Cet article est rédigé par Stacia Copple et Harry Webb , spécialistes de l'approvisionnement numérique et agile chez Curshaw , un cabinet de conseil en approvisionnement numérique.

On nous apprend à la «Procurement School» que l'engagement du marché est important, mais le faisons-nous vraiment correctement?

Traditionnellement, nous, les acheteurs, communiquons avec le marché lorsque nous avons besoin de quelque chose - cela se fait souvent via une annonce. Il y a peu de communication bidirectionnelle avec nos fournisseurs potentiels.

Nous demandons aux parties intéressées de remplir des formulaires sur les «portails eTendering». Rarement nous rendons visite à un fournisseur potentiel pour comprendre comment ses produits et services peuvent nous aider.

Nous informons souvent le marché de nos intentions futures et de la manière dont nous prévoyons de concevoir la solution. Les nouvelles idées et l'innovation sont peu appréciées.

C'est une approche très tactique et réactive qui néglige l'objectif principal - développer des relations et comprendre comment les services peuvent être fournis aux bonnes conditions commerciales pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Nous pensons que les praticiens de l'approvisionnement peuvent faire plus.

Le marché a besoin de personnes chargées de l'approvisionnement tout autant que les mêmes personnes ont besoin du marché d'approvisionnement. C'est une simple conversation sur l'offre et la demande. Notre espoir en écrivant ceci est de vous faire réfléchir à cette dynamique et d'indiquer comment ces avantages peuvent être incorporés dans votre stratégie d'engagement sur le marché en tant que nouvelle opportunité de succès commercial.

1. Publiez votre documentation et publiez-la régulièrement

C'est vraiment utile, surtout si le document est susceptible d'être contractuel. Il aide les parties intéressées à comprendre ce dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir. Bien fait, il ne violera ni la confidentialité ni la sensibilité commerciale.

Si les informations changent dans un document, fournissez une version mise à jour dès que possible. Ne faites pas attendre le marché - cela ne fera que les laisser deviner. Voulez-vous vraiment qu'un futur fournisseur fournisse des informations basées sur des conjectures?

Soyez clair: utilisez une approche structurée et fournissez un contexte pour vos projets à venir - pensez à votre analyse de rentabilisation et incluez les difficultés potentielles. Vous pouvez utiliser des blogs ou des publications sur les réseaux sociaux pour donner plus d'informations sur les objectifs de votre organisation.

Soyez informatif: informez le secteur du moment où vous prévoyez de lancer l'activité d'approvisionnement, de l'apparence du contrat et du contenu susceptible d'en être - si vous ne pouvez pas publier le contrat complet, fournissez un résumé. Être ouvert augmentera la concurrence et encouragera les PME à participer.

Points clés à retenir: Cette approche permet également de pérenniser vos services en permettant aux fournisseurs potentiels de regarder ce que vous avez fait dans le passé et ce que vous faites actuellement. Les informations historiques aident vraiment les fournisseurs à comprendre vos besoins.

2. Un cycle constant de rétroaction du marché est crucial

Le plus important est d'avoir une boucle de rétroaction ouverte et facile à utiliser. Votre boucle de rétroaction devrait couvrir:

  • Qu'est-ce que tu essaies de faire

  • Comment vous allez interagir avec le marché (en ligne ou en personne)

  • Comment vous recueillez et enregistrez les commentaires du marché

  • Comment vous ramenez vos apprentissages dans votre projet (en tenant compte du timing)

  • Comment vous pouvez partager ceci

Vous devriez répéter ceci. Cela permet le développement et les itérations de documents. Cela vous donne également l'occasion d'envisager:

  • Notre approche est-elle correcte?

  • Avons-nous assez de temps?

  • Y a-t-il des start-ups à l'horizon?

  • Y a-t-il un nouveau marché pour quelque chose?

  • Quelles sont les principales contraintes du marché?

Principaux points à retenir: passer de la réflexion sur la messagerie unidirectionnelle du marché à un engagement bidirectionnel de l'industrie - une écoute accrue des fournisseurs est nécessaire.

3. Organisez des événements d'engagement

La méthode la plus productive pour un engagement durable sur le marché consiste à organiser un événement où les fournisseurs et contributeurs potentiels peuvent partager des idées, développer de solides relations de travail collaboratif et travailler sur les problèmes au rythme.

Cependant, les aspects pratiques de cela ne sont parfois pas possibles. Nous voulions partager avec vous quelques conseils pratiques sur la façon d'organiser un événement d'engagement.

Bien sûr, vous devrez être attentif à la confidentialité et à la sensibilité commerciale, mais d'après notre expérience, plus vous pouvez partager, meilleur est le résultat. L'alternative consiste à demander des propositions de qualité basées sur des informations limitées - croyez-vous vraiment que vous en obtiendrez une?

Alors, comment organisez-vous un événement d'engagement du marché réussi? Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape avec nos / mes meilleurs conseils.

Étape 1: Identifiez votre audience

Demandez-vous qui voulez-vous à votre événement et pourquoi?

Utilisez tous les outils et technologies (conformes) à votre disposition pour atteindre au mieux votre objectif: des moyens de publicité aux webinaires. Décrivez avec qui vous aimeriez vous engager par le biais d'une «expression d'intérêt», à laquelle les fournisseurs peuvent répondre.

La «boucle de rétroaction» sur l'engagement du marché commence à l'étape 2 et se poursuit aux étapes 4, 5 et 8. Comme vous pouvez le voir, ce n'est pas une discussion, c'est une discussion continue. Il conduit une approche de partenariat, une méthode de collaboration qui se poursuit dans la gestion des contrats. Ce que cela vous donne également, à vous et aux autres, est une preuve et, surtout, une ASSURANCE de votre prise de décision.

Avez-vous besoin uniquement de participants du marché ou avez-vous besoin de conseils de l'industrie?

Points clés à retenir: Considérez l'économie et l'efficacité de votre événement en fonction des exigences de votre projet.

Étape 2: Annoncez votre événement.

Maintenant que vous connaissez votre public, vous voulez un bon taux de participation pour votre événement.

La publicité donne aux participants potentiels le temps de déterminer si leur présence leur est utile. Cela leur permet de planifier leur propre logistique et de prendre en compte les frais généraux nécessaires (particulièrement importants pour les PME).

Pensez à vos canaux de communication - et comme la partie 1, «Soyez clair» et «Soyez informatif» avec l'approche que vous adoptez, le processus que vous suivrez, etc. La boucle de rétroaction doit commencer à ce stade pour garantir que les parties intéressées peuvent contribuer à la prochaine itération de documents.

À retenir: envisagez une adresse e-mail ou une boîte aux lettres de groupe distincte pour cela et assurez-vous qu'elle est surveillée.

Étape 3: Partagez les informations avant l'événement.

Vous devez réfléchir aux informations que vous pouvez partager ouvertement avant l'événement.

Cela peut être dans votre annonce ou ailleurs. Nous pensons que le meilleur endroit pour votre «engagement doux» initial est sur un blog dans un format ouvert et a une portée plus large. Il s'agit de la vitrine du responsable des achats. Il doit être gratuit et facile à parcourir pour les fournisseurs potentiels.

Accordez suffisamment de temps aux parties intéressées (personnes) pour lire ceci avant l'événement. Quoi que vous fassiez, assurez-vous de placer le mot «DRAFT» partout. Couvrez-vous.

À retenir: envisagez de promouvoir et de faire connaître en utilisant les médias sociaux.

Étape 4: Période de questions avant l'événement.

Demandez aux fournisseurs d'envoyer des questions avant l'étape 5 (Organisez un événement préliminaire)

Pensez à utiliser une approche structurée avec un questionnaire en ligne ou un forum interactif.

Pourriez-vous utiliser la technologie pour rassembler et diffuser toutes les questions en un seul endroit plutôt que d'utiliser le courrier électronique et les feuilles de calcul?

Partagez et discutez des questions avec votre groupe de travail interne et les participants avant l'événement (cela peut être fait via le blog).

Étape 5: Organisez un événement préliminaire.

Ce style informatif vous permet de partager les idées, les documents et la direction que vous avez créés jusqu'à présent. Cet événement permet aux fournisseurs potentiels de voir et d'entendre parler de vos besoins et du travail que vous avez effectué (à ce jour) concernant les besoins de l'industrie.

C'est l'occasion de parler du problème à résoudre. Il y a quelques années, il était courant d'organiser ces événements avec des personnes présentes. Cependant, le travail à distance et avec les changements imposés à la technologie des pratiques de travail devraient être considérés en premier.

Rendre l'engagement du marché aussi ouvert que possible améliorera l'approvisionnement

Si vous prévoyez une forte participation des fournisseurs, un logiciel de webinaire spécifique peut être plus adapté pour gérer l'événement (coupure automatique, enregistrement, anonymat des fournisseurs et présentation de documents visuels). Zoom ou Webex sont des services logiciels efficaces pour les grands webinaires.

Accordez 20 à 25 minutes pour articuler le projet. Expliquez votre approche actuelle et les délais pour le projet. Puis permettez aux questions. L'utilisation de la fonction de boîte de discussion sur le logiciel que vous utilisez est utile pour capturer tout ce qui est demandé.

Gardez l'événement à un maximum de deux heures et prévoyez une pause de confort.

À retenir: avoir un hôte, un présentateur et un preneur de notes au sein de votre équipe interne. Cela aidera à gérer les participants à l'appel et à capturer toutes les questions et réponses.

Étape 6: Mettez à jour les informations des questions relatives à l'événement.

Rassemblez les données et mettez à jour votre stratégie pour refléter vos résultats. Cela pourrait être l'occasion de faire des commentaires aux parties prenantes internes et d'ajuster les analyses de rentabilisation ou d'obtenir une approbation.

À retenir: n'oubliez pas d'être ouvert avec ce que vous avez découvert.

Étape 7. Animez un événement officiel.

Utilisez des «tables rondes» pour demander au marché des conseils sur les aspects clés du projet (par exemple, votre approche et vos délais).

Zones-clés:

  • Besoins

  • les pré-requis techniques

  • développement

  • cycle de vie de livraison

  • commercial

  • légal

  • documents d'appel d'offres

À retenir: prenez en considération si l'espace physique est limité, il est acceptable de restreindre une organisation à seulement deux représentants.

Étape 8: Stratégie finale et rétroaction

Focus sur la transparence; envoyer aux participants à l'engagement du marché un document de votre stratégie d'approvisionnement mise à jour. Vous voudrez peut-être créer un blog mis à jour pour articuler cela.

À retenir: Soyez clair sur ce que vous faites à l'avenir et pourquoi, donnez des dates indicatives aux fournisseurs.

En conclusion

Rendre l'engagement du marché aussi ouvert que possible améliorera l'approvisionnement. Un engagement stratégique avec votre marché réduira les risques et vous permettra de résoudre les problèmes potentiels à l'avance.

En fin de compte, un bon engagement du marché améliorera tous les domaines de votre projet; stratégie, approche, exigences et rapport qualité-prix.

Curshaw aide les organisations à transformer la façon dont elles fournissent des services commerciaux en utilisant des méthodes de travail agiles pour répondre aux besoins des utilisateurs de services tout au long du cycle de vie commercial - de l'approvisionnement à l'expiration du contrat, en passant par le réapprovisionnement. - Stacia Copple et Harry Webb

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(Crédit photo: Unsplash)

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