvenus sont les informations de base.

Et, dans le monde numérique, vous pouvez toujours partager les informations que vous voulez que les gens sachent via des liens de votre communiqué de presse vers votre site Web. Ceux qui veulent plus d'informations le vérifieront, et à tout le moins, votre communiqué de presse donnera aux gens ce qu'ils doivent savoir.

Laissez vos experts en la matière parler aux journalistes

Les personnes qui dirigent et font le travail partagé dans un communiqué de presse sont les meilleures personnes pour répondre aux questions des journalistes, à condition qu'elles soient formées et soutenues par des professionnels des relations publiques et de la communication. Avoir un intermédiaire peut ralentir une enquête médiatique, affectant à la fois la capacité d'un journaliste à écrire dans les délais et, s'il ne parvient pas à répondre à toutes ses questions à temps, l'histoire qu'il est capable de raconter.

Organiser régulièrement des sessions de formation aux relations avec les médias pour les chefs de projet et de programme de votre organisation vous aide à préparer le personnel à devenir d'excellents porte-parole de votre organisation. La formation vous aide à identifier qui est un porte-parole naturel et qui a besoin de plus de formation et de soutien pour devenir à l'aise dans ce rôle. Tout le monde n'excellera pas dans ce domaine, et vous pouvez travailler avec les compétences et les capacités de votre personnel pour trouver le bon porte-parole pour chaque annonce.

Cela ne signifie pas que vous n'utilisez jamais d'intermédiaire comme contact avec les médias. Il y aura des situations où il sera crucial d'avoir quelqu'un pour traiter et organiser des entrevues avec les médias. Sinon, laissez votre personnel s'approprier, partager et célébrer le travail acharné qu'il accomplit. - Laura Mousseau

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(Crédit photo: Unsplash)

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