Cet article est écrit par Paravasthu Jagannathan, Manager au Département de la Planification et du Développement aux Emirats Arabes Unis

J'ai récemment assisté au webinaire d'Apolitical sur la prise de parole en public pour les fonctionnaires . C'est quelque chose que nous devons tous faire de temps en temps, et être bon dans ce domaine peut ouvrir de nombreuses portes. De même, je suis sûr que la plupart d'entre nous reconnaîtront le sentiment nerveux que l'on peut ressentir en parlant devant un public.

Une bonne présentation doit commencer par un titre fort qui aborde les problèmes en cours et promet des options pour trouver des solutions à ces problèmes

Dans cet article, je couvre certaines des techniques que j'utilise pour préparer des présentations.

Trouver votre sujet

Il se peut que vous n'ayez pas toujours le privilège d'être le premier orateur, et si vous présentez après plusieurs autres, le public pourrait être désengagé. En tant que tel, il est recommandé de commencer votre présentation par un sujet litigieux ou difficile qui peut potentiellement renverser le public ou le réveiller de son sommeil. Cela prend souvent la forme de question (s) et recherche une réponse plus large, dont la synthèse créera un récit pour votre titre / sujet.

Une bonne présentation devrait commencer par un titre fort qui aborde les problèmes en cours et promet des options pour trouver des solutions à ces problèmes. L'importance de trouver le bon titre ne peut pas être surestimée car c'est ce sujet qui sert à créer le lien préliminaire entre vous et le public. Il vaut la peine de passer du temps à énumérer plusieurs options possibles, à filtrer celles qui conviennent le mieux à l'événement et à choisir celle qui plairait à la majorité des participants. Bien que cela semble simple, le processus implique des étapes critiques; mettre les bouchons proverbiaux de diverses entités gouvernementales, une introspection de ce que vous, en tant que public et fonctionnaire, aimeriez entendre, comment vous aimeriez faire avancer le message et, bien sûr, à quel point vous êtes connecté au sujet.

À titre d'exemple, considérons un événement axé sur un environnement où vous (en tant que fonctionnaire travaillant sur les infrastructures vertes ) êtes invités en tant que conférencier pour partager votre expérience. En tant que fonctionnaire expérimenté, vous êtes évidemment au courant du problème le plus urgent dans le domaine de l'environnement, y compris l'adaptation et l'atténuation du changement climatique. Le prochain exercice crucial consiste à mettre en relation les bâtiments avec le changement climatique, ses impacts et comment il peut être présenté comme un antidote au problème. Cela offrirait plusieurs titres tels que «Obstacles politiques au changement climatique: rôle de l'environnement bâti», «Réductions des émissions et atténuation du changement climatique grâce aux bâtiments écologiques», «Un environnement plus vert grâce aux bâtiments écologiques» et plusieurs autres.

Fais tes recherches

Une présentation basée sur la valeur nécessite beaucoup de recherches préalables sur le thème ainsi que sur votre sujet.

Très souvent, il peut être très tentant d'utiliser un verrou de présentation, un stock et un baril existants et de le présenter à travers plusieurs événements. Rien ne pourrait être une meilleure recette pour évoquer une mauvaise réponse et un résultat désastreux. Idéalement, chaque présentation devrait être clairement personnalisée et structurée afin de bien s'aligner sur l'événement. Faire la recherche initiale implique souvent de tenir compte de la diversité du public, de ses intérêts potentiels et de réfléchir exactement à ce qu'il aimerait entendre de vous. Cela nécessite également une introspection minutieuse de vos propres pensées comme si vous écoutiez votre discours.

Votre expérience, votre analyse et vos conseils - tout venant de vous - est ce qui compte le plus pour le public

Il y aurait une brève session intellectuelle et émotionnelle de conflits, mais à la fin, vous pouvez clairement visualiser et ressentir la clarté. Cela aiderait à éliminer les sujets inutiles et non pertinents de votre champ d'application et à ne faire ressortir que les sujets importants, ouvrant la voie à une compréhension claire et concise de votre propre rôle en termes de ce qui serait la meilleure prestation. En conséquence, vous êtes sur la bonne voie vers un plan / programme bien défini.

Créer un contour

L'agenda proposé devrait guider le public naturellement et le pousser à s'identifier au flux. Je recommanderais que le plan comprenne:

  • Un regard en arrière pour aider le public à comprendre comment le problème a évolué
  • Une discussion des problèmes actuels qui nécessitent leur attention
  • Identifier les obstacles qui empêchent la résolution de ces problèmes

À partir de là, vous pouvez l'affiner pour discuter de la façon dont votre présentation spécifique s'efforcerait de trouver une solution. Il est indispensable de conclure par un message à emporter ou une sorte de message qui servirait de point de départ aux parties prenantes pour poursuivre leur rôle au quotidien.

La présentation

C'est la partie réelle où vous commencez à expliquer et à ajouter des informations aux points que vous avez soulignés précédemment. Il est important d'être conscient du fait qu'il y a une limite à ce que vous pouvez transmettre pendant le bref temps qui vous est imparti, vous devez donc vous concentrer sur ce qui est le plus important. Crambler beaucoup de choses dans vos diapositives et les emballer avec des images et du texte et peut-être même les compliquer davantage avec notre propre interprétation peut être contre-productif et ne serait pas bien reçu. Il devrait y avoir un équilibre délicat qui est généralement atteint en ayant des textes clés sur la diapositive (de préférence dans des puces pour la clarté et la séquence) et en parlant de ceux-ci de manière concise. Les images / figures sont extrêmement cruciales pour ajouter du poids à ces points. Aussi séduisant que cela puisse être de lire à haute voix directement à partir du texte sur la diapositive, je vous conseille fortement de ne pas céder à cette tentation. Votre expérience, votre analyse et vos conseils - tous venant de vous - sont ce qui compte le plus pour le public.

L'ajout d'études de cas aide grandement à retenir l'attention. Les invités seraient toujours désireux de comprendre comment les autres gèrent des situations similaires. Votre profil en tant que fonctionnaire dicte la nature des études de cas dont vous aimeriez discuter. Il peut s'agir d'autres juridictions, d'autres États, d'autres pays, d'une industrie spécifique ou d'un levier politique particulier. Il est également pertinent de souligner des réalisations spécifiques pour montrer que leurs instruments / initiatives politiques ont donné des résultats positifs et il n'y a aucune raison pour que cela ne puisse pas être fait ici en notant les circonstances / antécédents similaires que nous possédons tous les deux.

Au bout du compte, ce qui compte le plus, c'est la satisfaction que vous, en tant que fonctionnaire, avez pu faire une différence dans la communauté / le domaine que vous servez. - Paravasthu Jagannathan

(Crédit photo: Unsplash)