Guide étape par étape pour définir, communiquer et atteindre les objectifs

En tant que leader, vous penseriez qu'une partie essentielle de votre rôle serait simple: s'assurer que votre équipe sait quoi faire et qu'elle peut le faire.

Mais quiconque a été responsable d'une équipe peut vous dire que ces deux points comportent une énorme complexité potentielle. Qu'est-ce qui rend un objectif juste et réalisable? Comment pouvez-vous être sûr que vous et tous les membres de votre équipe êtes sur la même longueur d'onde? De quoi votre équipe a-t-elle besoin - et n'a-t-elle pas besoin - de votre part pour faire son travail?

Les réponses détaillées à ces questions varient considérablement en fonction de votre situation spécifique. Mais il existe des astuces et des processus simples qui peuvent vous aider à les résoudre dans votre rôle. Ici, avec l'aide de fonctionnaires et d'experts, nous parcourons certaines étapes clés du processus.

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Comment définir des objectifs qui fonctionnent

Andrea Migone, professeur à l'Université Ryerson de Toronto et ancienne directrice de la recherche et de la sensibilisation à l'Institut d'administration publique du Canada, a déclaré qu'il était important, tout d'abord, que les gestionnaires intermédiaires n'acceptent pas leurs ressources ou d'autres circonstances comme immuables.

"Vous ne devriez pas hésiter à essayer de comprendre comment [votre] équipe doit être augmentée ou modifiée pour atteindre réellement" les objectifs qui vous ont été donnés d'en haut, a-t-il déclaré.

Les fonctionnaires ne fonctionnent pas dans le vide: vos objectifs doivent correspondre aux buts généraux de votre organisation.

En tant que tel, il est également crucial, a déclaré Migone, de rechercher des liens avec d'autres équipes qui peuvent partager les mêmes objectifs. Idéalement, cela signifierait la constitution d'équipes véritablement interdépartementales ou interdisciplinaires. Mais pour un cadre intermédiaire, cela peut simplement signifier la création de réseaux informels entre d'autres équipes et la compréhension de la façon dont vos objectifs correspondent aux leurs.

Ingrid Bergmann, une entraîneure travaillant avec des chefs de file supérieurs et émergents de la fonction publique canadienne, appelle cela «conscience de la situation».

Elle recommande de commencer à proximité, au sein de votre bureau, et de vous assurer que vous vous entretenez régulièrement avec différents collègues pour comprendre sur quoi ils travaillent. Vous pourriez alors chercher à progresser progressivement pour découvrir qui sont vos homologues dans d'autres ministères, avant de vous déplacer plus loin - par exemple, quelqu'un dans un gouvernement régional pourrait se tourner vers une autre province.

Comment communiquer efficacement ces objectifs à votre équipe

«La chose la plus importante que vous puissiez faire est de cesser de donner des ordres à votre équipe et de leur donner [à la place] des intentions», a déclaré Migone.

Les membres de votre équipe, a déclaré Migone, auront des spécialités et en sauront souvent plus sur les détails que vous-même. Cela signifie définir des intentions claires, puis les laisser comprendre les détails en fonction de leurs connaissances particulières.

Une partie de cela, a-t-il ajouté, consiste à négocier avec vos supérieurs pour s'assurer que votre équipe dispose de la bonne diffusion des connaissances spécialisées pour la tâche à accomplir. «Si j'ai besoin de faire un changement législatif et que vous ne me donnez pas d'avocats, cela va être un problème, non?»

Bergmann a fait écho à cela. Elle a dit qu'un conseil bien rodé lui a été répété par des hauts fonctionnaires: «Je dis aux gens à peu près ce que je veux faire, l'heure à laquelle je veux que cela soit fait, puis je les libère et je demande un contrôle régulier. ins pour garder le projet sur la bonne voie à mesure que les choses évoluent. »

Une date limite est importante pour définir la portée de la tâche et les gestionnaires doivent obtenir l'intention globale. Mais le détail peut souvent leur être laissé. Pour Bergmann, cela est lié à l'importance de déléguer des tâches, même là où vous pourriez avoir une expertise en la matière.

«Si vous devenez une personne clé», dans l'accomplissement d'une tâche spécifique, dit-elle, «aucun de vos collaborateurs ne pourra continuer sans vous.

Donner à votre équipe les moyens d'atteindre ses objectifs

Pour Migone, dans un environnement de service public où les niveaux de responsabilité peuvent être effrayants et conduire à l'aversion pour le risque, un rôle important pour un chef d'équipe est d'assumer ses responsabilités et de donner une couverture à l'équipe - tout en célébrant ses succès.

«Une caractéristique importante des leaders qui réussissent est qu'ils ne se soucient pas de la poussière de fée», a-t-il dit, «vous prenez la balle pour votre équipe.»

Pendant ce temps, dit-il, un leader a un rôle de «narrateur». Vous pouvez garder l'équipe «vers le haut et vers le bas», au-delà de sa vision tactique quotidienne, et «les garder excités».

Pendant ce temps, pour Bergmann, le coaching et le mentorat de votre équipe - que ce soit vous-même ou en faisant appel à une aide extérieure - sont cruciaux. Et pour bien faire cela, vous devez vous mettre en place avec un coach et d'autres relations de soutien.

Elle recommande d'établir pour vous-même à la fois une relation de coaching - quelqu'un qui peut vous poser les bonnes questions pour vous aider à surmonter une situation - et un mentor, qui peut vous fournir certaines des bonnes réponses issues de sa propre expérience.

Pendant ce temps, vous devez trouver une personne ou des personnes qui peuvent vous servir de confident et quelqu'un qui peut servir de contrariant - qui «mettra les pneus» sur vos idées.

Après avoir établi ces relations pour vous-même, vous pouvez aider à les établir pour chaque membre de votre équipe.

Points clés à retenir:

• Lors de la définition des objectifs de votre équipe, tenez toujours compte de la manière dont ils se connectent aux objectifs organisationnels plus larges
• Afin de communiquer ces objectifs, donnez à votre équipe des «intentions» plutôt que des ordres - faites-leur confiance pour déterminer eux-mêmes comment atteindre l'objectif
• Le coaching et le mentorat de votre équipe sont essentiels pour en tirer le meilleur parti, que vous le fassiez vous-même ou que vous cherchiez une aide extérieure
• Les dirigeants doivent utiliser leur rôle de «narration» pour garder les équipes enthousiastes et les encourager à regarder au-delà du quotidien

(Crédit photo: Unsplash)