Cet article est rédigé par Signe Hanson, analyste principal des politiques à Justice Manitoba.

En tant que fonctionnaires, le temps est notre ressource la plus précieuse et la plus limitée. C'est le fil qui tisse de manière complexe le tissu de nos journées de travail ensemble. Et bien que le temps soit une constante, il semble toujours manquer. Vous êtes-vous déjà surpris à imaginer ce que vous pourriez accomplir, les problèmes que vous pourriez aider à résoudre, les liens avec la communauté que vous pourriez établir, si vous aviez juste un peu plus de temps?

Virgil l'a mieux dit quand il a écrit: «Le temps passe vite, pour ne jamais revenir». Bien que nous ne puissions pas encore récupérer le temps passé ou perdu (Stephen Hawking n'a jamais complètement exclu le voyage dans le temps , donc j'ai bon espoir), nous pouvons choisir d'être conscients de la façon dont nous gérons notre temps à l'avenir. Voici trois conseils pour vous aider à faire exactement cela.

Définissez une priorité quotidienne

Commencez chaque journée en identifiant une priorité. C'est une tâche majeure qui, en enfer ou en marée haute, vous assurera qu'elle est accomplie.

Pour sélectionner votre priorité stratégiquement en fonction de l'urgence, de la valeur et du temps, posez-vous quelques questions rapides: Ai-je des dates limites à venir? Qu'est-ce qui soutiendra le mieux mon projet et mon équipe? Que puis-je accomplir de manière réaliste aujourd'hui en fonction de mon calendrier?

La gestion du temps consiste autant à trouver du temps pour tout faire qu'à trouver du temps pour ne rien faire (lié au travail)

Réfléchissez au moment où vous travaillez le mieux et prévoyez du temps sans interruption pour le faire. À la fin de la semaine, vous aurez terminé au moins cinq priorités stratégiques pour faire avancer votre travail.

En travaillant dans la fonction publique , certains jours, on peut avoir l'impression que tout est une priorité. Pendant longtemps, j'ai eu du mal avec de longues listes de tâches qui ne semblaient jamais finir. Lorsqu'une tâche a été rayée, trois autres ont été ajoutées. Cette approche m'a laissé me sentir inachevé, décousu et dépassé. Je me noyais dans un paradoxe de priorité de ma propre création - il s'avère que plus vous avez de priorités, moins chaque priorité individuelle devient valable et atteignable. Sans surprise, cette approche n'a pas fait le meilleur usage de mon temps. J'ai donc changé mon système et je n'ai jamais regardé en arrière.

Concevoir un tableau de tâches

À l'aide d'un tableau blanc physique ou numérique, créez un tableau de tâches pour vous aider à rester organisé et à maîtriser vos responsabilités professionnelles. Mettez-vous au défi d'aller au-delà d'une liste de contrôle traditionnelle vers un espace qui vous incite à terminer votre travail efficacement.

Trouver le bon format pour votre tableau nécessitera des essais et des erreurs; il est important de vous donner la permission d'explorer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. C'est la beauté des tableaux blancs: ils sont sans engagement et peuvent toujours revenir à une ardoise vierge.

La conception de mon premier tableau de tâches m'a aidé à me libérer de la liste interminable de choses à faire. Empruntant à la méthodologie agile , j'ai créé un tableau Kanban simplifié avec trois catégories: À faire, En cours, Terminé. J'utilise des notes autocollantes pour capturer des informations importantes sur chaque tâche, telles que le nom de la tâche, la date d'échéance, à qui elle était due et avec qui je devais collaborer pour y parvenir.

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Mon tableau Kanban début juin 2020

Je travaille sur une tâche, je déplace physiquement le pense-bête à travers le tableau. Pour moi, ce mouvement physique ressemble à une représentation symbolique de pièces en mouvement de projets complexes en avant. À la fin de chaque semaine, je prends quelques minutes pour passer en revue toutes les tâches de la catégorie terminée avant de les effacer pour mettre en place le tableau pour la semaine prochaine. J'utilise également ce temps pour trouver une nouvelle citation ou une nouvelle image pour le bas de ma planche qui me fondra la semaine suivante.

J'ai utilisé ce modèle pendant quelques années, mais j'ai constaté que la colonne «À faire» glissait lentement vers un territoire sans fin de liste de tâches. J'ai troqué cette colonne pour une version modifiée d'une matrice Eisenhower . L'approche me permet de capturer plus d'informations sur la tâche que le nom lui-même et de garder les tâches organisées de manière à me permettre de rester conscient de ce qui est vraiment important. Ma planche est désormais plus dynamique et facilite encore plus l'identification de ma priorité quotidienne.

Trouvez du temps pour l'immobilité

La gestion du temps consiste autant à trouver du temps pour tout faire qu'à trouver du temps pour ne rien faire (lié au travail). Prenez du temps pendant la journée pour arrêter de travailler, retrouver le calme et vous ressourcer.

Cela sera différent pour chaque personne et est susceptible de varier d'un jour à l'autre et avec les saisons. C'est peut-être un puzzle dans la salle de pause, des livres de coloriage pour adultes, une méditation de pleine conscience, une promenade autour du pâté de maisons ou une tasse de café avec un ami. L'idée est de trouver un équilibre avec des actions délibérées qui compensent des périodes intenses de productivité.

À l'été 2019, j'ai pris trois semaines de congé et j'ai voyagé en Asie et en Océanie. A Singapour, je suis tombé sur cette petite boutique de cadeaux spécialisée dans tout le suédois. J'ai pris un livre intitulé "Lagom: (Pas trop peu, pas trop) L'art suédois de vivre une vie équilibrée et heureuse" de Niki Brantmark. En plus d'expliquer les particularités de ma famille scandinave-canadienne et de mon éducation, j'ai terminé le livre avec une révélation: j'avais besoin de trouver un équilibre pendant ma journée de travail.

Avant mon voyage, je travaillais sur un projet rapide et limité dans le temps. Les pauses étaient un luxe que je ne pouvais pas me permettre. Je m'arrêtais rarement pour le déjeuner et travaillais souvent tard. À mon retour, j'étais sur le même projet mais j'ai consciemment intégré le temps tout au long de ma journée pour appuyer sur pause et trouver le calme. J'ai "Lagom" programmé dans mon calendrier pendant 15 minutes deux fois par jour, je m'arrête pour le déjeuner et je termine ma journée à une heure raisonnable. Trouver du temps pour être encore a eu le même impact, sinon plus, sur l'amélioration de ma productivité, tout comme l'établissement d'une priorité quotidienne et la conception d'un tableau de tâches.

Oui, le temps passe vite, pour ne jamais revenir. Mais, nous pouvons nous assurer que notre vol se déroule bien en choisissant consciemment comment nous gérons notre temps. - Signe Hanson

(Crédit photo: Unsplash)