Cet article est rédigé par Florencia Romano, sous-secrétaire du gouvernement ouvert et de la responsabilité du gouvernement de la ville de Buenos Aires.

Chaque fois que j'arrive à diriger un nouveau projet, la première question que je me pose est: «Que faudrait-il pour que ce projet réussisse?

Plus tôt vous trouverez la réponse à cette question, plus vous aurez de chances de réussir. La question est particulièrement pertinente lors de la gestion des ressources publiques, car même une petite erreur de planification peut vous causer d'énormes pertes de budget et de temps, dont le véritable coût est invariablement supporté par les citoyens .

Si vous ne livrez pas, ils finissent par payer avec leur bien-être, ainsi que leur capacité à faire confiance au gouvernement.

Alors, quel est le secret d'un projet florissant? D'après mon expérience, ayant mené plus de 200 projets publics de complexité différente, je ne peux pas penser à une seule occasion où la réponse à cette question n'a pas été: «les gens».

Pourquoi? Premièrement, parce que personne ne peut avoir d'impact par lui-même. Un groupe de parties prenantes est vital pour tout projet et doit être au centre de toute stratégie. Chaque fois que nous nous concentrons sur des objectifs, de l'argent ou des horaires, nous devons nous rappeler que les gens passent avant tout. Cela inclut de bons dirigeants, un personnel motivé, des alliés internes, des sponsors enthousiastes et des fournisseurs dignes de confiance. Et bien sûr, le public.

Tout comme les personnes sont l'essence même de tout projet, la gestion des personnes est le défi le plus essentiel à relever pour un chef de projet. D'après mon expérience, il existe quelques obstacles courants qui peuvent être résolus avec une planification minutieuse et des principes de leadership essentiels.

Identifiez tous vos VIP

Cela devrait être votre première étape. Créez une carte des parties prenantes. Assurez-vous de connaître tous les acteurs, de ceux qui exercent le pouvoir de décision à ceux qui effectueront les plus petites tâches. Assurez-vous de bien comprendre les intérêts de chacun le long de la chaîne de commandement. Demandez-vous quels avantages le projet apportera à chacun d'entre eux.

Quel impact réel souhaitez-vous avoir et qu'est-ce qui le justifie?

Dans le cadre de la stratégie de gouvernement ouvert de la ville de Buenos Aires en 2020, nous avons créé Covid-19 en Datos, une plate-forme de données ouvertes développée grâce au travail conjoint de plusieurs zones pour collecter, mettre à jour et afficher des informations sur la gestion de la pandémie par la ville.

C'était un projet énorme sur un sujet complexe et devait être livré dans un délai serré. Pourtant, la plus grande demande provenait d'un leadership partagé soutenant le projet. Chaque étape devait être validée par les chefs des nombreux domaines gouvernementaux concernés. Au final, nous avons pu atteindre notre objectif car dès le premier jour, nous avons su reconnaître chaque membre.

Convenez d'un objectif commun et d'un «pourquoi» partagé

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, il est très important que vous communiquiez le «pourquoi» au cœur de votre projet. Quel impact réel souhaitez-vous avoir et qu'est-ce qui le justifie? La narration peut être utile ici. Cela inspirera vos parties prenantes dès le début. Les bonnes idées viennent lorsque les cerveaux et les cœurs sont revigorés.

Nourrir le «pourquoi» de votre projet vous oblige à tenir les parties prenantes informées tout au long de votre parcours ensemble. Une communication claire et fréquente est vitale, alors consacrez du temps à parler à vos employés et, surtout, à les écouter. Découvrez vos valeurs partagées. Connaissez leurs aspirations, ainsi que leurs craintes, pour ce que vous essayez tous d'accomplir. Cela créera une culture d'équipe capable de se défendre contre le cynisme et de résister à la fatigue.

Articuler les tâches et les responsabilités

L'un des problèmes les plus courants dans la gestion de projet est d'avoir des membres de l'équipe qui ne savent pas ce que l'on attend d'eux, ou ne savent pas qu'ils partagent des tâches qui se chevauchent avec d'autres et n'ont donc pas une idée de l'ensemble de l'opération. Une feuille de tâches avec des responsabilités et des délais détaillés peut aider à reconstituer ces éléments pour ceux sur qui vous comptez.

Pendant les semaines où nous avons développé Covid-19 en Datos, nous avons eu des réunions quotidiennes avec les chefs d'équipe précisément afin d'éviter tout malentendu sur qui était assigné à quelles tâches.

Célébrez les réalisations

Les chefs de projet mènent une vie bien remplie et la seule chose que nous finissons par oublier de faire est de célébrer notre succès. En tant que chef de projet, vous devez rassembler vos parties prenantes et vraiment observer la signification de ce que vous avez accompli. Si un projet est suffisamment grand, vous pouvez même faire publier vos résultats dans la presse ou dans une publication académique. Mais même si la réalisation est petite, rassemblez vos collaborateurs quand même. Une victoire est une victoire et mérite son moment.

Apprenez des leçons en équipe

Aussi évident que cela puisse paraître, tous les aspects d'un projet ne se dérouleront pas comme prévu. C'est la vie, et en tant que leaders, nous pouvons choisir comment nous voulons gérer l'échec. La narration nous motive dans les premières étapes prometteuses d'un projet. Cela nous aide également lorsque nous rencontrons des creux. J'étais très dur avec moi-même chaque fois que je calculais mal une décision. Les histoires que je me racontais n'offraient pas grand chose comme une lueur d'espoir ou une impulsion pour rebondir.

Avec le temps, j'ai découvert que chaque erreur peut être transformée en un apprentissage de groupe inestimable

Il y a quelques années, mon équipe et moi avons eu la tâche de rénover les cafétérias de la Chambre nationale des députés de Buenos Aires. C'étaient des espaces anciens et inutilisés dont le but était de créer des lieux où des rencontres politiques en face à face pouvaient avoir lieu. Le projet était amusant et cela semblait facile. Notre équipe connaissait bien les cafés et leur fonctionnement. C'est probablement pourquoi nous ne pensions pas que la gestion des parties prenantes était importante à cette occasion. Nous avons travaillé avec des architectes pour construire de beaux espaces modernes, avec des tables hautes et des tabourets et de nouveaux comptoirs.

Les tables et les comptoirs étaient trop hauts. Non seulement ils étaient inconfortables, mais aussi inaccessibles pour de nombreuses personnes pour lesquelles ils avaient été construits. Nous avons oublié de faire la chose la plus simple, la plus évidente et la plus importante de toutes: demander aux utilisateurs et aux serveurs ce dont ils avaient besoin.

Avec le temps, j'ai découvert que chaque erreur peut être transformée en un apprentissage de groupe inestimable.

L'erreur que nous avons commise dans les cafétérias nous a appris à atteindre toutes les parties prenantes impliquées dans chaque projet, et à ne jamais assumer leurs besoins ou leurs opinions.

La principale raison de nouer des relations solides avec les parties prenantes est que les projets publics concernent des personnes - des personnes qui travaillent dur pour améliorer la vie des autres. C'est, après tout, ce qu'est la fonction publique . - Florencia Romano

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(Crédit photo: Unsplash)