Cet article a été rédigé par Sandra Naranjo Bautista, consultante indépendante, fondatrice de Better Govs et ancienne ministre et vice-présidente par intérim de l'Équateur. Une version de cet article a été publiée pour la première fois par Better Govs

Toutes nos félicitations! Nous sommes en 2021 et vous avez obtenu votre badge de jongleur professionnel.

Vous avez travaillé à distance à temps plein, scolarisé à domicile et pris soin de vos enfants, effectué tous les travaux ménagers habituels, tout en restant calme et détendu. Chaque étape du processus a été urgente, et pas une seule étape facile. Là encore, vous travaillez dans le secteur public, alors quoi de neuf?

En tant que fonctionnaires, nous éteignons constamment des incendies. Il est rarement temps de planifier ou de réfléchir avant le prochain événement majeur. Tout doit être fait hier. Les circonstances actuelles ne font qu'amplifier les conditions dans lesquelles nous opérons déjà.

Dans cet article, je partage trois astuces que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité au travail et retrouver votre motivation. Pour compléter ce blog, j'ai créé un guide étape par étape des actions que vous pouvez commencer à prendre dès aujourd'hui.

Définissez vos priorités hebdomadaires et quotidiennes

Je sais je sais. Vous pensez peut-être que votre problème n'est pas un manque de priorités claires, mais plutôt un manque de temps. Croyez-moi, je comprends.

Cependant, considérons cette autre ressource rare qui est étroitement liée aux priorités de la vie: l'argent.

J'ai constaté que plus vous êtes intentionnel sur la façon dont vous répartissez votre temps, plus vous serez efficace dans votre travail

Pensez au fonctionnement des budgets nationaux. Le contenu de la bourse d'un pays reflète souvent les priorités d'un gouvernement. Le Trésor décide quels projets recevront des ressources sur une certaine période, sur la base d'un budget équilibré. Nous faisons à peu près la même chose lorsque nous allouons notre temps sur une période limitée de 24 heures. La différence est qu'il est généralement plus facile de suivre les dollars et les cents que les minutes et les heures. Les bons du Trésor ont tendance à être très précis sur la destination de l'argent et dans quel but.

J'ai constaté que plus vous êtes intentionnel sur la façon dont vous répartissez votre temps, plus vous serez efficace dans votre travail. Commencez par planifier votre semaine et notez ce que vous devez faire. Enregistrez non seulement ce que vous estimez devoir faire, mais vos intentions pour y parvenir. Le télécharger de votre esprit sur un morceau de papier peut être un facteur de motivation très puissant.

Une fois que vous avez défini vos priorités hebdomadaires de cette manière, utilisez-les pour guider vos activités quotidiennes. J'aime planifier mon lendemain la veille. Cela aide à réduire mes angoisses d'avoir trop de choses à faire. Ma partie préférée est de rayer ce que j'ai accompli. Le sentiment d'accomplissement que cela donne ne fait qu'augmenter votre motivation pour le lendemain, la semaine, le mois, etc.

Remplacez votre liste de tâches sans fin

Un changement que j'ai récemment apporté à ma routine de planification - qui a très bien fonctionné au fur et à mesure - est survenu après avoir lu le concept du PDG et blogueur Michael Hyatt des «trois grands». L'idée est qu'une personne structure sa journée autour des trois «grandes choses» qu'elle souhaite accomplir en une semaine ou une journée afin d'obtenir le maximum de satisfaction de ses efforts. Quand j'en ai entendu parler pour la première fois, il me semblait impossible de réduire ma liste à seulement trois choses. Cependant, cette stratégie vous oblige à vraiment vous concentrer et à prioriser les tâches les plus importantes que vous ne saviez pas que vous aviez. (Vous pouvez télécharger mes notes à partir du livre de Hyatt « Free to Focus»).

Espace réservé au travail

Nous avons tous besoin de temps pour travailler seuls. Pas de réunions, pas d'interruptions, pas de distractions. Oui, cela inclut votre téléphone et vos réseaux sociaux. La façon de faire avancer les choses n'est pas seulement d'avoir plus de temps, mais aussi de temps pour se concentrer vraiment.

Différentes choses ont fonctionné pour moi à différentes étapes de ma carrière. Lorsque j'ai travaillé au bureau du président Rafael Correa entre 2007 et 2012 , je travaillais souvent tard le soir. En tant que ministre, le meilleur moment pour moi pour travailler était entre 4 et 7 heures du matin. Ce n'était pas l'idéal, mais cela m'a permis d'avoir du temps pour faire avancer les choses avant même d'entrer au bureau. Travailler si tôt signifiait également que tous les membres de mon équipe avaient mes réponses au moment où ils ont commencé leur journée. Découvrez les moments de la journée qui vous conviennent le mieux pour que vous soyez le plus productif, en tenant compte de votre situation familiale ou personnelle.

Prenez soin de vous, cinq minutes à la fois

Je n'étais pas très doué pour cela, c'est pourquoi j'espère que vous pourrez faire mieux. Ma journée de travail moyenne était de 16 heures, et je pouvais facilement l'étirer jusqu'à 20 heures en cas de besoin. Comme vous pouvez l'imaginer, ce n'est ni génial pour le moment, ni durable à long terme. J'aurais aimé maintenant que quelqu'un m'ait mis en garde de ne pas me pousser aussi fort plus tôt, mais hélas, les «conseils de productivité» n'incorporaient pas les mêmes messages de santé mentale et physique qu'aujourd'hui.

À cette fin, j'ai peut-être trouvé quelque chose qui s'apparente à la «formule magique», une formule que j'aurais aimé connaître lorsque j'étais en poste.

' Feel Better in Five' du Dr Rangan Chatterjee (si vous ne l'avez pas déjà lu, je le recommande vivement), est basé sur deux principes principaux:

  1. Que pour qu'un changement positif se produise, vous devez prévoir de le faire à votre plus bas niveau de motivation, pas à votre plus haut
  2. Qu'une personne a besoin d'être bien dans son esprit, son corps et son cœur.

Surtout compte tenu de la pandémie de Covid-19, parler de nous-mêmes et de nos vies comme des «ensembles» unifiés est plus important que jamais.

Si vous voulez être productif, faites plus et faites bouger les choses: trouvez de meilleures façons de prendre soin de vous

Le livre vous propose une série de «collations santé» de cinq minutes pour vous aider à calmer votre esprit, exercer votre corps et renforcer vos liens avec les autres. Pour chacun des trois piliers - esprit, corps et esprit - vous avez le choix entre des exercices de cinq minutes. Vous pouvez commencer avec un pilier et l'augmenter progressivement jusqu'à trois.

Considérez ces cinq minutes comme un cadeau pour vous-même. La durée des exercices les rend faciles à intégrer dans nos vies bien remplies. Pour moi, c'est comme mettre en pause un film d'action avec l'assurance que vous pouvez appuyer à nouveau sur play et qu'il sera toujours là.

Voici quelques exemples pour chaque pilier. Pour l'esprit, vous pouvez faire quelque chose que vous aimez ou quelque chose qui nécessite votre concentration, comme jouer de la musique ou colorier. Pour le corps, vous pouvez simplement danser pendant cinq minutes. Pour l'esprit, vous pouvez écrire cinq choses pour lesquelles vous êtes reconnaissant. Comme vous pouvez le voir, les exercices sont très simples et agréables (vous pouvez télécharger mes notes du livre avec des exemples supplémentaires ici ).

Travailler comme fonctionnaire est très exigeant, cela ne fait aucun doute. C'est pourquoi je dis souvent à mon équipe: «Votre pays a besoin de la meilleure version de vous». Si vous voulez être productif, faites plus et faites bouger les choses: trouvez de meilleures façons de prendre soin de vous.

Nous avons besoin de vous sur le long terme. - Sandra Naranjo Bautista

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(Crédit photo: Unsplash)

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