Cet article est écrit par Sandra Naranjo Bautista , fondatrice et PDG de Better Govs et ancienne ministre et vice-présidente par intérim de l'Équateur.

Les réunions du personnel peuvent jouer un rôle clé pour faire avancer les choses dans la fonction publique. Ils sont un espace de coordination, de résolution de conflits et d'engagement.

Si vous travaillez dans le secteur public, vous savez que faire avancer les choses n'est pas toujours facile. Tenter d'organiser un groupe de personnes, chacune avec ses propres priorités, vers le même objectif peut être un véritable défi.

En tant qu'ancien ministre et vice-président par intérim de l'Équateur, j'ai vu les avantages que des réunions du personnel bien organisées peuvent apporter aux équipes de la fonction publique. Ils peuvent améliorer la coordination, résoudre les conflits potentiels et augmenter l'engagement et la motivation des membres de votre équipe.

Voici trois façons d'utiliser les réunions du personnel pour impliquer votre équipe et l'orienter vers l'obtention de résultats:

Alignez tout le monde sur les mêmes objectifs

Une partie importante du rôle d'un leader est de coordonner l'effort vers un objectif particulier. Un objectif clair est essentiel à cette fin. Vous pouvez commencer par définir, en équipe, vos objectifs annuels et trimestriels. Qu'est-ce que vous voulez atteindre et comment allez-vous mesurer votre succès?

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Utilisez vos objectifs trimestriels pour guider vos réunions et leur donner un sens . Pour les objectifs complexes, divisez-les en morceaux et suivez les progrès accomplis. Votre équipe aura l'impression que ces objectifs sont plus faciles à gérer.

Cela étant clair, lors des réunions ultérieures du personnel, vous pouvez effectuer un bilan de groupe sur les progrès vers les objectifs trimestriels, tels que définis précédemment par l'équipe. J'avais l'habitude de préparer une matrice de suivi avec une boîte pour chacun des membres de mon équipe: j'incluais les choses les plus importantes sur lesquelles ils travaillaient et les délais à respecter, ainsi que d'autres tâches de la semaine.

Lors de nos réunions du personnel , nous ferions un bref aperçu des choses sur lesquelles nous travaillions cette semaine et qui faisaient partie de la matrice de suivi . Nous rendrions compte des progrès accomplis et identifierions tout problème éventuel qui pourrait affecter nos objectifs. Parfois, il s'agissait de résoudre des problèmes internes, d'autres fois, cela signifiait une coordination avec d'autres agences. C'était l'occasion idéale pour anticiper les complications.

Créer un espace pour la dissidence et la résolution des conflits

Lorsque vous travaillez en équipe, deux choses sont certaines. Tout d'abord, vous avez besoin de l'aide mutuelle pour atteindre les objectifs de l'équipe. En d'autres termes, vous devez vous coordonner et travailler ensemble . Bien que cela soit évident, cela ne facilite pas les choses. Les priorités d'un membre de l'équipe ne sont pas nécessairement les mêmes que celles d'un autre.

Deuxièmement, il y aura des tensions et des désaccords. C'est normal. Le rôle du chef d'équipe est de créer un espace pour résoudre ces tensions le plus rapidement possible et de coordonner les efforts pour continuer à progresser.

Discuter d'un désaccord avec un autre membre de l'équipe n'est jamais agréable. Mais sans discussion, le problème n'est pas seulement résolu: il commence à avoir des conséquences plus larges.

Lorsque vous connaissez quelqu'un personnellement, il y a plus d'opportunités d'interaction fructueuse et de travail collaboratif.

Les réunions du personnel sont l'occasion idéale de créer cet espace. Parce que c'est le lieu où les objectifs communs sont fixés et surveillés, il est plus facile de réduire les conflits en se concentrant sur des objectifs communs plutôt que sur des problèmes personnels. Les réunions du personnel permettent également à chacun de discuter ouvertement des tensions potentielles et de les résoudre.

D'après mon expérience, les problèmes sont parfois discutés et résolus au cours de la réunion, mais souvent ils sont résolus à l'avance, de sorte qu'ils n'ont pas à se présenter lorsque tout le monde est là. Dans les deux cas, la réunion a atteint son objectif.

Dans le secteur public, nous sommes toujours occupés. Il est facile de se laisser piéger dans les priorités de notre propre région et de perdre de vue la situation dans son ensemble et la façon dont nous sommes une partie d'une organisation plus grande. Je trouve que les réunions du personnel sont incroyablement efficaces pour briser ces divisions mentales. Le fait que tout le monde sache sur quoi travaillent les autres membres de l'équipe ouvre également la possibilité de plus de synergies et de travail conjoint.

Créer des liens solides entre les membres de l'équipe

Les personnes sont essentielles au succès de toute organisation. Vos résultats seront aussi bons que votre équipe.

L'un de vos principaux rôles en tant que chef d'équipe est de coordonner et de motiver des individus talentueux à obtenir des résultats en tant que groupe. Ce n'est pas une tâche facile, ni quelque chose que vous pouvez faire vous-même. La dynamique d'une équipe est unique et souvent spontanée. Ce que vous pouvez faire pour bâtir une équipe plus forte, c'est créer des opportunités de connexion au-delà du cadre professionnel.

Vous pouvez essayer de démarrer les réunions du personnel par des conversations informelles qui permettent aux membres de votre équipe d'en savoir plus les uns sur les autres. Les entreprises qui réussissent, comme Google, excellent dans ce domaine. Chez Google, ils commencent les réunions avec un rapport de voyage de toute personne qui est allée quelque part au cours du week-end. J'avais l'habitude de demander à tout le monde ce qu'ils faisaient pendant le week-end et comment les choses se passaient, par exemple.

Choisissez ce qui fonctionne pour vous. Si vous pensez que ce n'est pas important, je vous assure que, d'après mon expérience, cela change complètement le ton de la réunion pour le mieux. Lorsque vous connaissez quelqu'un personnellement, il y a plus d'opportunités d'interaction fructueuse et de travail collaboratif.

Utilisez certaines dates comme excuse pour mieux connaître votre équipe et pour qu'elle se connaisse davantage. Mon préféré est de fêter les anniversaires ensemble. J'aimais aussi organiser des activités de groupe autour de dates spéciales comme Noël. Lorsque cela est possible, prendre le petit-déjeuner ou le déjeuner ensemble ouvre également un espace d'interaction et de socialisation.

Les relations personnelles renforcent l'équipe et le potentiel de ce qu'elles peuvent accomplir ensemble. N'oubliez pas qu'il est plus facile de travailler avec quelqu'un que vous aimez et en qui vous avez confiance. - Sandra Naranjo Bautista

Une version de cet article a été publiée pour la première fois par Better Govs .

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(Crédit photo: Unsplash)