Les indicateurs de productivité sont essentiels à la politique de travail à distance

Cet article est rédigé par Elena Bolbolian, directrice de l'innovation, ville de Glendale

• Le problème : une main-d’œuvre hors de vue est perçue comme inquiétante par les patrons.
• Pourquoi c’est important : La réalité est que les travailleurs travaillent toujours bien, mais se sentent méfiés.
• La solution : l'identification des indicateurs de productivité clés permet de mesurer avec précision le rendement.

En raison de la pandémie de Covid-19 et des mesures de confinement à domicile, les agences gouvernementales ont radicalement modifié notre façon de fonctionner. Le travail à distance, autrefois rare dans le secteur public, est devenu la norme. Depuis plus d’un an maintenant, de nombreux fonctionnaires ont démontré que nous pouvons effectivement exercer nos fonctions à domicile en utilisant les nouveaux outils numériques.

Les outils de communication et de collaboration tels que Microsoft Teams, Slack, Zoom, WebEx et Miro m'ont permis d'effectuer 100 % de mon travail à domicile. Cependant, à mesure que les ordonnances de maintien à domicile sont levées, les employés reçoivent l'ordre de retourner au bureau. Alors que les employés du gouvernement s’adaptent à leur retour au bureau, une question persistante nous préoccupe : « Si nous montrions que nous pouvons faire efficacement notre travail à domicile, y a-t-il un moyen de continuer à le faire ? »

Cette question amène les fonctionnaires à s’interroger sur les possibilités du travail à distance à long terme. Et si les agences gouvernementales tardent à adopter des politiques de travail à distance ou hybrides, nous risquons de perdre des talents au profit du secteur privé , où le travail à distance et les horaires flexibles sont plus courants, ou nous risquons de perdre notre personnel au profit d'agences gouvernementales plus progressistes qui ont déjà adopté de telles politiques. Stratégies.

Les agences gouvernementales devraient envisager d’élaborer des politiques de travail à distance fondées sur des indicateurs de productivité pour favoriser la transparence, l’efficacité et la responsabilité.

Le travail à distance et les horaires flexibles peuvent être un outil essentiel pour la rétention des employés, en particulier pour les travailleurs ayant des responsabilités de garde, qu'il s'agisse d'enfants ou de personnes âgées. Cela est particulièrement vrai pour les femmes sur le marché du travail, car des études montrent que les responsabilités de garde incombent de manière disproportionnée aux femmes . Pour que le gouvernement puisse retenir les employés actuels et attirer les futurs , nous devons adopter des politiques de travail à distance et d'horaires flexibles .

Changer les mentalités

Adopter des politiques de travail à distance n’est pas une tâche facile pour le gouvernement, car cela nécessite un changement de mentalité. Ce changement nécessite que les dirigeants acceptent que les employés soient mesurés en fonction de leur rendement plutôt qu'en fonction d'un ensemble d'heures convenu .

Afin d’utiliser les extrants et les résultats comme mesures, le gouvernement doit développer des mesures de productivité. Mais comment procéder pour les agences gouvernementales où les titres de poste varient de représentant du service client à vérificateur de plan en passant par auditeur interne ?

Explorons chacun de ces rôles plus en détail. La plupart du temps, un représentant du service client répond aux demandes des clients. Une mesure de productivité pourrait donc être le nombre d'appels ou d'e-mails répondus au cours d'une période donnée. Un auditeur effectue des audits, par conséquent, les mesures potentielles pour un auditeur pourraient inclure le nombre d'audits effectués au cours d'une période donnée. Un planchecker examine les plans d'ingénierie ou de construction. Une mesure potentielle pourrait donc être le nombre de plans examinés au cours d'une période donnée. Pour d'autres rôles tels que chefs de projet ou analystes administratifs, les gestionnaires du secteur public peuvent prendre en compte des paramètres tels que les documents examinés, les contributions aux projets ou la fermeture des boucles .

Comme le montrent les exemples ci-dessus, l’élaboration de mesures de productivité pour différents rôles au sein du gouvernement peut se faire avec peu d’effort.

Les données justifient l’approbation du travail à distance

Dans mon organisation, nous disposons d’un centre d’appels pour les clients des services publics qui est passé au travail à distance pendant la pandémie. De manière anecdotique, les observations des managers étaient qu’ils étaient plus productifs en travaillant à domicile. Mais les dirigeants de notre ville ont voulu confirmer les observations et s'appuyer sur plus que des anecdotes.

À cette fin, nos auditeurs internes ont été chargés de procéder à une évaluation de cette opération en comparant les résultats d'une période d'un an allant d'avant le début de la pandémie (mars 2019 à mars 2020) à la période d'un an après le début de la pandémie. pandémie (de mars 2020 à mars 2021) lorsque le personnel a été envoyé hors site. Une fois l'examen terminé, nos auditeurs ont publié une analyse de productivité du centre d'appels qui a montré que les employés étaient plus productifs pendant les périodes à distance et hybrides contre 100 % au bureau, avant la pandémie. Forts de ces données, les dirigeants de notre ville ont permis à ce groupe de continuer à travailler à distance tant que les paramètres sont maintenus. Si les paramètres chutent aux niveaux d’avant la pandémie, les employés devront retourner au bureau.

Comme l'illustre l'exemple ci-dessus, la collecte et l'utilisation de données constituent un moyen d'atténuer les problèmes de productivité des employés qui ne sont pas physiquement au bureau. Suivre et documenter le nombre d'appels téléphoniques et de courriels répondus, les audits effectués ou les plans examinés peuvent prouver que les employés du gouvernement peuvent être productifs quel que soit leur environnement de travail.

L’élaboration de mesures de productivité renforce également la responsabilité et la transparence. Les élus et les électeurs qui les élisent doivent avoir l'assurance que l'argent des contribuables est utilisé efficacement et que les fonctionnaires sont tenus responsables. Pour certains membres du public, le travail à distance peut donner l’impression que les employés du gouvernement ne sont pas productifs ou ne sont pas tenus responsables. Les mesures de productivité peuvent répondre à cette préoccupation en fournissant un outil de mesure permettant aux élus, aux gestionnaires gouvernementaux et au public de mesurer l'efficacité des performances des employés dans des conditions de travail à distance. Ainsi, les agences gouvernementales devraient envisager d’élaborer des politiques de travail à distance fondées sur des indicateurs de productivité pour favoriser la transparence, l’efficacité et la responsabilité. — Elena Bolbolian

👋 Vous pouvez créer un post comme celui-ci ! Partagez vos réflexions avec une communauté de fonctionnaires. Apprendre encore plus .

(Crédit photo : Unsplash)